Per gestire il compenso di un dipendente che lavora fuori dall’Italia non basta contare 183 giorni. Occorre verificare tre questioni in ordine: dove il lavoratore risiede fiscalmente, quale Stato può tassare la prestazione secondo la convenzione bilaterale applicabile e come si determina l’imponibile italiano, se esiste. Nel 2026 le tabelle delle retribuzioni convenzionali derivano dal decreto ministeriale del 29 maggio; esse riguardano la base fiscale quando ricorrono i requisiti dell’articolo 51, comma 8-bis, del TUIR, mentre il loro impiego contributivo richiede una verifica territoriale distinta. La stessa soglia temporale compare in norme diverse con periodi di osservazione e funzioni diverse. Prima di impostare la busta paga, l’impresa deve documentare fatti, contratto, Paesi di lavoro, eventuale datore economico e convenzione effettivamente applicabile.
Risposta breve: quale controllo viene prima
Si comincia dalla residenza fiscale del lavoratore per il periodo d’imposta, considerando le regole italiane e quelle dell’altro Stato. Dal 2024 l’articolo 2 del TUIR, modificato dal decreto legislativo 209/2023, guarda per la maggior parte del periodo d’imposta, anche per frazioni di giorno, alla residenza civilistica, al domicilio inteso come centro principale delle relazioni personali e familiari e alla presenza fisica in Italia. L’iscrizione anagrafica costituisce una presunzione superabile. Un contratto di distacco all’estero e molti giorni di lavoro oltreconfine non provano da soli che sia cessata la residenza italiana.
Poi si accerta dove la prestazione è stata materialmente svolta e si legge il testo della specifica convenzione vigente con quello Stato. Il modello OCSE all’articolo 15 distingue la regola generale dall’eccezione che richiede congiuntamente durata, soggetto che paga e stabile organizzazione che sostiene il costo; il modello è uno strumento interpretativo e non sostituisce il trattato concretamente ratificato. Solo dopo questi due passaggi si decide se la base italiana del reddito di lavoro dipendente possa essere convenzionale ai sensi dell’articolo 51, comma 8-bis. Confondere i tre controlli può produrre una ritenuta errata anche quando il numero dei giorni è stato calcolato bene.
Residenza e presenza: ricostruire i fatti del periodo
La verifica della residenza richiede un calendario dell’intero periodo d’imposta italiano, non soltanto una dichiarazione del dipendente al momento del trasferimento. Per ogni giorno, e nei casi rilevanti per ogni frazione di giorno, occorre documentare presenza fisica, abitazione, rapporti personali e familiari e attività svolta. Vanno raccolti data del trasferimento, registrazioni anagrafiche, titolo di disponibilità delle abitazioni, frequenza dei rientri e documenti che consentono di ricostruire le circostanze effettive. Una presunzione anagrafica può essere contrastata con prova contraria, ma il fascicolo deve essere concreto e coerente nel tempo.
Un dipendente può continuare a essere residente in Italia e lavorare prevalentemente altrove. In tal caso l’analisi del reddito estero italiano non termina; entra in gioco la tassazione dei redditi ovunque prodotti e l’eventuale credito per imposte pagate all’estero, alle condizioni dell’articolo 165 TUIR. Il caso inverso, dipendente non residente che svolge parte dell’attività in Italia, impone di isolare la parte di prestazione territorialmente rilevante. Il luogo del conto corrente o della società che emette il cedolino non localizza da sé il lavoro. Se due ordinamenti attribuiscono entrambi la residenza, il conflitto va risolto usando le clausole della convenzione applicabile e i fatti richiesti da quelle clausole, senza scegliere la qualificazione più favorevole per semplice convenienza.
Convenzione e 183 giorni: verificare tre condizioni insieme
Per il lavoro subordinato il modello OCSE attribuisce normalmente la potestà impositiva allo Stato di residenza, ma ammette l’imposizione nello Stato in cui l’attività è esercitata. La previsione esemplificativa del paragrafo 2 dell’articolo 15 conserva la tassazione esclusiva nello Stato di residenza solo se la presenza nello Stato di svolgimento non supera 183 giorni nel periodo indicato, il compenso non è pagato da o per conto di un datore residente in quello Stato e il costo non è sostenuto da una sua stabile organizzazione. Le tre condizioni sono cumulative: il solo conteggio delle presenze non basta a concludere che l’altro Stato non possa tassare.
Il periodo temporale va preso dalla convenzione bilaterale effettivamente applicabile: non si può trasferire automaticamente la formula del modello OCSE a tutti i trattati. Nelle assegnazioni infragruppo va anche verificato chi utilizza e dirige realmente la prestazione e chi ne sopporta il costo, oltre all’intestazione formale del contratto. Serve una traccia documentale delle giornate di lavoro per Paese, degli addebiti infragruppo, dell’organizzazione che impartisce istruzioni e delle attività svolte. In presenza di più Stati di prestazione, una sola risposta aggregata su 183 giorni può nascondere discipline diverse. La conclusione per il payroll deve nominare il trattato, l’articolo letto, il periodo di misurazione e ciascuna condizione applicata.
La soglia convenzionale non stabilisce la residenza fiscale italiana e non concede automaticamente la base convenzionale dell’articolo 51, comma 8-bis. È un filtro per la distribuzione della potestà impositiva tra i due Stati nei casi e nei limiti del trattato. Anche quando l’altro Stato può tassare, occorre esaminare la tassazione italiana del residente e il meccanismo che evita la doppia imposizione; non si deve eliminare in automatico l’obbligo dichiarativo o la verifica delle ritenute.
Retribuzione convenzionale 2026: requisiti e limiti
L’articolo 51, comma 8-bis, riguarda il reddito di lavoro dipendente prestato all’estero in via continuativa e come oggetto esclusivo del rapporto da lavoratori che nell’arco di dodici mesi soggiornano nello Stato estero per oltre 183 giorni. Richiede una categoria compresa nelle tabelle ministeriali e un assetto lavorativo effettivo coerente con l’assegnazione stabile. La finestra di dodici mesi può attraversare due anni solari: non coincide necessariamente con il periodo d’imposta usato per la residenza. Un viaggio di lavoro occasionale non si trasforma in assegnazione estera solo perché fa aumentare le giornate fuori dall’Italia.
Il decreto del Ministero del Lavoro del 29 maggio 2026, pubblicato l’11 giugno, fissa le tabelle per i periodi di paga dal 1° gennaio al 31 dicembre 2026 e ne prevede l’uso fiscale nei casi dell’articolo 51, comma 8-bis. Non si deve quindi estrarre un importo da una tabella senza identificare settore e qualifica pertinenti, né applicare il valore convenzionale a ogni dipendente inviato all’estero. La legge 207/2024, articolo 1, comma 98, chiarisce che il regime può comprendere, quando le altre condizioni ricorrono, il lavoratore che soggiorna all’estero oltre 183 giorni in dodici mesi e ritorna settimanalmente al proprio domicilio italiano. Quel chiarimento non elimina il requisito di continuità ed esclusività.
L’Agenzia delle Entrate nella risposta 428/2023 ha esaminato un dirigente distaccato presso la consociata tedesca, con trasferte occasionali in altri Paesi e in Italia nell’interesse di quella società. Sulla base dei fatti dichiarati nell’istanza, l’Agenzia ha ritenuto che quelle trasferte non facessero venire meno necessariamente continuità ed esclusività e ha ammesso il criterio convenzionale subordinatamente a tutti gli altri requisiti. Non ha certificato la residenza fiscale del dipendente né trasformato ogni missione in Italia in un’eccezione generale: il caso richiede che il rapporto e l’interesse della distaccataria siano provati concretamente.
Sul versante previdenziale si apre un controllo diverso. La circolare INPS 66 del 18 giugno 2026 si riferisce ai lavoratori operanti in Paesi extracomunitari con i quali non vigono accordi di sicurezza sociale, nel quadro delle retribuzioni fissate dal decreto 2026. La presenza di una convenzione fiscale o l’applicazione fiscale dell’articolo 51 non risolve automaticamente la legislazione previdenziale applicabile. Occorre distinguere Paesi UE, Paesi convenzionati e Paesi privi di accordo, oltre alle rispettive attestazioni e regole assicurative.
Stock option: ricostruire anche il periodo remunerato
Quando il compenso comprende stock option, la data di esercizio non basta a localizzare tutto il reddito. L’analisi OCSE distingue il beneficio collegato al lavoro dall’eventuale successivo guadagno sulle azioni. Per individuare le prestazioni remunerate occorre leggere le condizioni del piano: il periodo richiesto per maturare il diritto non coincide necessariamente con un semplice periodo di blocco dell’esercizio.
La ricostruzione deve considerare se il piano remunera servizi futuri o specifiche prestazioni passate e in quali Stati sia stata svolta l’attività pertinente. Il documento OCSE è un riferimento interpretativo, non una nuova regola italiana del 2026 né un sostituto della convenzione bilaterale. Il trasferimento della residenza prima dell’esercizio non cancella automaticamente il collegamento del beneficio con il lavoro svolto in precedenza.
Operativamente conviene aggiungere al fascicolo regolamento del piano, lettera di assegnazione, condizioni di maturazione, date degli eventi e calendario delle attività. Ogni voce va raccordata con le certificazioni del datore e con il trattamento adottato nei singoli Stati. Una tabella interna può separare il beneficio da lavoro dall’eventuale vendita successiva dei titoli, indicando quali dati sono definitivi e quali devono ancora essere verificati. Prima del conguaglio vanno risolte le differenze, non compensate con una percentuale standard scelta a prescindere dal piano.
In sintesi
L’impresa dovrebbe approvare l’assegnazione soltanto con un fascicolo che separi quattro prove: residenza fiscale del lavoratore, giornate e luogo delle prestazioni, convenzione bilaterale effettivamente letta, e requisiti della base convenzionale fiscale con la tabella 2026 corretta. La risposta 428/2023 mostra che trasferte occasionali funzionali a un incarico estero non chiudono da sole l’accesso al regime, ma non dispensa dall’esame delle altre condizioni. Prima del conguaglio occorre inoltre riconciliare il reddito assoggettato a imposta nei singoli Stati e le imposte estere definitive ai fini dell’eventuale credito italiano, considerando la regola proporzionale dell’articolo 165, comma 10, se la base italiana è convenzionale. Il controllo previdenziale rimane un capitolo autonomo.
Impostare il fascicolo prima della prima busta estera
Per ogni assegnazione indica nel mandato il responsabile dei calendari di presenza, quello del contratto e degli addebiti infragruppo e chi verifica il trattato bilaterale. Conserva versione e data delle norme e delle tabelle utilizzate, ricalcola i presupposti quando cambiano sede, mansioni o rientri e registra nel fascicolo le conclusioni distinte per imposte, ritenute e contribuzione. Questa sequenza evita che una soglia comune a più disposizioni diventi una scorciatoia per decisioni che richiedono prove differenti.
