Con l’entrata in vigore del decreto fiscale 84/2025, il sistema dei rimborsi spese per trasferte in Italia ha subito una trasformazione rilevante, che impone nuove regole sulla tracciabilità dei pagamenti. Il risultato è un meccanismo che può generare una tripla penalizzazione fiscale per professionisti e committenti quando le spese sono sostenute in contanti.

Il provvedimento ha armonizzato e ampliato disposizioni già introdotte dalla legge di Bilancio 2025 e dai decreti legislativi 192/2024 e 207/2024, estendendo la stretta anche ai rimborsi di spese sostenute da professionisti per conto dei clienti, alle somme rimborsate agli amministratori e ai riaddebiti effettuati in fattura. La disciplina riguarda in particolare le spese di vitto, alloggio, trasporto, taxi e Ncc sostenute nel territorio italiano.

Se la spesa viene pagata in contanti, il professionista non può dedurla (articolo 54-septies, comma 6-bis del Tuir), il committente non può dedurre l’importo rimborsato (articolo 109, comma 5-ter), e il rimborso ricevuto è tassato in capo al professionista (articolo 54, comma 2-bis). Lo stesso importo genera quindi un effetto combinato: è indeducibile da entrambe le parti e concorre alla formazione del reddito del professionista.

Il meccanismo è penalizzante anche per le imprese che rimborsano spese pagate in contanti dai dipendenti: tali somme vanno incluse in busta paga (articolo 51, comma 5) e al contempo non sono deducibili (articolo 95, comma 3-bis), aggravando il carico fiscale.

Un esempio concreto può aiutare a chiarire. Un professionista sostiene una spesa di 80 euro per un taxi, la paga in contanti e la riaddebita in fattura al cliente. Il professionista non può dedurre la spesa, deve tassare il rimborso, e il cliente non può dedurre l’onere. La stessa spesa risulta tassata più volte, senza alcun vantaggio fiscale per le parti coinvolte.

In questo scenario, è più efficiente concordare un corrispettivo maggiore per la prestazione, omnicomprensivo dei costi sostenuti, evitando così il riaddebito analitico delle spese. In tal modo, l’impresa potrà almeno dedurre l’intero compenso, a condizione che sia correttamente tracciabile.

Questo sistema impone una revisione dei contratti professionali, delle policy interne sui rimborsi e dei processi contabili. La tracciabilità deve essere garantita in ogni passaggio, con modalità di pagamento verificate e coerenti con la normativa vigente. L’alternativa è un’esposizione sistematica al rischio di doppia o tripla imposizione.

Lo Studio Beneggi e Associati assiste imprese e professionisti nell’adeguamento dei contratti, nella definizione di modelli documentali efficienti e nella pianificazione fiscale dei costi di trasferta, offrendo soluzioni su misura per garantire tracciabilità, deducibilità e conformità.