Qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari, come le note spese dei lavoratori dipendenti, debba possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilit\u00e0, integrit\u00e0 ed autenticit\u00e0.
\nLaddove tali accorgimenti siano rispettati, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata.
\nQuanto alla conservazione dei documenti giustificativi di spesa, l’Agenzia ribadisce che, in generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilit\u00e0 dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.
\nLa relativa natura, quindi, \u00e8 quella di documenti analogici originali non unici, in quanto \u00e8 possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.
\nCi\u00f2 comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi \u00e8 correttamente perfezionato, con conseguente successiva possibilit\u00e0 di distruzione dell’originale, senza necessit\u00e0 dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformit\u00e0 all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.
\nOve, tuttavia, il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione elettronica necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.
\nIl processo di digitalizzazione quindi si configura sostanzialmente nei seguenti passaggi o fasi fondamentali:
\n\u2022\tFase della formazione del giustificativo informatico: il giustificativo di spesa \u00e8 acquisito come documento informatico (es: fotografia scattata dal lavoratore con un dispositivo portatile in suo possesso, smartphone o tablet, sul quale \u00e8 installata un’apposita applicazione certificata che lo rende immodificabile); successivamente l’immagine viene sottoposta a lettura OCR per rilevare dalla stessa i dati necessari alla compilazione della nota spese.
\n\u2022\tFase della formazione della nota spese: il dipendente sottoscrive con la sua firma elettronica la nota spese.
\n\u2022\tFase della conservazione: la nota delle spese, una volta approvata ed ammessa al pagamento in favore del trasfertista, \u00e8 registrata sui sistemi contabili dell’azienda ed inoltrata al servizio di conservazione elettronica gestito in proprio dall’azienda o fruito presso un provider accreditato presso AgID.
\n\u2022\tFase della distruzione dei giustificativi analogici: il lavoratore conserva i giustificativi di spesa finch\u00e9 la nota che li comprende non sia stata correttamente inserita nel sistema di conservazione documentale; successivamente li distrugge.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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