Dal 2025 obbligo di tracciabilità per le spese di trasferta: cosa cambia per le imprese

La Manovra 2025 introduce importanti novità per la gestione fiscale delle spese di trasferta e rappresentanza. A partire dal 1° gennaio 2025, tutte le aziende saranno obbligate a utilizzare mezzi di pagamento tracciabili per garantire la deducibilità fiscale delle spese sostenute.

Nuove regole

Le disposizioni contenute nell’articolo 10 del Disegno di Legge di Bilancio 2025 modificano vari articoli del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi) e stabiliscono che:

1. Rimborsi per spese di trasporto, vitto e alloggio:
   • Non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente se il pagamento avviene tramite strumenti tracciabili come:
     • Bonifici bancari o postali;
     • Carte di credito, debito o prepagate;
     • Assegni bancari o circolari.
2. Spese analiticamente addebitate al cliente (per lavoratori autonomi):
   • Per essere deducibili, le spese devono essere pagate con mezzi tracciabili.
   • Rimangono in vigore i limiti previsti (ad esempio, il 75% per spese di vitto e alloggio entro il 2% dei compensi).
3. Imprese:
   • Anche per le aziende, la deducibilità delle spese di trasporto, vitto e alloggio per i dipendenti sarà subordinata all’uso di mezzi tracciabili.
4. Spese di rappresentanza:
   • Le società potranno dedurre queste spese solo se pagate con strumenti tracciabili.

Cosa comporta per le aziende

Le nuove regole avranno un impatto significativo sulla gestione interna delle imprese, richiedendo:

1. Aggiornamenti nelle procedure interne:
   • Le policy aziendali sulle trasferte e i rimborsi dovranno essere riviste.
   • Le imprese dovranno dotarsi di strumenti per registrare e tracciare tutte le spese in tempo reale.
2. Uso di strumenti di pagamento tracciabili:
   • Carte aziendali o personali dedicate alle trasferte.
   • Gestione dei rimborsi tramite bonifici o altri sistemi tracciabili.
3. Formazione del personale:
   • Aggiornamenti per il personale amministrativo e HR sulle nuove normative e sull’utilizzo dei software di gestione spese.
4. Adozione di nuovi software:
   • Sistemi di gestione delle spese aziendali per facilitare il monitoraggio e garantire la conformità fiscale.

Conseguenze in caso di mancata tracciabilità

Se le spese non saranno tracciate, non potranno essere dedotte ai fini:

• IRES, IRPEF e IRAP, con una conseguente penalizzazione fiscale per l’azienda e il lavoratore.

Come le aziende possono prepararsi

1. Implementare strumenti di pagamento tracciabili:
   • Dotarsi di carte aziendali o personali dedicate alle trasferte.
2. Aggiornare i sistemi di gestione:
   • Investire in software gestionali per il monitoraggio delle spese.
3. Formare il personale:
   • Organizzare sessioni di formazione per garantire che tutti siano preparati ad applicare le nuove regole.
4. Adeguare le policy aziendali:
   • Rivedere e aggiornare le procedure interne per allinearsi alle nuove disposizioni.