Con la risposta a interpello n. 188/2025, l’Agenzia delle Entrate ha ufficialmente recepito una novità di rilievo introdotta dal Decreto-legge 84/2025: per le trasferte lavorative effettuate fuori dal territorio italiano, le spese sostenute in contanti possono essere rimborsate dall’azienda senza concorrere alla formazione del reddito imponibile del dipendente.
Un cambio di rotta importante, con effetto retroattivo
La legge di Bilancio 2025 aveva stabilito che i rimborsi spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto (inclusi taxi e NCC) non concorrono al reddito solo se pagati con strumenti tracciabili. Questa previsione resta pienamente valida per le trasferte svolte sul territorio nazionale.
Tuttavia, il Dl 84/2025 ha chiarito che l’obbligo di tracciabilità ai fini dell’esenzione fiscale vale solo per spese effettuate in Italia. Per quelle sostenute all’estero, anche i pagamenti in contanti sono ammessi, a condizione che le spese siano documentate e inerenti all’attività lavorativa. La norma ha efficacia retroattiva dal 1° gennaio 2025.
Esempio 1
Un dirigente di un’azienda lombarda in missione a Dubai paga il taxi e due pranzi in contanti. L’azienda, in base alla documentazione fornita, rimborsa le spese. Nonostante il pagamento non tracciabile, i rimborsi non concorrono al reddito del lavoratore.
Esempio 2
Un tecnico in trasferta a Berlino, impossibilitato ad utilizzare carte aziendali per problemi tecnici, sostiene alcune spese minori in contanti. Le ricevute vengono conservate e giustificate nel rendiconto finale. Il datore di lavoro può rimborsarle esentasse.
Condizioni e limiti da rispettare
L’esenzione si applica esclusivamente alle spese documentate, connesse a trasferte fuori dal territorio italiano e relative a:
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vitto;
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alloggio;
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trasporto pubblico o noleggio con conducente.
Permane ovviamente l’obbligo di corretta documentazione e registrazione. È buona prassi predisporre un modulo interno per la rendicontazione delle spese in contanti estere, da allegare ai giustificativi.
Una semplificazione per le imprese internazionalizzate
Questa modifica risolve una criticità concreta: in molti Paesi, specialmente fuori dall’Unione europea, i pagamenti digitali non sono sempre praticabili. La norma allinea così la normativa italiana alle esigenze operative reali delle imprese internazionalizzate, riducendo il rischio di contestazioni fiscali.
Le trasferte estere presentano implicazioni complesse in ambito fiscale, contabile e giuslavoristico. Beneggi e Associati assiste le imprese nella redazione di policy chiare e coerenti, nella verifica dei documenti di spesa, nella predisposizione dei modelli di rimborso e nella formazione interna sul trattamento tributario dei rimborsi.
Ogni semplificazione normativa è davvero utile solo se inserita in un quadro di controlli interni adeguati e in una gestione strategica delle risorse umane. È qui che entra in gioco il valore aggiunto del nostro Studio.
