Dal 2025, con piena conferma per il 2026, la deducibilità fiscale delle spese di rappresentanza è subordinata all’obbligo di pagamento tracciabile. La norma, introdotta con la Legge di bilancio 2025, è stata oggetto di chiarimento nella circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 dell’Agenzia delle Entrate.

La disposizione interessa sia le imprese che i lavoratori autonomi, con un impatto operativo concreto su gestione delle spese, modalità di pagamento e documentazione contabile.

Condizione per la deducibilità

Per essere fiscalmente deducibili, le spese di rappresentanza devono ora soddisfare un requisito aggiuntivo: il pagamento deve avvenire tramite strumenti tracciabili, quali:

• bonifico bancario o postale;

• carta di credito, di debito o prepagata;

• assegno bancario o circolare.

L’utilizzo del contante comporta la perdita del beneficio fiscale, anche se la spesa è documentata e rientra nei limiti di congruità previsti dall’articolo 108 del TUIR. Il principio vale anche per le spese sostenute all’estero e per quelle anticipate da dipendenti o collaboratori e successivamente rimborsate.

Esclusioni e ambito oggettivo

La tracciabilità è obbligatoria per le spese di rappresentanza, ma non è richiesta per le spese di pubblicità e sponsorizzazione, che mantengono la deducibilità ordinaria anche in caso di pagamento non tracciabile.

Tra le spese di rappresentanza rientrano:

• omaggi a clienti e fornitori;

• cene e ricevimenti istituzionali;

• eventi promozionali non legati direttamente alla vendita;

• acquisto o importazione di oggetti d’arte o beni destinati a essere ceduti gratuitamente.

Lavoratori autonomi: regole specifiche

Anche per i lavoratori autonomi le spese di rappresentanza, deducibili nei limiti dell’1% dei compensi percepiti, devono essere sostenute con strumenti tracciabili. In assenza di tracciabilità, la spesa non è deducibile. La circolare dell’Agenzia specifica inoltre che:

• se un autonomo sostiene spese per trasferte (vitto, alloggio, taxi, NCC) nel territorio italiano senza tracciabilità, i rimborsi analitici da parte del committente concorrono alla formazione del reddito;

• se tali spese non vengono rimborsate, restano deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili.

Per le spese rimborsate analiticamente, le nuove disposizioni si applicano dal 1° gennaio 2025. Per le altre spese sostenute direttamente dagli autonomi o rimborsate da altri autonomi, la decorrenza è fissata al 18 giugno 2025, data di entrata in vigore delle disposizioni residue previste dal decreto fiscale collegato alla manovra.

Esempi

Esempio 1 – Impresa
Una società acquista 1.500 euro di confezioni regalo per i clienti top, pagate con carta aziendale. La spesa è documentata, inerente, conforme ai limiti del TUIR e pagata in modo tracciabile: interamente deducibile.

Esempio 2 – Lavoratore autonomo
Un professionista sostiene 400 euro di spese per taxi e vitto durante una trasferta, pagate in contanti. Il committente rimborsa in modo analitico. Il rimborso concorre alla formazione del reddito, in quanto manca la tracciabilità.