Dal 13 febbraio 2026 entra a regime l’obbligo generalizzato di utilizzo del formulario digitale rifiuti, denominato xFir (extended FIR). L’adempimento riguarda la quasi totalità dei trasporti, con esclusione dei soggetti non tenuti all’iscrizione nel Registro elettronico nazionale per la tracciabilità dei rifiuti (Rentri). Restano fuori dall’obbligo, come chiarito dal MASE, i piccoli imprenditori agricoli, gli esercenti attività di ristorazione, i parrucchieri e i soggetti che operano nell’ambito dei consorzi EPR finché non iscritti.

Il nuovo assetto nasce dall’attuazione del Dm 59/2023 e dal decreto direttoriale 25 del 5 febbraio 2026, pubblicato sul portale Rentri. Il sistema sostituisce il formulario cartaceo, ma non lo elimina del tutto: la carta conserva un ruolo fondamentale nelle ipotesi di indisponibilità dei servizi.

L’adozione dell’xFir introduce standard digitali uniformi e risponde all’esigenza europea di tracciabilità ambientale rafforzata, già richiamata dalla giurisprudenza TAR Lombardia 2024 e dal Consiglio di Stato nelle sentenze relative alla gestione telematica dei registri ambientali. Il passaggio al digitale, tuttavia, richiede procedure chiare nelle situazioni di blocco del sistema, ed è qui che interviene il nuovo decreto.

Nonostante l’obbligo, i trasportatori devono dotarsi di formulari cartacei vidimati nel nuovo formato introdotto dal Dm 59/2023. Il motivo è semplice: il legislatore ha riconosciuto che l’infrastruttura digitale può presentare malfunzionamenti, e la continuità delle movimentazioni dei rifiuti non può essere interrotta. Il decreto direttoriale n. 25/2026 definisce un vero e proprio “piano di continuità operativa” in caso di:

Le due situazioni comportano procedure diverse che devono essere attentamente rispettate. Per gli operatori del settore ambientale, questo significa adottare prassi aziendali aggiornate e condivise con il personale coinvolto.

Per le aziende che operano con continuità nel ciclo dei rifiuti, è consigliabile predisporre una procedura interna, anche in ottica di modello organizzativo 231/2001. Se ti serve supporto per redigere o aggiornare questo tipo di documentazione, posso aiutarti a predisporre testi pronti da inserire nei tuoi strumenti aziendali.

Quando Rentri non è operativo per cause non riconducibili a manutenzione programmata, si applicano le indicazioni dell’Allegato 1 del decreto. L’evento di indisponibilità deve essere certificato tramite pubblicazione dell’avviso nella sezione dedicata del portale Rentri, oppure sul sito dell’Albo nazionale gestori ambientali quando Rentri stesso non è raggiungibile.

Da quel momento si attiva la procedura straordinaria che resta valida fino al termine del primo giorno lavorativo successivo alla comunicazione di chiusura dell’evento da parte della Direzione generale Economia circolare e Biodiversità del MASE. È una norma che tutela gli operatori e consente continuità, poiché evita violazioni formalistiche nei movimenti iniziati durante l’indisponibilità.

La giurisprudenza ha più volte riconosciuto la necessità di criteri di certezza giuridica nelle fasi di transizione digitale. Il TAR Lazio 2023 ha affermato che l’imputazione di responsabilità amministrative non può prescindere dalla dimostrazione della reale possibilità tecnica di adempiere. L’inserimento della finestra temporale di tolleranza va esattamente in questa direzione.

La seconda situazione disciplinata dal decreto riguarda l’assenza di connessione Internet o l’impossibilità di autenticarsi con SPID, CIE o CNS. In questo caso si segue la procedura dell’Allegato 2 che coinvolge l’intero ciclo di vita del formulario: emissione, trasporto, integrazione e ricezione al destino.

L’emissione deve avvenire tramite formulario cartaceo vidimato, compilato manualmente nel nuovo formato. Durante il trasporto deve essere presente una copia cartacea dell’xFir, stampata e firmata in modalità autografa. Al momento della ricezione, il destinatario deve comunicare al produttore il cambio di formato, avviso che non deve transitare attraverso i servizi Rentri.

È importante ricordare che i dati del formulario non devono essere trasmessi al sistema durante l’indisponibilità, per evitare duplicazioni o errori di registrazione. La Cassazione penale, sez. III, in più sentenze tra il 2021 e il 2023, ha chiarito che la correttezza formale nella compilazione del formulario è essenziale per escludere contestazioni sulla tracciabilità; per questo la fase cartacea deve essere gestita con estrema precisione.

Una delle novità operative più rilevanti è l’obbligo di compilare la dichiarazione di indisponibilità temporanea della connettività Internet, prevista in appendice all’Allegato 2. Tale dichiarazione deve essere trasmessa via PEC all’indirizzo dit.rentri@pec.it entro il primo giorno lavorativo successivo al ripristino della connessione. L’operatore deve conservare copia della dichiarazione per eventuali verifiche presso l’unità locale.

L’assenza di tale comunicazione potrebbe comportare contestazioni sanzionatorie, poiché verrebbe meno la giustificazione del ricorso al formulario cartaceo. Il principio è lo stesso richiamato nella prassi del Sistema nazionale per la protezione dell’ambiente (SNPA) in tema di incidenti o anomalie operative: l’onere della prova della forza maggiore resta in capo al produttore.

L’avvio del sistema digitale non può essere improvvisato. Le imprese che operano nel settore dei rifiuti devono aggiornare immediatamente le procedure interne, formare gli addetti e predisporre scorte adeguate di formulari cartacei.