Nel trattamento fiscale delle spese di vitto sostenute durante trasferte fuori dal Comune da parte di dipendenti e amministratori, due temi risultano centrali: la deducibilità del costo e la detraibilità dell’Iva. In entrambi i casi, la normativa richiede attenzione alla documentazione e alla tracciabilità dei fruitori per non incorrere in contestazioni.
Quando è detraibile l’Iva sui pasti in trasferta?
La disciplina fiscale distingue nettamente le spese sostenute per trasferte al di fuori del Comune rispetto a quelle locali. Secondo quanto chiarito dalla circolare 6/E/2009, l’articolo 95, comma 3, del Tuir consente la piena deducibilità del costo e la detrazione totale dell’Iva per le spese di vitto e alloggio sostenute durante trasferte fuori dal territorio comunale, riferite a:
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dipendenti,
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collaboratori coordinati e continuativi,
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amministratori.
In queste ipotesi non si applica la limitazione della deducibilità al 75% prevista per le spese di somministrazione alimenti e bevande di cui all’articolo 109, comma 5 del Tuir.
Il requisito chiave: la tracciabilità dei fruitori
Per poter esercitare il diritto alla detrazione dell’Iva è obbligatorio che nella documentazione fiscale sia chiara l’identificazione dei soggetti che hanno effettivamente fruito del pasto. Questa condizione, già ribadita dalla circolare 6/E/2009, oggi assume valore decisivo anche ai fini di un corretto trattamento in sede di controllo o verifica.
Il dato dei fruitori può essere documentato in uno dei seguenti modi:
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Inserimento diretto in fattura: chiedere al ristoratore, prima dell’emissione, di includere i nominativi (ad esempio nel campo descrizione o causale della fattura elettronica).
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Nota elettronica allegata alla fattura: documento che riporta tutti i dati della fattura e i nominativi dei fruitori, collegato alla fattura elettronica e conservato in modalità digitale.
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Documento cartaceo conservato: con indicazione di nome e cognome dei fruitori, data, riferimento alla trasferta e motivazione del pasto.
Due esempi concreti
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Trasferta commerciale, Bologna: un’agenzia di servizi di Treviso invia due dipendenti per un incontro con un cliente. Il ristorante emette fattura intestata alla società, senza indicare i fruitori. L’amministrazione predispone una nota cartacea firmata, con nomi, data, luogo e oggetto della trasferta. Risultato: Iva detraibile al 100%.
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Cena aziendale in sede: pasto organizzato in un ristorante locale, nella città dove ha sede l’impresa. Anche con tracciabilità completa, non si può godere della piena deducibilità: si applica la limitazione al 75% del costo e l’Iva non è integralmente detraibile, salvo eccezioni previste per eventi promozionali o con finalità di rappresentanza debitamente documentate.
Le implicazioni operative
L’Iva sui pasti in trasferta è interamente detraibile solo se:
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la trasferta è fuori Comune,
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i soggetti sono tracciabili e identificabili,
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è conservata idonea documentazione.
In caso contrario, la detrazione dell’Iva può essere negata, e l’azienda può incorrere in sanzioni in sede di accertamento.
Beneggi e Associati supporta le imprese nella predisposizione di modelli documentali validi, nella verifica del rispetto dei requisiti normativi e nella gestione degli obblighi di conservazione elettronica, per garantire piena conformità e ottimizzazione fiscale.
