Il passaggio alla fatturazione elettronica rappresenta una rivoluzione nel campo della documentazione amministrativa e in fase di avvio presenterà̀ numerose difficoltà e complicazioni.
La gestione del ciclo attivo e passivo (fatturazione, trasmissione, ricezione, archiviazione, consultazione e conservazione a norma) utilizzando strumenti diversi per ciascuna fase (un software per la compilazione, un gestore per la trasmissione, un programma per la decodificazione delle fatture ricevute, un’archiviazione che non permette di visualizzare o trovare rapidamente le fattura, un soggetto terzo e diverso cui affidarsi per la conservazione dei documenti…) rischia di creare estrema confusione e assorbire inutilmente tempo e risorse.
Lo Studio ritiene quindi consigliabile l’utilizzo di uno strumento unico per tutta la gestione delle fatture emesse e ricevute, che oltre ad eliminare tutta la burocrazia iniziale (acquisizione codici e abilitazioni) permetta la creazione e trasmissione dei documenti e operi contemporaneamente l’archiviazione e la conservazione a norma.
Lo Studio ha visionato differenti soluzioni tecniche proposte da varie software house per verificarne la semplicità e l’efficienza, che a nostro avviso sono le caratteristiche più importanti per la valutazione e la scelta dello strumento.
In base alla tipologia e complessità delle esigenze contabili e gestionali dell’utilizzatore, le possibili soluzioni possono essere sintetizzate come segue.
– Azienda senza software per l’elaborazione delle fatture attive e con contabilità presso lo Studio:
In questo caso lo Studio è in grado di offrire una soluzione “chiavi in mano” che permette l’emissione delle fatture attive e la ricezione delle fatture passive semplicemente accedendo a un portale web riservata tramite user name e password. Lo Studio infatti si occupa della predisposizione dell’area riservata e fornisce al cliente le credenziali di accesso e il codice Sdi.
– Soluzione per imprese dotate di software per la fatturazione e con contabilità presso lo Studio:
La soluzione ottimale in questo caso sarebbe adottare un software di fatturazione già integrato con il software “TeamSystem” dello Studio e ottimizzato per tale interscambio. Sarà nostra cura mettervi in contatto con il fornitore del software. Per le aziende che decidessero invece di utilizzare per la fatturazione elettronica il software specifico che sarà proposto dalla software house già utilizzata, andrà individuata la modalità di gestione del “legame telematico” tra il software del cliente e il software dello Studio, in modo da rendere compatibile lo scambio della documentazione.
– Soluzione per imprese con contabilità interna all’azienda:
Le aziende già dotate di un proprio software per la fatturazione e che gestiscono la contabilità internamente potrebbero decidere di utilizzare lo strumento di gestione della fatturazione elettronica messo a disposizione dal fornitore del software già in uso. Se il cliente vuole invece valutare proposte alternative, lo Studio è in grado di proporre software gestionali già testati ed affidabili che permettono la gestione della fatturazione elettronica attiva e passiva, direttamente integrata con la contabilità aziendale e permettendo quindi la contabilizzazione immediata delle fatture emesse e ricevute, evitando duplicazione nei compiti amministrativi con risparmio di tempo e risorse interne.
Per tutti coloro che non si trovano nella situazione “chiavi in mano” messo a disposizione e gestita interamente dallo Studio, si consiglia di richiedere per tempo il proprio codice Sdi in quanto l’attribuzione non è immediata.
 
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