La circolare 15/E/2025 dell’Agenzia delle Entrate del 22 dicembre 2025 chiarisce in modo definitivo le regole fiscali relative alle spese di rappresentanza, ai rimborsi spese dei lavoratori autonomi e ai costi sostenuti per trasferte dei dipendenti, introducendo l’obbligo di utilizzo di strumenti di pagamento tracciabile per poter beneficiare della deducibilità fiscale. La novità più rilevante riguarda le spese di rappresentanza sostenute da imprese e professionisti: per essere dedotte dal reddito d’impresa o dai redditi di lavoro autonomo, queste spese devono essere pagate tramite bonifico, carta di credito o di debito, sistemi bancari o postali tracciabili, o altri strumenti di pagamento che lascino una evidenza certa della transazione. Non sono soggette a tale obbligo, invece, le spese di pubblicità e sponsorizzazione, che possono continuare a essere dedotte anche se pagate in contanti.
Per le imprese, l’obbligo di tracciabilità riguarda tutte le spese di rappresentanza, sia quelle sostenute in Italia sia quelle sostenute all’estero, a partire dal periodo d’imposta successivo al 31 dicembre 2024. Resta comunque imprescindibile il rispetto dei requisiti di inerenza e documentazione del costo, ossia la necessità che la spesa sia funzionale all’attività d’impresa e che sia correttamente registrata e comprovata da fatture o altri documenti idonei a giustificarne l’effettivo sostenimento.
Anche per i lavoratori autonomi, l’Agenzia precisa che i rimborsi spese sostenuti per l’esecuzione di incarichi professionali concorrono alla formazione del reddito solo se non sono stati pagati tramite strumenti tracciabili. In particolare, i rimborsi relativi a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e Ncc, addebitati analiticamente al committente, non concorrono alla formazione del reddito se il pagamento è effettuato con strumenti tracciabili. Nel caso in cui tali spese vengano rimborsate in contanti, esse concorrono al reddito del professionista, mentre se il pagamento tracciabile è avvenuto direttamente dal lavoratore autonomo e non rimborsato dal committente, la spesa rimane deducibile. La tracciabilità dei pagamenti si applica anche alle spese di rappresentanza sostenute dai lavoratori autonomi, nei limiti dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta, comprese le spese per l’acquisto o l’importazione di opere d’arte, oggetti di antiquariato o da collezione destinati all’esercizio dell’attività professionale, nonché beni destinati a essere ceduti gratuitamente.
Le disposizioni si applicano a partire dal 1° gennaio 2025 per i rimborsi analitici sostenuti per trasferte di lavoratori autonomi o per incarichi conferiti ad altri professionisti. Dal 18 giugno 2025, diventano operative le norme relative alle spese sostenute direttamente dal professionista per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi o Ncc, e alle spese di rappresentanza in generale. In pratica, a partire da queste date, qualsiasi pagamento in contanti effettuato in violazione delle nuove regole non potrà essere considerato deducibile e concorrerà alla formazione del reddito imponibile.
Sul piano operativo, le aziende e i professionisti devono dunque rivedere le proprie procedure di contabilizzazione e pagamento. È necessario assicurarsi che tutti i rimborsi spese e le spese di rappresentanza siano documentati in modo chiaro e tracciabile, conservando ricevute elettroniche, estratti conto, fatture quietanzate e ogni altra prova idonea a dimostrare la corretta esecuzione del pagamento. I documenti devono riportare tutti gli elementi essenziali: destinatario, importo, causale, data e modalità di pagamento. Per i professionisti, inoltre, è fondamentale distinguere tra spese proprie e rimborsi addebitati al committente, in modo da applicare correttamente la deduzione solo ai costi effettivamente sostenuti e pagati con strumenti tracciabili.
In sintesi, la regola di tracciabilità rappresenta un passaggio importante per il fisco, finalizzato a garantire maggiore trasparenza e ridurre l’evasione fiscale. Per le imprese e i lavoratori autonomi significa dover programmare in anticipo le modalità di pagamento delle spese di rappresentanza e dei rimborsi, evitando l’uso del contante e adottando sistemi elettronici certificabili. La circolare 15/E/2025 fornisce quindi indicazioni operative chiare per adeguare procedure interne, pianificare le trasferte, gestire le note spese e assicurare la deducibilità dei costi, riducendo il rischio di contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.
