Dal 1° gennaio 2026 entra in vigore l’obbligo di integrazione tra sistemi di pagamento elettronico e registratori telematici, introdotto dalla legge di Bilancio 2025 (articolo 1, commi 74 e 77, legge 207/2024). La norma stabilisce che lo strumento utilizzato per accettare pagamenti elettronici, sia hardware (Pos fisico) sia software (app di pagamento), deve essere collegato al dispositivo che memorizza e trasmette i corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate.

L’obiettivo è garantire la tracciabilità dei pagamenti e semplificare la gestione dei dati fiscali, riducendo il rischio di errori e omissioni. La novità ha suscitato inizialmente preoccupazioni tra gli operatori, per i possibili impatti su hardware e software gestionali. Tuttavia, il provvedimento attuativo del direttore dell’Agenzia delle Entrate del 31 ottobre 2025 (protocollo 424470) ha chiarito che il collegamento sarà realizzato online, senza necessità di modifiche fisiche o aggiornamenti complessi.

Contrariamente alle ipotesi iniziali, non sarà richiesto alcun cavo o dispositivo aggiuntivo per collegare Pos e registratore telematico. L’accoppiamento sarà effettuato tramite un servizio web disponibile nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. L’esercente, direttamente o tramite intermediario, dovrà accedere alla propria area riservata e associare la matricola del registratore telematico ai dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico.

La procedura sarà semplificata grazie all’elenco dei Pos già comunicati dagli operatori finanziari all’Agenzia. In caso di utilizzo della procedura web per la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi, il collegamento potrà essere effettuato direttamente all’interno della stessa piattaforma.

Il servizio online sarà attivo dai primi giorni di marzo 2026, con data ufficiale comunicata sul sito dell’Agenzia delle Entrate. I termini per la registrazione saranno graduali:

Per gli strumenti di pagamento già in uso al 1° gennaio 2026, il termine è di 45 giorni dalla messa a disposizione del servizio online.

Per nuovi Pos attivati successivamente, la registrazione dovrà essere effettuata a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla disponibilità dello strumento e comunque entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Ad esempio, per un Pos attivato il 1° febbraio 2026, la registrazione dovrà avvenire tra il 6 e il 30 aprile 2026.

Questa scansione temporale consente agli operatori di adeguarsi senza fretta, evitando criticità operative.

La scelta di un collegamento “logico” online elimina la necessità di acquistare nuovo hardware e di modificare i software gestionali. I sistemi contabili già in uso continueranno a recuperare i dati dei corrispettivi e dei pagamenti elettronici dall’area riservata del contribuente, contabilizzandoli in modo automatico. Questo approccio riduce i costi di adeguamento e semplifica la compliance fiscale.

Dal punto di vista operativo, il collegamento online garantisce maggiore sicurezza e tracciabilità, evitando errori manuali e favorendo la trasmissione puntuale dei dati. Inoltre, consente di integrare in modo uniforme strumenti di pagamento fisici e digitali, come app e wallet elettronici.

L’obbligo di integrazione è disciplinato dalla legge 207/2024 e dal provvedimento attuativo del 31 ottobre 2025. La ratio della norma è rafforzare la trasparenza dei pagamenti elettronici e contrastare l’evasione fiscale, in linea con le direttive europee sulla digitalizzazione dei processi fiscali. Le indicazioni operative fornite dall’Agenzia delle Entrate confermano che il collegamento sarà gestito interamente online, senza impatti strutturali sui dispositivi.

Gli operatori devono prestare attenzione alla corretta associazione dei dispositivi e al rispetto delle scadenze. Errori nella registrazione o omissioni possono comportare sanzioni e difficoltà nella trasmissione dei corrispettivi. È importante verificare che i dati dei Pos siano aggiornati e che le comunicazioni degli operatori finanziari siano correttamente recepite dall’Agenzia.

Un altro aspetto da considerare è la gestione delle variazioni: in caso di sostituzione del Pos o del registratore telematico, la registrazione deve essere aggiornata tempestivamente per mantenere la conformità.

Il collegamento tra Pos e registratore telematico è un obbligo che entrerà in vigore dal 2026, ma la preparazione deve iniziare ora. Gli esercenti devono verificare la disponibilità dei dispositivi, aggiornare le anagrafiche e pianificare la registrazione online. Agire tempestivamente consente di evitare criticità e di sfruttare i vantaggi della soluzione adottata, che semplifica la gestione e riduce i costi.

Integrare questa procedura nei processi aziendali è il passo decisivo per garantire la compliance e la continuità operativa. Prepararsi oggi significa affrontare il cambiamento con serenità e trasformarlo in un’opportunità di efficienza.