In occasione di verifiche tributarie da parte degli organi di controllo si va consolidando l’abitudine di disconoscere i costi contabilizzati a seguito di servizi ricevuti da parte di società facenti parte del gruppo, ovvero i cui soci o amministratori sono gli stessi dell’altra società contraente, nell’ipotesi in cui detti costi non siano idoneamente documentati.
Risulta, inoltre, che tali eccezioni vengono talvolta sollevate, in mancanza di idonea documentazione, anche nell’ipotesi in cui non vi sia alcun rapporto tra le imprese coinvolte (cd. contratti tra soggetti terzi indipendenti).
Va sottolineato che l’indeducibilità dei costi non viene eccepita in base all’apposita disposizione normativa che riguarda gli scambi di beni e servizi tra soggetti del medesimo gruppo ubicati in Stati diversi (ipotesi esplicitamente prevista e disciplinata dall’art. 110, comma 7 del Tuir), bensì sulla base della presunta “inesistenza” del servizio prestato ovvero della sua sotto fatturazione che, evidentemente, prescinde dalla residenza dei soggetti coinvolti.
Va altresì rappresentato che, unitamente al disconoscimento del costo, l’organo verificatore effettua la segnalazione alla Procura delle Repubblica in presenza di estremi di reato penale (reclusione da un minimo di un anno e 6 mesi a un massimo di 6 anni), laddove si superino congiuntamente i seguenti valori:
• imposta evasa > 30.000 euro;
• ammontare complessivo degli elementi sottratti all’imposizione pari ad almeno il 5% degli elementi attivi in dichiarazione o comunque almeno pari a 1.500.000 euro.
Tanto premesso, si raccomanda di cautelarsi tutte le volte che si verifica l’ipotesi di prestazioni di servizi (sia resi sia ricevuti), predisponendo un apposito contratto in forma scritta e di conservare agli atti tutta la documentazione preliminare e postuma relativa al servizio (messaggi di posta elettronica, lettere con preventivi, proposte d’ordine, lettere di accettazione).
Si riportano di seguito alcuni esempi, tra i più frequenti, di addebito di spese per servizi tra soggetti facenti parte del gruppo o meno:
• spese di gestione amministrativa e contabile;
• spese di segreteria;
• spese per utilizzo locali;
• spese di facchinaggio e logistica;
• spese di ideazione pubblicità e marketing;
• spese per ideazione e progettazione di eventi;
• spese per consulenza tecnica;
• spese per ricerche di mercato;
• spese per direzione strategica.
Si tratta solo di esempi poiché le prestazioni possono essere le più svariate e dipendono, evidentemente, dalla tipologia di attività svolta dalla società.
Si raccomanda, da ultimo, di conservare (se tecnicamente possibile) il “prodotto finale” del servizio reso (business plan, progetti grafici, esiti delle ricerche di mercato ed evidenza dei campioni selezionati, etc.).