Dal 1° gennaio 2026, gli esercenti saranno obbligati a integrare registratori telematici e strumenti di pagamento elettronico, incluse app e soluzioni software. Il collegamento logico tra casse e POS renderà i dati dei pagamenti parte integrante dei corrispettivi telematici. La mancata integrazione comporterà sanzioni pecuniarie e sospensione delle autorizzazioni.

Il provvedimento direttoriale n. 424470 dell’Agenzia delle Entrate del 31 ottobre 2025 definisce le modalità operative del collegamento tra registratori telematici e strumenti di pagamento elettronico. Si tratta di un collegamento di tipo logico e non fisico, che assocerà i numeri di matricola dei POS o delle app ai registratori telematici attraverso un servizio online nell’area riservata “Fatture e corrispettivi”. L’obiettivo è garantire la piena integrazione dei processi di certificazione fiscale e pagamento elettronico già dal prossimo 1° gennaio, senza necessità di proroghe e senza interventi tecnici sui dispositivi.

La misura attua le disposizioni dell’articolo 1, commi da 74 a 77, della legge n. 207/2024 (Legge di Bilancio 2025), che ha riscritto il comma 3 dell’articolo 2 del D.Lgs. 127/2015. La normativa richiede che lo strumento con cui si accetta moneta elettronica sia collegato al registratore telematico, in modo che i corrispettivi e i dati dei pagamenti siano registrati in modo puntuale e trasmessi aggregati. Sono inclusi tutti i mezzi elettronici, non solo POS fisici ma anche app o software di pagamento.

Dal mese di marzo 2026, esercenti e intermediari dovranno associare ciascun numero di matricola dei dispositivi di pagamento elettronico con quello dei registratori telematici attivi nel punto vendita. La piattaforma mostrerà automaticamente gli strumenti comunicati dai prestatori di servizi di pagamento (PSP), facilitando l’abbinamento.

Già oggi, nei corrispettivi telematici, deve essere indicata la tipologia di pagamento ricevuta. Tuttavia, fino al 31 dicembre 2025, questa informazione ha valore prevalentemente statistico. Dal 1° gennaio 2026 diventerà obbligatoria e sarà soggetta a controlli. La mancata memorizzazione o trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici comporterà sanzioni di 100 euro per ciascuna trasmissione, senza cumulo giuridico, anche se il tributo è correttamente liquidato.

Il mancato collegamento dello strumento di pagamento comporterà inoltre sanzioni da 1.000 a 4.000 euro, con possibili conseguenze accessorie come la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività. Sarà quindi indispensabile indicare correttamente la modalità di pagamento in cassa. Le Entrate monitoreranno i dati dei pagamenti elettronici e li incroceranno con i corrispettivi trasmessi, con cadenza mensile, rilevando eventuali discrepanze a livello giornaliero attraverso i PSP.

L’impatto per gli esercenti è significativo: la misura riduce tempi e costi di implementazione rispetto a un collegamento fisico, ma richiede attenzione nella gestione operativa quotidiana. Digitare correttamente la modalità di pagamento in ogni transazione diventa una prassi strategica per evitare sanzioni e garantire la compliance fiscale. Lo studio Beneggi e Associati consiglia agli operatori di verificare la corretta associazione dei dispositivi, di formare il personale e di implementare procedure interne di controllo, anticipando l’entrata in vigore della normativa per operare con sicurezza e minimizzare rischi amministrativi.