Regole più chiare per la gestione elettronica dei documenti di trasferta dei dipendenti con possibilità di dematerializzare i giustificativi di spesa con un processo condiviso e blindato nel suo sviluppo e nella conservazione sostitutiva a norma degli stessi. La deduzione della spesa passa sempre e comunque dall’esistenza della stessa e dalla sua inerenza provata con l’attività dell’impresa.

L’acquisizione dell’immagine e la loro corretta contabilizzazione nelle scritture obbligatorie, costituisce di per sé un’attestazione che il documento è non unico. La sua dematerializzazione non necessita della presenza di un pubblico ufficiale, ma può essere dematerializzata dal contribuente. 

Qualora il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, «allora lo stesso ha natura di documento analogico originale “unico”, la cui conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale».

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