{"id":23988,"date":"2026-02-08T08:37:50","date_gmt":"2026-02-08T08:37:50","guid":{"rendered":"https:\/\/beneggiassociati.com\/?p=23988"},"modified":"2026-02-09T08:43:06","modified_gmt":"2026-02-09T08:43:06","slug":"tracciabilita-spese-trasferte-e-policy","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/beneggiassociati.com\/en\/tracciabilita-spese-trasferte-e-policy\/","title":{"rendered":"Tracciabilit\u00e0 spese trasferte e policy: cosa cambia dopo la circolare 15\/E\/2025"},"content":{"rendered":"<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\"><\/div>\n<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\">I chiarimenti forniti dall\u2019Agenzia delle Entrate con la circolare 15\/E\/2025 hanno imposto a CFO e responsabili amministrativi di riconsiderare le policy aziendali sulle trasferte. L\u2019intervento chiarisce punti rimasti a lungo controversi ed evidenzia come la disciplina della tracciabilit\u00e0 e dei rimborsi imponga un\u2019armonizzazione dei processi interni, con effetti sia fiscali sia operativi. Le modifiche introdotte negli ultimi due anni, incluse quelle del decreto Irpef attuativo del Dlgs 192\/2024, hanno ridefinito gli obblighi e ampliato le ipotesi in cui le spese possono essere escluse dal reddito di lavoro dipendente. La possibilit\u00e0 di ottenere rimborsi chilometrici anche per trasferte intra-comunali rappresenta una delle novit\u00e0 pi\u00f9 rilevanti.<\/div>\n<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\">L\u2019Agenzia ha ribadito che la coerenza tra modalit\u00e0 di rimborso, strumenti di pagamento utilizzati e obblighi documentali costituisce oggi il fulcro della disciplina. Ci\u00f2 richiede un adeguamento delle procedure interne, perch\u00e9 l\u2019assenza di prova della tracciabilit\u00e0 determina sia imponibilit\u00e0 in capo al dipendente sia indeducibilit\u00e0 del costo per l\u2019impresa. \u00c8 uno scenario che trova riscontro anche nelle pi\u00f9 recenti posizioni della Ragioneria generale dello Stato, che nel 2025 aveva previsto un incremento del gettito derivante dai controlli pi\u00f9 stringenti, stimando per il 2026 un recupero di oltre 433 milioni di euro.<\/div>\n<h2><strong>Vitto e alloggio: deducibilit\u00e0 del costo e detrazione IVA<\/strong><\/h2>\n<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\">Le spese di vitto e alloggio sostenute dal dipendente in trasferta fuori dal territorio comunale rimangono deducibili fino al limite giornaliero di 180,76 euro. Tuttavia, la deducibilit\u00e0 \u00e8 subordinata alla tracciabilit\u00e0 del pagamento quando richiesta dalla normativa. Questo passaggio riflette il progressivo allineamento tra deducibilit\u00e0 dei costi e principi di trasparenza dei flussi finanziari, in linea con quanto gi\u00e0 affermato dalla giurisprudenza amministrativa negli anni recenti. La sentenza della CTR Lombardia n. 404\/2023, ad esempio, ha confermato che la deducibilit\u00e0 \u00e8 subordinata alla disponibilit\u00e0 di documentazione attendibile e alla prova dell\u2019effettivo sostenimento della spesa.<\/div>\n<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\">Sotto il profilo IVA, il regime segue le regole ordinarie. Le prestazioni alberghiere e di ristorazione danno diritto alla detrazione dell\u2019imposta se inerenti e supportate da fattura correttamente intestata all\u2019impresa. Nulla esclude che l\u2019azienda scelga di non richiedere la fattura e, quindi, rinunci alla detrazione IVA per ragioni di praticit\u00e0 gestionale. \u00c8 una valutazione che molte imprese compiono gi\u00e0 da anni, soprattutto nei casi in cui l\u2019operativit\u00e0 quotidiana richiede rapidit\u00e0 nella gestione delle note spese, come indicato in alcune prassi operative citate nella circolare 25\/E\/2010.<\/div>\n<h2><strong>Prova dei pagamenti tracciabili: come gestire strumenti personali e aziendali<\/strong><\/h2>\n<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\">La gestione della prova del pagamento \u00e8 uno degli aspetti pi\u00f9 complessi. Quando il dipendente utilizza strumenti personali, diventa necessario acquisire una documentazione adeguata che dimostri la tracciabilit\u00e0. L\u2019Agenzia ammette diverse forme di prova, incluse ricevute di carte di credito o debito, attestazioni di pagamento, Mav, PagoPA o altre forme riconducibili ai sistemi di pagamento tracciabili autorizzati. L\u2019estratto conto \u00e8 considerato una soluzione residuale, utilizzabile solo quando non sia possibile reperire altra documentazione.<\/div>\n<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\">Il tema della privacy del dipendente rimane centrale. L\u2019Agenzia ha chiarito che l\u2019impresa deve acquisire solo le informazioni essenziali alla liquidazione della trasferta, consentendo l\u2019oscuramento degli elementi non pertinenti. Ci\u00f2 \u00e8 coerente con il quadro normativo che bilancia obblighi fiscali e protezione dei dati personali, in linea con le interpretazioni del Garante per la protezione dei dati personali espresse nel provvedimento del 10 gennaio 2023 sul trattamento dei dati nei sistemi aziendali di nota spese.<\/div>\n<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\">La scelta di utilizzare carte aziendali pu\u00f2 risultare vantaggiosa perch\u00e9 trasferisce sull\u2019impresa l\u2019onere della prova del pagamento, semplifica le verifiche e riduce il rischio di non conformit\u00e0. \u00c8 una soluzione adottata da un numero crescente di imprese, anche per esigenze di controllo interno.<\/div>\n<h2><strong>Rimborsi chilometrici e trasferte intra-comunali<\/strong><\/h2>\n<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\">Una delle modifiche pi\u00f9 significative riguarda i rimborsi chilometrici per l\u2019utilizzo dell\u2019auto privata nelle trasferte effettuate all\u2019interno del comune sede di lavoro. Con il decreto Irpef e la successiva circolare 15\/E\/2025, viene superata l\u2019interpretazione restrittiva che limitava la non concorrenza al reddito ai soli spostamenti extra-comunali. L\u2019esclusione fiscale \u00e8 ora prevista anche per le percorrenze interne, purch\u00e9 documentate secondo i criteri ordinari.<\/div>\n<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\">La normativa richiede che il rimborso sia calcolato sulla base delle tabelle ACI, considerando la percorrenza, la tipologia di veicolo e il relativo costo unitario. La documentazione deve essere conservata in azienda e costituisce elemento essenziale per dimostrare la natura lavorativa dello spostamento. Questo intervento normativo allinea la disciplina italiana alle prassi gi\u00e0 adottate in molti altri Paesi europei, dove il rimborso chilometrico per spostamenti interni \u00e8 gi\u00e0 riconosciuto come strumento di compensazione reale del costo sostenuto.<\/div>\n<h2><strong>Le spese di parcheggio e la questione dell\u2019identificazione del veicolo<\/strong><\/h2>\n<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\">La circolare interviene anche sul trattamento fiscale delle spese di parcheggio. In passato, queste rientravano tra le \u201caltre spese\u201d e, nei sistemi misto e forfettario, potevano essere soggette a tassazione totale o contribuire al plafond giornaliero. Il nuovo orientamento riconosce la natura accessoria delle spese di sosta rispetto al viaggio e al trasporto, estendendo l\u2019esclusione da tassazione se documentate.<\/div>\n<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\">Il punto critico riguarda la richiesta dell\u2019Agenzia di identificare in modo univoco il veicolo nella documentazione. Una parte degli operatori considera questa interpretazione eccessivamente rigorosa, in quanto la documentazione dei parcheggi non riporta sempre la targa. La coerenza sistematica con la disciplina del vitto e alloggio, per le quali lo scontrino fiscale \u00e8 sufficiente, suggerirebbe un\u2019applicazione pi\u00f9 proporzionata. Diversi commentatori richiamano anche l\u2019orientamento giurisprudenziale secondo cui la prova del collegamento tra spesa e attivit\u00e0 lavorativa deve essere valutata in modo sostanziale e non meramente formale, come affermato nella sentenza Cassazione 29843\/2022.<\/div>\n<h2><strong>Tracciabilit\u00e0 e gestione documentale nei tre sistemi di rimborso<\/strong><\/h2>\n<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\">La circolare chiarisce come la tracciabilit\u00e0 interagisca con i diversi sistemi di rimborso previsti per le trasferte extra-comunali, ovvero analitico, misto e forfettario. Nei sistemi analitici, la tracciabilit\u00e0 \u00e8 richiesta per vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi o NCC. Per le altre spese accessorie \u00e8 sufficiente l\u2019attestazione del dipendente. Nel regime forfettario, la tracciabilit\u00e0 riguarda solo alcune categorie di spese, mentre per le altre rimane l\u2019obbligo documentale tradizionale. Il quadro complessivo richiede alle imprese di adottare procedure interne capaci di distinguere con precisione tra i sistemi, evitando applicazioni non corrette che potrebbero generare contestazioni.<\/div>\n<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\">Un punto che ha sollevato attenzione riguarda la doppia penalizzazione in caso di mancata tracciabilit\u00e0: da un lato i rimborsi diventano imponibili per il dipendente, dall\u2019altro la spesa non \u00e8 deducibile per l\u2019impresa. L\u2019introduzione di questo principio dal 2025 rappresenta una delle novit\u00e0 pi\u00f9 incisive della riforma.<\/div>\n<h2><strong>Rivedere i processi interni per evitare rischi fiscali<\/strong><\/h2>\n<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\">Per gestire in modo corretto la tracciabilit\u00e0 delle spese di trasferta, \u00e8 opportuno verificare la coerenza tra policy interne, strumenti di pagamento utilizzati, modalit\u00e0 di rimborso e flussi documentali. Un controllo preventivo consente di ridurre i rischi fiscali, migliorare la gestione delle note spese e adeguare le procedure ai chiarimenti della circolare 15\/E\/2025. \u00c8 possibile anche analizzare l\u2019impatto delle nuove regole sulle trasferte intra-comunali e programmare eventuali aggiornamenti dei processi.<\/div>\n<div>\n<h3 data-start=\"140\" data-end=\"219\">Tracciabilit\u00e0 delle spese di trasferta e non imponibilit\u00e0 per il dipendente<\/h3>\n<div class=\"TyagGW_tableContainer\">\n<div class=\"group TyagGW_tableWrapper flex flex-col-reverse w-fit\" tabindex=\"-1\">\n<table class=\"w-fit min-w-(--thread-content-width)\" data-start=\"221\" data-end=\"864\">\n<thead data-start=\"221\" data-end=\"415\">\n<tr data-start=\"221\" data-end=\"415\">\n<th class=\"\" data-start=\"221\" data-end=\"246\" data-col-size=\"md\"><strong data-start=\"223\" data-end=\"245\">Tipologia di spesa<\/strong><\/th>\n<th class=\"\" data-start=\"246\" data-end=\"297\" data-col-size=\"sm\"><strong data-start=\"248\" data-end=\"278\">Tracciabilit\u00e0 obbligatoria<\/strong><br \/>\n(Condizione 1)<\/th>\n<th class=\"\" data-start=\"297\" data-end=\"349\" data-col-size=\"md\"><strong data-start=\"299\" data-end=\"330\">Documentazione obbligatoria<\/strong><br \/>\n(Condizione 2)<\/th>\n<th class=\"\" data-start=\"349\" data-end=\"415\" data-col-size=\"md\"><strong data-start=\"351\" data-end=\"387\">Non imponibile per il dipendente<\/strong><br \/>\n(se soddisfatte 1 e 2)<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody data-start=\"434\" data-end=\"864\">\n<tr data-start=\"434\" data-end=\"469\">\n<td data-start=\"434\" data-end=\"453\" data-col-size=\"md\">Vitto e alloggio<\/td>\n<td data-col-size=\"sm\" data-start=\"453\" data-end=\"458\">S\u00ec<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"458\" data-end=\"463\">S\u00ec<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"463\" data-end=\"469\">S\u00ec<\/td>\n<\/tr>\n<tr data-start=\"470\" data-end=\"509\">\n<td data-start=\"470\" data-end=\"493\" data-col-size=\"md\">Imposta di soggiorno<\/td>\n<td data-col-size=\"sm\" data-start=\"493\" data-end=\"498\">S\u00ec<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"498\" data-end=\"503\">S\u00ec<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"503\" data-end=\"509\">S\u00ec<\/td>\n<\/tr>\n<tr data-start=\"510\" data-end=\"539\">\n<td data-start=\"510\" data-end=\"523\" data-col-size=\"md\">Taxi e NCC<\/td>\n<td data-col-size=\"sm\" data-start=\"523\" data-end=\"528\">S\u00ec<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"528\" data-end=\"533\">S\u00ec<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"533\" data-end=\"539\">S\u00ec<\/td>\n<\/tr>\n<tr data-start=\"540\" data-end=\"567\">\n<td data-start=\"540\" data-end=\"551\" data-col-size=\"md\">Pedaggio<\/td>\n<td data-col-size=\"sm\" data-start=\"551\" data-end=\"556\">No<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"556\" data-end=\"561\">S\u00ec<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"561\" data-end=\"567\">S\u00ec<\/td>\n<\/tr>\n<tr data-start=\"568\" data-end=\"605\">\n<td data-start=\"568\" data-end=\"585\" data-col-size=\"md\">Parcheggio (*)<\/td>\n<td data-col-size=\"sm\" data-start=\"585\" data-end=\"590\">No<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"590\" data-end=\"599\">S\u00ec (*)<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"599\" data-end=\"605\">S\u00ec<\/td>\n<\/tr>\n<tr data-start=\"606\" data-end=\"718\">\n<td data-start=\"606\" data-end=\"650\" data-col-size=\"md\">Altre spese (mance, telefono, lavanderia)<\/td>\n<td data-col-size=\"sm\" data-start=\"650\" data-end=\"655\">No<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"655\" data-end=\"684\">\u00c8 sufficiente attestazione<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"684\" data-end=\"718\">Fino a \u20ac 15,49\/giorno (Italia)<\/td>\n<\/tr>\n<tr data-start=\"719\" data-end=\"791\">\n<td data-start=\"719\" data-end=\"775\" data-col-size=\"md\">Trasporto pubblico di linea (treni, aerei, bus, navi)<\/td>\n<td data-col-size=\"sm\" data-start=\"775\" data-end=\"780\">No<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"780\" data-end=\"785\">S\u00ec<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"785\" data-end=\"791\">S\u00ec<\/td>\n<\/tr>\n<tr data-start=\"792\" data-end=\"864\">\n<td data-start=\"792\" data-end=\"843\" data-col-size=\"md\">Rimborso chilometrico (auto del dipendente) (**)<\/td>\n<td data-col-size=\"sm\" data-start=\"843\" data-end=\"848\">No<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"848\" data-end=\"858\">S\u00ec (**)<\/td>\n<td data-col-size=\"md\" data-start=\"858\" data-end=\"864\">S\u00ec<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<\/div>\n<p data-start=\"866\" data-end=\"874\"><strong data-start=\"866\" data-end=\"874\">Note<\/strong><\/p>\n<ul data-start=\"875\" data-end=\"1057\">\n<li data-start=\"875\" data-end=\"946\">\n<p data-start=\"877\" data-end=\"946\">(*) \u00c8 richiesta l\u2019indicazione univoca del veicolo, ove disponibile.<\/p>\n<\/li>\n<li data-start=\"947\" data-end=\"1057\">\n<p data-start=\"949\" data-end=\"1057\">(**) Il rimborso \u00e8 calcolato sulla base della percorrenza e del tipo di veicolo, secondo le <strong data-start=\"1041\" data-end=\"1056\">tabelle ACI<\/strong>.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<h2><\/h2>\n<div class=\"paragraph-in-scc-markdown-text ___1ngh792 ftgm304 f1iaxwol\">La disciplina della tracciabilit\u00e0 delle spese di trasferta e delle relative policy aziendali \u00e8 entrata in una fase di maggiore definizione, ma richiede un approccio strutturato e aggiornato. Le novit\u00e0 introdotte negli ultimi anni, la circolare 15\/E\/2025 e i riferimenti normativi connessi impongono alle imprese un adeguamento delle procedure interne, soprattutto nelle aree della documentazione, dei rimborsi chilometrici e della deducibilit\u00e0 dei costi. La crescente attenzione ai controlli, anche alla luce delle indicazioni della Ragioneria generale, rende necessario un presidio continuo dell\u2019area trasferte per garantire conformit\u00e0 e coerenza con la normativa vigente.<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Tracciabilit\u00e0 spese trasferte e policy aziendali: effetti della circolare 15\/E\/2025 su rimborsi, IVA e gestione documentale.<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":409,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"content-type":"","footnotes":""},"categories":[1],"tags":[3054,3429,3428,3427,3426,826,3425,2352],"class_list":["post-23988","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-lavoro","tag-circolare-15-e-2025","tag-disciplina-trasferte","tag-iva-vitto-alloggio","tag-note-spese","tag-policy-trasferte","tag-rimborsi-chilometrici","tag-tracciabilita-spese-trasferte","tag-trasferte-dipendenti"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.6 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Tracciabilit\u00e0 spese trasferte e policy: cosa cambia dopo la circolare 15\/E\/2025 - Beneggi &amp; 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