Non di rado una società si trova ad erogare un rimborso di spese documentate ad un collaborazione occasionale (non titolare di partita Iva) per attività da questi svolta nell’interesse della società ovvero da un socio (che non ha alcun incarico dalla società, vale a dire non è amministratore, dipendente ovvero collaboratore) per attività da questi svolta nell’interesse della società.
L’agenzia delle entrate ha affrontato la problematica riferita al rimborso analiticamente documentato da un collaboratore occasionale che non percepisce alcun compenso dall’impresa o dalla società che gli riconosce detto rimborso. Trattasi, nel caso di specie, del rimborso delle spese di vitto e alloggio nonché delle spese di trasporto (aereo, treno, taxi, auto a nolo, etc.). Tale fattispecie non è impossibile che si verifichi poiché capita, ad esempio, in occasione di convegni in cui lo sponsor paga il compenso al relatore, mentre l’organizzatore dell’evento provvede al rimborso delle sole spese di viaggio.
Volendo restare in una ipotesi di carattere più ricorrente, s’immagini un parente di un socio di una società (es. il figlio) che nell’interesse della società di famiglia, del quale non è socio e per la quale non riviste alcun incarico, effettua una trasferta per conto della società.
L’agenzia ha chiarito che se vi sia un accordo che prevede il rimborso delle (sole) spese sostenute dal prestatore, si devono distinguere le seguenti ipotesi:
Il rimborso analitico: trattasi del caso in cui il soggetto sostiene personalmente le spese che gli vengono poi rimborsate e che vengono pagate direttamente dal committente, vale a dire, provvede il committente a farsi direttamente carico delle spese, oppure il committente eroga un importo in denaro (fondo cassa) al soggetto che lo utilizza per far fronte alle spese, per poi conguagliare (integrazione/restituzione) una volta consegnata la documentazione di spesa. In questi casi il soggetto terzo non subisce alcuna tassazione con riferimento a detti rimborsi. In merito, l’Agenzia, considerando gli adempimenti in capo al committente, afferma che: “in un’ottica di semplificazione, per evitare … di effettuare e versare la ritenuta alla fonte in ipotesi di attività occasionali di carattere sostanzialmente gratuito, in quanto il compenso è pari alle spese sostenute, … [è] possibile … non assoggettare alla ritenuta alla fonte i rimborsi spese di viaggio, vitto e alloggio …”. Posto che non vi è base imponibile ai fini delle imposte sul reddito, non vi è alcun obbligo neanche dal punto di vista previdenziale. Per la società i costi sostenuti per il rimborso di dette spese sono deducibili ai fini delle imposte sui redditi. Ai fini Irap l’Agenzia non si è espressa talché resta il dubbio se ai fini dell’imposta regionale siano o meno deducibili. Si propende per la non deducibilità dei suddetti costi ai fini Irap in considerazione del passaggio della suddetta circolare che consente il non assoggettamento di tali importi a ritenuta Irpef “in un’ottica di semplificazione”, ma che conferma così la natura di costi da collaborazione e, come tali, non deducibili Irap in base alle regole generali.
Rimborso che eccede le spese sostenute: trattasi del caso in cui il collaboratore ha sostenuto di persona le spese (documentate) e il committente rimborsa un importo maggiore rispetto a quello che risulta dai documenti giustificativi di spesa, ottiene dal committente un fondo cassa per le spese da sostenersi e al termine della trasferta presenta al committente documenti giustificativi d’importo inferiore al deposito ottenuto, trattenendo la differenza. Si tratta di un comportamento assolutamente da evitare poiché l’Agenzia ha chiarito che la semplificazione concessa nel caso precedente non è più applicabile. Infatti, verrebbe meno il carattere sostanzialmente gratuito della prestazione resa nell’interesse del committente. Ciò comporta che l’intero importo percepito dal collaboratore è soggetto a tassazione in capo a quest’ultimo con l’obbligo del committente di applicare la ritenuta Irpef sull’intera somma anche se in parte riferibile a spese documentate. Va da sé che il collaboratore dichiarerà detto reddito “diverso” (art. 67 Tuir) costituito dall’importo lordo ricevuto al netto delle spese sostenute documentate. Dal punto di vista previdenziale le suddette spese documentate non formano base imponibile contributiva. In definitiva il committente applicherà la ritenuta INPS solo sulla eccedenza tra compenso (incluso spese addebitate) e spese addebitate.
Spese rimborsate ad un socio: con notevole frequenza accade che un socio che non ha alcun incarico nella propria società (né amministratore, né dipendente, né collaboratore), sostenga delle spese in occasione di attività svolta nell’interesse della propria società. L’agenzia delle entrate, nella Circolare n. 6 del 30 marzo 2009 ha fatto presente che “Le spese sostenute dalla società per le trasferte effettuate dai soci possono essere dedotte secondo il generale principio di inerenza che sottende alla determinazione del reddito di impresa.”. L’Agenzia non ha dato indicazioni sull’impatto in capo al socio del rimorso delle spese: tuttavia è da ritenersi che il medesimo sia del tutto neutrale, posto che la somma ottenuta dal socio corrisponde esattamente all’importo delle spese da questi sostenute, senza alcun arricchimento.
Possibili rischi INPS: È necessario fornire un alert riferibili ai possibili rischi sul fronte contributivo: se si tratta di socio di snc, sas, o srl che svolge attività commerciale, la circostanza che un socio espleti in via continuativa e prevalente un’attività a favore della propria società, senza esserne dipendente o amministratore, implica l’assoggettamento del reddito dichiarato dalla società per quota parte ad esso imputato, ad INPS con l’obbligo per il socio di iscriversi nella relativa gestione contributiva. Il concetto di attività continuativa e prevalente è un principio non normativamente quantificato è oggetto di accertamento di fatto da parte dell’Istituto previdenziale. Se il socio non svolge una diversa attività soggetta a contribuzione obbligatoria è da suggerire cautela nella presentazione di note spese viaggi per conto della società cercando il più possibile di circoscrivere tale pratica ad eventi oggettivamente occasionali, poiché potrebbe scattare la presunzione di svolgimento di attività in via continuativa e prevalente a favore della società.