Il trattamento fiscale delle spese riaddebitate dai professionisti ai loro committenti è stato oggetto di chiarimenti con l’introduzione della Legge di Bilancio 2025. Il nodo centrale riguarda l’obbligo di pagamento tracciabile ai fini della deduzione fiscale, che assume un ruolo diverso a seconda del soggetto coinvolto: il professionista o l’impresa committente.
Quando un professionista sostiene delle spese per conto del proprio cliente e le riaddebita in fattura, non deve necessariamente dimostrare che il pagamento originario sia stato effettuato con strumenti tracciabili. Tuttavia, per garantire la deducibilità in capo all’impresa committente, è sufficiente che il pagamento della fattura emessa dal professionista avvenga con mezzi tracciabili.
Questa impostazione ha conseguenze rilevanti sulla gestione contabile e fiscale di queste spese. Il professionista, ai fini della determinazione del proprio reddito, non deve includere le somme percepite come rimborso di spese, a condizione che queste siano analiticamente documentate nella fattura emessa al committente. Inoltre, se le spese in questione riguardano vitto, alloggio, trasporti o altre voci previste dall’articolo 1, comma 81, lettera b, della legge 207/24, la deduzione è ammessa solo se il pagamento è stato tracciabile. Tuttavia, questa condizione si applica esclusivamente al professionista, non all’impresa committente.
Se il professionista sostiene una spesa in contanti e la riaddebita in fattura, la deducibilità per il committente non è compromessa, a condizione che quest’ultimo effettui il pagamento della fattura con strumenti tracciabili. Questo significa che il committente non è tenuto a verificare come il professionista abbia pagato la spesa, ma deve semplicemente garantire che il pagamento della fattura avvenga in modo conforme alle normative sulla tracciabilità.
Il principio di tracciabilità del pagamento si applica, dunque, principalmente al professionista per garantirsi la deducibilità nel caso in cui la spesa rimanga a suo carico, ad esempio in caso di insolvenza del committente. D’altra parte, il committente può sempre dedurre il costo, indipendentemente dal metodo di pagamento utilizzato dal professionista, purché paghi la fattura con bonifico, carta di credito o altro strumento tracciabile.
Dal punto di vista pratico, la normativa introduce un concetto chiave: non è necessario che il professionista indichi nella fattura la modalità con cui ha pagato le spese riaddebitate. In fase di controllo fiscale, il committente non ha obblighi di conservazione della documentazione relativa al pagamento originario effettuato dal professionista. Questa semplificazione riduce il carico burocratico per l’impresa, che può limitarsi a dimostrare di aver pagato la fattura con strumenti tracciabili.
Un altro aspetto di rilievo riguarda la possibilità di evitare l’emissione della fattura per il rimborso di queste spese. Secondo un’interpretazione della norma contenuta nell’articolo 95, comma 3-bis, del TUIR, il riaddebito potrebbe essere considerato un mero rimborso, senza necessità di fatturazione. Tuttavia, per garantire la deducibilità del costo al committente e assicurare la corretta applicazione dell’IVA, la soluzione più sicura rimane sempre l’emissione della fattura.
Dal punto di vista operativo, quindi, il professionista deve semplicemente garantire di effettuare i propri pagamenti in modalità tracciabile se intende dedurre le spese in caso di mancato riaddebito. Il committente, invece, deve limitarsi a pagare la fattura con strumenti tracciabili per poter dedurre il costo senza doversi preoccupare della modalità di pagamento originaria del professionista.
Questo meccanismo consente di superare il rischio che la deducibilità venga compromessa per l’impresa a causa di una scelta del professionista sul metodo di pagamento. Il legislatore ha voluto evitare una complicazione amministrativa eccessiva, chiarendo che ciò che conta per la deduzione in capo all’impresa è il pagamento della fattura in modo tracciabile e non il modo in cui il professionista ha sostenuto le spese riaddebitate.
L’interpretazione delle norme ha dunque portato a una distinzione chiara tra le regole applicabili al professionista e quelle applicabili all’impresa committente. Da un lato, il professionista è tenuto a rispettare l’obbligo di tracciabilità per le spese sostenute, nel caso in cui non riesca a riaddebitare i costi. Dall’altro, l’impresa deve solo assicurarsi di pagare la fattura in modo tracciabile, senza preoccuparsi della tracciabilità del pagamento originario.
