La legge sulla protezione dei dati personali si applica a tutti: grandi e piccole aziende, settore privato e ambito pubblico, associazioni e studi professionali.
\nQuesta caratura organizzativa elementare rischia di andare in fibrillazione allorch\u00e9 affronta la conformit\u00e0 “alla privacy”; di converso, un corretto sistema di gestione delle informazioni non solo consolida la reputazione professionale, ma fa anche risparmiare tempo e denaro, grazie alla possibilit\u00e0 di avvalersi di dati corretti, pertinenti e sicuri.
\nIl codice privacy e il regolamento Ue prevedono percorsi agevolati per le piccole imprese e per talune finalit\u00e0 perseguite dagli studi legali, come per le investigazioni difensive e l’esercizio del diritto di difesa.
\nNell’affrontare lo “scoglio privacy”, tocca al professionista, in primo luogo, riuscire a distinguere quando le informazioni sono gestite per esigenze proprie, con autonomia decisionale (cio\u00e8 come “titolare del trattamento”), rispetto a situazioni in cui tale attivit\u00e0 viene svolta per conto di un cliente (cio\u00e8 come “responsabile”): l’operazione non \u00e8 sempre agevole.
\nDi certo, i dati personali dei propri dipendenti e collaboratori, come quelli dei clienti sono gestiti dal professionista in qualit\u00e0 di titolare del trattamento: riguardo a essi, infatti, il professionista decide le finalit\u00e0 d’uso, gli strumenti e le misure di sicurezza da adottare.
\nAl contrario, non sempre pu\u00f2 risultare facile la determinazione del ruolo del professionista in merito alla gestione dei dati personali necessari per l’esecuzione dell’incarico ricevuto: il professionista agir\u00e0 come “responsabile del trattamento”, per conto del cliente, quando quest’ultimo si trover\u00e0 a impartire istruzioni sulla gestione dei dati mantenendo un proprio potere decisionale. In questo caso il professionista sar\u00e0 vincolato a precisi obblighi contrattuali data protection, da formalizzare in un apposito atto giuridico.
\nSe, invece, anche nella conduzione del mandato il professionista mantiene un’ampia autonomia nella gestione dei pertinenti dati personali, allora rivestir\u00e0 il ruolo di titolare del trattamento e dovr\u00e0 rispondere direttamente delle prescrizioni di legge.
\nIn proposito occorre sgombrare il campo da un equivoco alquanto diffuso: l’utilizzo dei dati personali da parte del singolo professionista, per esigenze dello studio professionale, non pu\u00f2 essere considerato un uso per finalit\u00e0 personali, al quale non si applica la normativa sulla privacy (come nel caso di agende o rubriche).
\nSia nell’ambito della propria gestione organizzativa sia in quello della prestazione professionale, il professionista titolare del trattamento dovr\u00e0 fornire l’informativa ai soggetti cui si riferiscono i dati personali che raccoglie e gestisce (dipendenti, collaboratori, visitatori, clienti).
\nAnalogamente, dovr\u00e0 mettere in atto alcune procedure interne, ancorch\u00e9 semplici, per assicurare l’agevole risposta in caso di richiesta di accesso ai dati o di altre forme di esercizio dei diritti da parte degli interessati.
\nAltro snodo fondamentale, \u00e8 la discriminazione dei dati personali a pi\u00f9 alto rischio (cosiddetti “sensibili” e “giudiziari”) dagli altri pi\u00f9 “comuni”, in fase sia di archiviazione sia di loro circolazione, in modo da poter indirizzare adeguate risorse e protezioni laddove maggiormente necessario. Propedeutica, al riguardo, \u00e8 l’attivit\u00e0 di mappatura delle attivit\u00e0 svolte in relazione ai dati personali gestiti e, in presenza di dati sensibili, l’evidenza documentale di tale rendicontazione (cio\u00e8 il registro dei trattamenti, richiesto dal Gdpr).
\nCon la piena applicazione di quest’ultimo eventuali data breach subiti dallo studio richiedono al titolare una serie di tempestivi e puntuali interventi per valutarne gli impatti, contenere gli effetti e, se del caso, notificare al Garante e persino comunicare la violazione ai diretti interessati.
\nMa non sembri il tutto un apparato insostenibile per l’agile struttura dello studio professionale tipo. Il Gdpr tiene conto delle particolarit\u00e0 di organizzazioni “sotto-soglia”: ad esempio, il registro dei trattamenti non \u00e8 dovuto per le organizzazioni con meno di 250 dipendenti e se non ci sono rischi; la notifica dei data breach non scatta se \u00e8 improbabile il rischio per i soggetti interessati.
\nLo stesso legislatore promuove l’elaborazione di codici di condotta da parte di organizzazioni rappresentative di microimprese o Albi professionali, che tengano conto delle specificit\u00e0 dei trattamenti nei propri settori e delle esigenze di tali entit\u00e0, in particolare calibrando gli obblighi in rapporto al potenziale rischio del trattamento per diritti e libert\u00e0 degli individui.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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