Non di rado, la conservazione di documenti cartacei, quali ricevute e fatture, risulta eccessivamente onerosa anche per coloro che intendono adempiere con precisione e regolarità agli obblighi previsti, tanto più perché si finisce per essere costretti a custodire plichi di carte attestanti l’avvenuto pagamento per un periodo che può protrarsi fino a dieci anni.
Il problema, però, risiede nel fatto che spesso non vi è altro modo per contestare validamente le sopravvenute richieste di pagamento, se non quello di fornire la prova tangibile dell’avvenuta corresponsione di quanto dovuto.
È sempre consigliabile, dunque, conservare gli originali cartacei fino a che sia trascorso il periodo di prescrizione previsto dalla legge, ovvero fino al raggiungimento del termine legale entro il quale chi sostiene di essere creditore di una somma può ancora esigerne il pagamento. Tanto detto, il termine di prescrizione può variare a seconda del tipo di credito vantato. Infatti, il Codice civile prevede un termine ordinario di prescrizione decennale (articolo 2946); il Codice prevede poi altre ipotesi in cui lo stesso termine è più breve, talvolta quinquennale, se non addirittura annuale. Rientra nel primo caso, ad esempio, il pagamento di ciò che deve essere corrisposto periodicamente, con cadenza annuale o più breve (articolo 2948, Codice civile), come il canone di locazione o l’importo da versare mensilmente per le forniture di energia o servizi.
Qui è la periodicità delle prestazioni a giustificare l’applicazione di un termine di prescrizione solo quinquennale: si tratta, infatti, di pagamenti che possono protrarsi per diversi anni e il fine è quello di consentire al debitore di potersi liberare tempestivamente per le prestazioni già scadute e non contestate dal creditore.
Beneficiano così della prescrizione in 5 anni: le bollette per le utenze domestiche di luce, acqua e gas; le fatture telefoniche; le spese condominiali; le ricevute dei pagamenti dei canoni di affitto; le rate del mutuo, eccetera.
È importante segnalare che, a seguito delle novità introdotte dalla legge di Stabilità 2016, legge 208/2015, il pagamento del canone Rai avviene ora attraverso l’addebito nelle bollette della luce. Tale nuovo meccanismo di pagamento dell’imposta determina, però, importanti conseguenze in tema di conservazione dei documenti.
Per i tributi, infatti, il termine generale di prescrizione è di dieci anni, come previsto dall’articolo 2946 del Codice civile.
Ciò significa che l’utente, per evitare contestazioni sul pagamento del canone Rai, non potrà liberarsi delle bollette della luce se non dopo 10 anni, sebbene, in teoria, avrebbe potuto farlo dopo soli 5 anni laddove le stesse avessero computato solo i consumi e non anche la suddetta imposta.