Qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari, come le note spese dei lavoratori dipendenti, debba possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.
Laddove tali accorgimenti siano rispettati, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata.
Quanto alla conservazione dei documenti giustificativi di spesa, l’Agenzia ribadisce che, in generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.
La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici, in quanto è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.
Ciò comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato, con conseguente successiva possibilità di distruzione dell’originale, senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.
Ove, tuttavia, il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione elettronica necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.
Il processo di digitalizzazione quindi si configura sostanzialmente nei seguenti passaggi o fasi fondamentali:
• Fase della formazione del giustificativo informatico: il giustificativo di spesa è acquisito come documento informatico (es: fotografia scattata dal lavoratore con un dispositivo portatile in suo possesso, smartphone o tablet, sul quale è installata un’apposita applicazione certificata che lo rende immodificabile); successivamente l’immagine viene sottoposta a lettura OCR per rilevare dalla stessa i dati necessari alla compilazione della nota spese.
• Fase della formazione della nota spese: il dipendente sottoscrive con la sua firma elettronica la nota spese.
• Fase della conservazione: la nota delle spese, una volta approvata ed ammessa al pagamento in favore del trasfertista, è registrata sui sistemi contabili dell’azienda ed inoltrata al servizio di conservazione elettronica gestito in proprio dall’azienda o fruito presso un provider accreditato presso AgID.
• Fase della distruzione dei giustificativi analogici: il lavoratore conserva i giustificativi di spesa finché la nota che li comprende non sia stata correttamente inserita nel sistema di conservazione documentale; successivamente li distrugge.