Dal 1° gennaio 2026 è diventata efficace la norma introdotta dall’articolo 9 della Legge di Bilancio 2025 che obbliga esercenti e professionisti dotati di registratore telematico a collegare digitalmente il proprio POS alla cassa. L’obiettivo è quello di uniformare i flussi di pagamento con la trasmissione dei corrispettivi, creando un sistema più integrato e tracciabile.
La parte operativa del provvedimento scatterà dal 5 marzo 2026, data in cui l’Agenzia delle Entrate attiverà un’apposita sezione del portale “Fatture e Corrispettivi” attraverso la quale effettuare l’associazione tra ciascun terminale POS e il registratore di cassa. Il periodo utile per effettuare l’adempimento è fissato tra il 5 marzo e il 19 aprile 2026.
La procedura riguarda tutti i terminali utilizzati per accettare pagamenti che comportano l’emissione di uno scontrino fiscale, senza distinzione tra POS fisici, POS online, terminali integrati in software gestionali o sistemi e-commerce.
Un sistema completamente digitale, senza collegamenti fisici
Il collegamento previsto dalla norma non richiede alcuna connessione fisica tra POS e registratore. L’intero processo avverrà attraverso un censimento telematico dei terminali, identificati tramite Terminal ID, dati dell’acquirer e data di attivazione. Si tratta di un’operazione di natura amministrativa, senza alcuna modifica hardware e senza obbligo di sostituire dispositivi già in uso.
La disciplina adottata dal legislatore recepisce modelli utilizzati in altri Paesi UE, dove la sincronizzazione tra pagamento elettronico e certificazione fiscale è già parte di un sistema integrato di controllo dei corrispettivi.
Chi deve effettuare l’adempimento
L’obbligo riguarda tutti i soggetti che emettono scontrini o ricevute elettroniche. Per chi non utilizza un registratore telematico, ad esempio alcune categorie professionali che non certificano i corrispettivi mediante cassa, non è richiesta alcuna operazione.
Anche coloro che dispongono già di POS integrati con il registratore, o di soluzioni uniche hardware che accorpano funzioni di incasso e certificazione, devono comunque procedere con la registrazione sul portale dell’Agenzia delle Entrate, perché l’associazione deve essere formalizzata attraverso il nuovo sistema.
Quali dati servono per collegare POS e cassa
Per completare l’associazione, il contribuente dovrà indicare una serie di informazioni identificative del terminale POS:
– identificativo univoco del terminale (Terminal ID);
– codice fiscale dell’acquirer che gestisce le transazioni;
– data di attivazione del terminale;
– indirizzo del punto vendita, nel caso di terminali fisici.
– codice fiscale dell’acquirer che gestisce le transazioni;
– data di attivazione del terminale;
– indirizzo del punto vendita, nel caso di terminali fisici.
Questi dati consentono all’Agenzia di censire in modo univoco ogni terminale utilizzato all’interno del punto vendita e di collegarlo alla cassa abilitata alla trasmissione dei corrispettivi.
Nei POS multicanale, utilizzati su più circuiti di pagamento, l’associazione dovrà essere effettuata più volte perché cambiano gli acquirer coinvolti. L’utente dovrà quindi individuare correttamente i codici fiscali dei soggetti che gestiscono l’acquiring per ciascun circuito.
POS disattivati o non più presenti nei gestionali: cosa fare
Il portale “Fatture e Corrispettivi” potrebbe mostrare anche terminali disattivati nel corso del 2026. In questi casi, la registrazione è comunque obbligatoria, perché il legislatore richiede che tutti i terminali associati alla posizione IVA, anche quelli non più in uso, siano censiti nel sistema. Solo successivamente sarà possibile gestire la loro eventuale cessazione.
Il sistema consente la registrazione di più POS sulla stessa cassa, senza limiti numerici. La logica è quella di riportare un quadro completo dei terminali utilizzati nell’attività, in modo da rendere tracciabili tutti i flussi di incasso soggetti a corrispettivo.
Il caso dei POS online e dei servizi Pay‑by‑Link
La norma comprende anche i sistemi di pagamento online quando sono collegati a operazioni che generano scontrini elettronici. Le piattaforme e-commerce e i sistemi Pay‑by‑Link utilizzati per transazioni che sfociano nella certificazione tramite cassa devono infatti essere registrati come terminali POS a tutti gli effetti.
La procedura richiede quindi di censire anche i terminali virtuali e di indicare la data di attivazione e l’acquirer utilizzato dal sistema di incasso online. Si tratta di un ampliamento significativo rispetto alle regole precedenti, che estende il campo di applicazione a tutte le modalità di pagamento elettronico che generano un corrispettivo telematico.
Il ruolo dell’Agenzia delle Entrate e le prossime istruzioni operative
L’Agenzia delle Entrate pubblicherà nei prossimi giorni una guida dettagliata per illustrare la procedura passo per passo. Si tratterà di un documento necessario per gestire correttamente l’adempimento, poiché la norma prevede che il collegamento debba essere effettuato entro il 19 aprile, senza ulteriori proroghe.
Il portale sarà attivo nella sezione dedicata ai corrispettivi telematici e permetterà dunque una gestione centralizzata di tutti i terminali utilizzati dal contribuente.
Implicazioni operative per imprese e professionisti
Le imprese devono prepararsi alla scadenza raccogliendo in anticipo i dati identificativi dei POS e verificando la presenza di terminali attivi o disattivati. Una mappatura completa dei dispositivi consente di velocizzare la registrazione e ridurre il rischio di omissioni. Nei casi in cui i POS operino su più circuiti, è essenziale identificare tutti i codici fiscali degli acquirer coinvolti.
