Certificazione di conformità del processo di controllo interno obbligatoria solamente in caso di gestione dei corrispettivi telematici con più punti cassa per singolo punto vendita: richiedere e ottenere tale conformità potrebbe comunque risultare utile e consigliato, se non indispensabile, anche quando i corrispettivi dei singoli punti cassa non sono trasmessi mediante un unico RT o Server-RT oltre che nelle ipotesi in cui le singole casse registrano l’operazione di cessione utilizzando un software aziendale contestualmente al trasferimento dell’informazione al registratore o server telematico che rilascia il documento commerciale.
Gli operatori possono perciò farsi attestare, da un soggetto terzo indipendente, la non modificabilità del dato anche prima della sua digitazione e trasmissione incrociando inoltre le informazioni di vendita con le risultanze dei corrispondenti pagamenti percepiti. I meccanismi e le procedure che hanno imposto l’utilizzo dei registratori telematici, secondo le specifiche tecniche sono funzionali ad assicurare autenticità e integrità dei dati memorizzati e trasmessi certificando le componenti hardware e software degli strumenti di registrazione.
Richiedere una certificazione del processo di controllo interno rappresenta un modo per attestare la conformità delle modalità operative concretamente realizzate, andando oltre la semplice garanzia fornita dalla memorizzazione e trasmissione del dato sul registratore telematico.
Si può così costruire una sorta di manuale di bordo descrittivo delle procedure tecnologiche adottate per rendere autentico e integro il dato in un momento, se possibile, anteriore alla sua digitazione nel registratore stesso.
Le specifiche tecniche richiedono inoltre la coerenza di tale controllo con eventuali processi interni adottati per il modello 231 del 2001, il quale impone infatti una serie di controlli interni e quindi procedure che regolamentano lo svolgimento delle attività a rischio, individuando ruoli, poteri, compiti e responsabilità con la nomina di un soggetto referente chiamato alla loro applicazione concreta.
Creare un processo di controllo interno per la gestione dei corrispettivi coerente con il modello 231 appare quindi richiedere la predisposizione di una procedura ad hoc e la nomina di un referente aziendale.
Il processo adottato deve essere documentato e conservato secondo le regole del Dm 17 giugno 2014 sui documenti a rilevanza fiscale.
Per la gestione di più punti cassa per punto vendita dovrebbe essere quindi previsto che, alla chiusura dell’ultimo punto cassa, venga prodotto un rapporto finanziario di giornata, composto dal riepilogo per totali dei rapporti dei singoli punti cassa, con evidenza del totale di corrispettivi e degli incassi per tipologia di pagamento.
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