Nel mondo del lavoro subordinato, il potere direttivo del datore di lavoro comprende la possibilità di modificare il luogo in cui il lavoratore svolge la propria attività. Questo potere si esercita attraverso strumenti distinti come trasferte, trasferimenti e distacchi. Tra questi, l’istituto della trasferta assume particolare rilievo, sia per la frequenza con cui si manifesta nella pratica quotidiana, sia per gli impatti economici e fiscali che ne derivano.
Cos’è la trasferta e quando si applica
Sebbene non vi sia una definizione legislativa, la trasferta è stata delineata dalla giurisprudenza e dalla contrattazione collettiva. Essa consiste in uno spostamento temporaneo del lavoratore in un luogo diverso da quello abituale, effettuato nell’interesse del datore di lavoro. Non si tratta di un trasferimento permanente, ma di una missione transitoria, al termine della quale è previsto il rientro alla sede ordinaria.
I tre elementi caratterizzanti sono:
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Temporaneità dello spostamento, con previsione di rientro.
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Collegamento funzionale con la sede abituale, anche durante l’assenza.
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Decisione unilaterale del datore di lavoro, non soggetta a consenso preventivo del lavoratore.
La trasferta si distingue dal trasferimento, che ha carattere permanente, e dal trasfertismo, che prevede un’attività costantemente svolta in sedi variabili, senza indicazione contrattuale di una sede fissa.
Trasfertismo: disciplina speciale
Il trasfertista è colui che, per contratto o per la natura dell’attività, non ha una sede fissa. Ai fini dell’individuazione di tale figura, devono ricorrere tre elementi congiunti:
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assenza di indicazione della sede nel contratto individuale;
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mansioni che richiedono una mobilità costante;
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corresponsione di un’indennità fissa, indipendentemente dall’effettiva trasferta.
Aspetti economici: indennità e rimborsi
Il lavoratore in trasferta sostiene spese per vitto, alloggio, viaggio e altri oneri accessori. Per compensare questi costi, la contrattazione collettiva prevede il diritto all’indennità di trasferta, la cui natura è mista: risarcitoria per i costi sostenuti e retributiva per il disagio connesso alla missione.
Dal punto di vista fiscale, l’art. 51, comma 5, del TUIR riconosce un trattamento di favore per le somme percepite in trasferta. La stessa disciplina si applica anche ai fini contributivi, in un’ottica di armonizzazione delle basi imponibili.
Occorre distinguere tra:
Trasferte all’interno del comune di sede lavorativa
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Indennità e rimborsi spesa sono imponibili, salvo le spese di viaggio comprovate da documenti (biglietti, ricevute taxi, fatture NCC).
Trasferte fuori dal comune
Sono previsti tre regimi alternativi:
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Indennità forfettaria
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Esenti fino a € 46,48/giorno in Italia e € 77,47/giorno all’estero.
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Rimborso spese di viaggio documentate sempre esente.
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Rimborso analitico (a piè di lista)
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Spese documentate per vitto, alloggio, viaggio e trasporto totalmente esenti.
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Ulteriori spese non documentate esenti fino a € 15,49/giorno in Italia e € 25,82 all’estero.
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Eventuali indennità ulteriori sono totalmente imponibili.
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Rimborso misto
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Se vitto o alloggio sono rimborsati analiticamente: l’esenzione sull’indennità scende a € 30,98 (Italia) o € 51,65 (estero).
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Se entrambi sono rimborsati: l’esenzione scende a € 15,49 (Italia) o € 25,82 (estero).
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Novità dalla Legge di Bilancio 2025
Con la Legge 207/2024 è stata introdotta una novità importante: i rimborsi spesa (vitto, alloggio, trasporto e viaggio) sono esenti solo se pagati con strumenti tracciabili: bonifico, carte, assegni bancari o circolari.
Rimborso chilometrico: come funziona
Nel caso in cui il lavoratore utilizzi il proprio veicolo, ha diritto al rimborso chilometrico, calcolato in base alle tabelle ACI aggiornate annualmente, tenendo conto di:
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tipo di veicolo
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chilometri percorsi
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costi di carburante, manutenzione, assicurazione
L’esenzione è concessa se:
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il rimborso rientra nei limiti ACI;
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il lavoratore fornisce una nota riepilogativa con data, tragitto, chilometri percorsi e tipologia di veicolo.
Tutela assicurativa INAIL
L’INAIL richiede la comunicazione della trasferta solo se durante la missione il lavoratore è esposto a rischi diversi da quelli normalmente assicurati. La comunicazione va fatta entro 30 giorni dall’inizio della missione.
Quanto agli infortuni, l’INAIL considera “in occasione di lavoro” quelli verificatisi:
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durante il tragitto casa-luogo di missione e ritorno;
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nello spostamento tra alloggio e luogo della prestazione;
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all’interno dell’alloggio stesso.
Sono invece esclusi gli infortuni:
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legati ad attività non connesse al lavoro;
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dovuti a comportamenti anomali, imprevedibili e irragionevoli (rischio elettivo).
Conclusione
La trasferta è uno strumento operativo fondamentale per rispondere a esigenze organizzative e produttive delle imprese. La corretta applicazione normativa e fiscale, insieme alla documentazione adeguata e al rispetto delle procedure, rappresenta un aspetto cruciale nella gestione del personale. Per questo, il supporto di un consulente del lavoro o di un commercialista specializzato è indispensabile per garantire correttezza, efficienza e tutela in ogni fase del processo.
