Digitalizzare l’intero ciclo dell’ordine, attivo e passivo, approfittando dell’obbligo di fatturazione elettronica come volàno per migliorare i processi aziendali. Con questa finalità, in cui la fattura elettronica deve essere vista e costituisce un’opportunità, occorrerebbe approcciare l’appuntamento del 1° gennaio 2019. Individuare le attività da realizzare, al pari delle figure o delle aree aziendali potenzialmente interessate, così da coinvolgerle nel processo, costituisce il primo impegno che un’impresa dovrebbe già avere pianificato.
La fattura elettronica rappresenta e costituisce infatti un processo trasversale che finisce per interessare, tra gli altri, amministrazione, logistica, pagamenti. Senza tralasciare il coinvolgimento dell’ufficio legale o di quello del personale:
– da una parte per adeguare la contrattualistica verso clienti e fornitori prevedendo clausole specifiche (per definire, ad esempio, gli eventuali codici identificativi da utilizzare);
– dall’altra, per rivedere le procedure di rimborso spese, rendendole maggiormente fruibili e gestibili con modalità elettroniche, potendo anche recuperare in detrazione l’Iva addebitata laddove la fattura rilasciata al dipendente venisse intestata al datore e a quest’ultimo indirizzata anche utilizzando il Qr-code richiesto dall’azienda e consegnato a ogni dipendente.
La creazione di un gruppo di lavoro appare in tal senso indispensabile, dovendo necessariamente vedere coinvolte l’area finanziaria, quella amministrativa, composta da contabilità, legale e fiscale nonché l’area commerciale. Il secondo passaggio è sicuramente quello della mappatura dei processi gestionali attualmente utilizzati, comprendendo nell’analisi l’intero ciclo, dal momento dell’invio o della ricezione dell’ordine alla tracciatura dello stesso all’interno dell’azienda, dalla gestione di eventuali documenti di trasporto o di lettere di vettura internazionali sino alla tracciatura della consegna per arrivare al processo approvativo del pagamento o al ricevimento dello stesso.
Si devono quindi traslare sul digitale i processi tradizionalmente seguiti, disegnando l’architettura tecnologica e organizzativa, analizzando i sistemi ed i software utilizzati e riutilizzabili sino a individuare eventuali altri processi potenzialmente dematerializzabili. Effettuate queste analisi che riguardano essenzialmente l’organizzazione interna aziendale, ci si deve concentrare sui rapporti con l’esterno e quindi rispettivamente su clienti e fornitori.
Ciclo attivo e ciclo passivo sono accomunati intanto da una scelta di fondo, dettata dalla capacità aziendale di gestire in autonomia generazione e gestione del tracciato Xml, indirizzamento e ricezione tramite Sdi, gestione di eventuali allegati, eventuale apposizione di una firma elettronica, monitoraggio delle ricevute, integrazione nei sistemi gestionali e conservazione a norma. Tutte queste attività, compresa l’acquisizione di un codice destinatario Sdi, possono avere un impatto marginale nel momento in cui si decida di avvalersi di service provider esterni che si occupano professionalmente di tali fasi alleggerendo l’azienda di una serie di incombenze.
In ogni caso per quanto riguarda in particolare il ciclo attivo, di fondamentale importanza è la cosiddetta fase di «onboarding», consistente nell’aggiornamento delle anagrafiche con acquisizione, ove possibile, dell’indirizzo Pec o del codice identificativo Sdi del destinatario della fattura. A tal fine si può procedere inviando apposite comunicazioni ai clienti, richiedendo loro di comunicare l’indirizzo telematico su cui intendono ricevere le fatture. In caso di mancata risposta, si potrà sempre emettere fattura elettronica indicando il codice convenzionale a sette zeri, oltre all’identificativo fiscale del cliente: in questo modo, il documento verrà consegnato da Sdi nell’area riservata del sito “fatture&corrispettivi” e l’emittente dovrà preoccuparsi di comunicare, con via alternative quali un’email ordinaria, una raccomandata come anche una telefonata, la messa a disposizione della fattura.
Per quanto riguarda il ciclo passivo, anche qui si può decidere di comunicare ai propri fornitori l’indirizzo telematico prescelto per la ricezione oppure rimanere inattivi da questo punto di vista ma, e ciò è assolutamente consigliato, utilizzare il servizio di registrazione gratuito messo a disposizione dalle Entrate. Con tale servizio si può indicare la casella Pec oppure il codice identificativo SdI su cui si intende ricevere i documenti: a prescindere da quanto verrà indicato come indirizzo dal fornitore nel tracciato Xml, il documento verrà sempre e solo recapitato nell’indirizzo prescelto e registrato. In questo modo si potrà canalizzare e ricevere tutto il flusso documentale passivo in un unico punto per poi, eventualmente, smistarlo internamente.
 
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