Con l’utilizzo sempre più diffuso delle auto aziendali, sia per ragioni di servizio che come benefit ai dipendenti, e il diffondersi delle nuove tecnologie anche per le auto, diventa sempre più urgente aggiornare le policy aziendali sull’uso delle autovetture.
A seconda che l’auto sia data in uso al dipendente solo per servizio o anche per esigenze della vita privata valgono regole assai diverse: nel primo caso, infatti, posto che può trattarsi anche di un furgoncino o comunque di un mezzo commerciale (inclusi i motocicli), normalmente, il veicolo viene preso in consegna dal lavoratore presso la sede dell’azienda, e qui deve essere lasciato a fine giornata.
Al contrario, i veicoli (normalmente auto, ma non di rado anche scooter o moto) “a uso promiscuo” vengono concessi in uso al dipendente per ragioni di servizio (e, spesso, anche di immagine) ma possono essere utilizzati anche per le esigenze della vita privata, ad esempio nel weekend e per viaggi connessi alla fruizione delle ferie.
Soprattutto in questa ultima circostanza è opportuno consegnare il manuale d’uso al dipendente e farsi rilasciare ricevuta datata e firmata per accettazione.
I punti da sottolineare con attenzione nella policy sono i seguenti:
rispetto rigoroso del Codice della strada;
divieto di far utilizzare l’auto a terzi o, in ogni caso, a persone che non siano state preventivamente autorizzate da parte del proprietario del veicolo;
obbligo di dare immediata notizia di ogni guasto, incidente o furto;
divieto di porsi alla guida in stato di alterazione provocato da droghe o alcolici;
divieto di utilizzare il veicolo, a prescindere dall’occasione di svago o di lavoro, per finalità estranee rispetto a quella in relazione alla quale il bene viene dato in uso;
eventuale concorso parziale alle spese o limitazioni all’utilizzo della vettura per il lavoratore.
La violazione di questa disposizione farà scattare sanzioni disciplinari.
Nel caso di utilizzo di un veicolo aziendale per le sole esigenze di servizio non vi sono particolari problemi di contabilizzazione, in quanto nessuna utilità personale deriva al dipendente; nel caso di uso della propria auto per motivi di lavoro (fuori dal Comune) si fa luogo al rimborso chilometrico con le tariffe Aci.
Viceversa, in caso di uso anche privato, di concessione dell’auto aziendale come fringe benefit si assume il 30% dell’importo corrispondente a una percorrenza convenzionale di 15mila Km calcolato sulla base del costo chilometrico di esercizio desumibile dalle tabelle Aci.