Dal 1\u00b0 gennaio 2025, un\u2019importante novit\u00e0 fiscale interesser\u00e0 tutte le aziende e i professionisti in Italia che effettuano trasferte aziendali: la Legge di Bilancio 2025 introduce l\u2019obbligo di tracciabilit\u00e0 per le spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto, sostenute dai dipendenti e collaboratori in trasferta fuori dal comune di lavoro. Questa nuova misura normativa nasce con l\u2019obiettivo di garantire una maggiore trasparenza nelle spese aziendali, evitando che diventino imponibili in busta paga e, quindi, soggette a tassazione.<\/p>\n
La normativa, disciplinata dall\u2019articolo 10 della Legge di Bilancio 2025, prevede che le spese siano tracciate tramite mezzi di pagamento come carte di credito e debito o bonifici bancari. Qualora le spese venissero pagate in contanti, esse non sarebbero deducibili ai fini IRES, IRPEF e IRAP, con conseguente penalizzazione fiscale sia per l\u2019azienda sia per il lavoratore.<\/p>\n
La normativa di riferimento stabilisce che le seguenti categorie di spesa debbano essere tracciabili:<\/p>\n
L\u2019adempimento \u00e8 obbligatorio per tutte le spese sostenute in trasferta fuori dal comune di lavoro e si applica a dipendenti e collaboratori con contratti di collaborazione coordinata e continuativa (co.co.co.), come previsto dal comma 5 dell\u2019articolo 95 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR). In caso di mancata tracciabilit\u00e0, tali spese potrebbero essere considerate reddito da lavoro dipendente e quindi tassabili in busta paga.<\/p>\n
Questa modifica mira a migliorare il controllo fiscale sulle spese di trasferta, semplificando allo stesso tempo i processi di rendicontazione per le aziende che adottano strumenti di pagamento tracciabili.<\/p>\n
Per adempiere all\u2019obbligo di tracciabilit\u00e0, le aziende possono scegliere di fornire ai dipendenti carte aziendali (credito o debito). Tuttavia, questa soluzione comporta costi aggiuntivi per l\u2019impresa, in particolare per le PMI. Un’alternativa pratica e meno onerosa consiste nel permettere l\u2019uso di carte personali dei dipendenti, che possono essere specificamente dedicate alle spese di trasferta. In questo caso, il rimborso delle spese di gestione della carta (ad esempio, i costi di ricarica o i canoni annuali) pu\u00f2 essere ritenuto esente da imposizione per il dipendente e completamente deducibile per l\u2019azienda.<\/p>\n
Questa possibilit\u00e0 trova supporto nella prassi dell\u2019Agenzia delle Entrate, che nella Circolare n. 8\/E del 30 aprile 2018 ha stabilito la deducibilit\u00e0 delle spese di carburante per le quali il dipendente anticipa il pagamento, ricevendo successivamente il rimborso dall\u2019azienda. Questa interpretazione si applica anche alle spese di trasferta: se il dipendente sostiene le spese con una carta propria e ottiene un rimborso, l\u2019onere rimane deducibile per l\u2019impresa, poich\u00e9 la spesa \u00e8 imputabile all\u2019attivit\u00e0 aziendale.<\/p>\n
L\u2019obbligo di tracciabilit\u00e0 per le spese di trasferta offre diversi benefici. Oltre a migliorare la trasparenza e a ridurre i rischi di accertamento fiscale, questo sistema spinge il dipendente a gestire con maggiore responsabilit\u00e0 le spese aziendali, soprattutto se le sostiene anticipando il proprio denaro. D\u2019altra parte, l\u2019azienda pu\u00f2 esercitare un controllo pi\u00f9 efficiente sulle spese effettuate, garantendo la corretta deducibilit\u00e0 fiscale.<\/p>\n
Il Ddl di Bilancio 2025 stabilisce limiti giornalieri di deducibilit\u00e0 per le spese di vitto e alloggio per le trasferte fuori dal territorio comunale. Gli importi deducibili sono i seguenti:<\/p>\n
Questi limiti mirano a contenere i costi aziendali legati alle trasferte, garantendo al contempo la deducibilit\u00e0 delle spese entro un limite ragionevole. Per le trasferte effettuate all\u2019interno del comune, invece, la deducibilit\u00e0 delle spese di vitto e alloggio \u00e8 limitata al 75% per l\u2019azienda e integralmente imponibile per il dipendente, in base agli articoli 109, comma 5 e 51, comma 1 del TUIR.<\/p>\n
Per evitare le penalizzazioni fiscali, le aziende dovranno adattare le loro procedure interne in conformit\u00e0 con la nuova normativa, garantendo che tutte le spese di trasferta siano correttamente documentate e tracciabili. Inoltre, l\u2019utilizzo di carte aziendali o carte personali dedicate esclusivamente alle trasferte diventa essenziale per semplificare la gestione amministrativa e assicurare il rispetto delle regole fiscali.<\/p>\n
Questi cambiamenti richiederanno anche una revisione delle policy aziendali sui rimborsi e una formazione del personale incaricato alla gestione delle spese di trasferta. L\u2019Agenzia delle Entrate, inoltre, si \u00e8 espressa favorevolmente sull\u2019uso di carte personali per le spese aziendali, a condizione che il dipendente riceva un rimborso da parte dell\u2019azienda.<\/p>\n
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