A partire dal 1° gennaio 2025, i lavoratori autonomi devono fare riferimento a un nuovo quadro normativo per il trattamento fiscale dei rimborsi spese. Il Decreto Legislativo n. 192 del 13 dicembre 2024 ha modificato in modo significativo l’articolo 54 del TUIR, introducendo l’articolo 54-ter, che disciplina in modo dettagliato il regime fiscale dei rimborsi analitici. Si tratta di una riforma rilevante, che punta a semplificare e uniformare le regole sui costi sostenuti nell’ambito dell’attività professionale e ad aumentare la trasparenza tra professionisti e committenti.
Le spese che non concorrono al reddito
Il principio cardine della nuova normativa è che le somme percepite a titolo di rimborso non concorrono a formare il reddito imponibile, se – e solo se – risultano:
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direttamente connesse all’incarico ricevuto,
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analiticamente documentate,
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indicate in modo specifico nella fattura al cliente.
In pratica, si tratta di spese “tracciabili” e chiaramente riferibili alla prestazione svolta. Le voci più comuni che possono essere escluse dal reddito includono:
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spese di viaggio, trasferta, vitto e alloggio collegate all’incarico;
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acquisto di materiali e strumenti indispensabili per l’attività richiesta;
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costi amministrativi e di segreteria, solo se direttamente collegati all’adempimento;
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strumenti digitali e software, a condizione che siano utilizzati esclusivamente per la prestazione specifica.
Il caso del software gestionale: quando può essere rimborsato
Tra i quesiti più frequenti, vi è quello legato all’acquisto di software per la gestione delle pratiche dei clienti. Questa spesa può essere oggetto di rimborso analitico ed esclusa dal reddito?
La risposta dipende da due elementi:
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l’utilizzo specifico del software per un determinato incarico,
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la possibilità di documentare il nesso tra l’acquisto e l’attività svolta per il committente.
In concreto, se il software è acquistato esclusivamente per gestire una determinata pratica o progetto commissionato da un cliente, il suo costo può essere addebitato analiticamente e rimborsato senza concorrere al reddito del professionista.
Diverso è il caso in cui il software sia usato in modo trasversale per l’attività ordinaria: in tal caso il riaddebito integrale al cliente potrebbe risultare fiscalmente non neutro. Una possibile soluzione è quella di suddividere il costo tra più clienti in maniera proporzionale, giustificando l’attribuzione sulla base di criteri oggettivi, come il numero di pratiche o le ore lavorate.
Condizioni per l’esclusione dal reddito
Affinché il riaddebito del software sia fiscalmente irrilevante per il professionista, è necessario che:
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il costo venga addebitato in modo analitico, specificando l’importo esatto relativo al cliente;
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la documentazione sia dettagliata e conservata, dimostrando la necessità dello strumento per l’esecuzione dell’incarico.
In mancanza di tali requisiti, il costo sarà considerato un onere generale dell’attività professionale e concorrerà al reddito.
Quando il software non è indispensabile
Se l’adempimento professionale può essere svolto anche senza l’ausilio del software, diventa difficile giustificare il suo riaddebito al cliente come spesa sostenuta nel suo interesse diretto. In questo caso, l’Agenzia delle Entrate potrebbe considerare la spesa come parte del compenso e, quindi, assoggettarla a tassazione.
Una riforma attesa: opportunità e rischi
L’introduzione dell’articolo 54-ter rappresenta una semplificazione importante per i professionisti. Consente di evitare imposizioni fiscali su somme che costituiscono semplici rimborsi spese e non vere componenti di reddito. Tuttavia, la possibilità di beneficiare del regime di esclusione richiede attenzione documentale, chiarezza contrattuale con il cliente e una gestione trasparente delle fatture.
È consigliabile:
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indicare sempre in fattura le spese rimborsate, distinguendole dal compenso;
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conservare la documentazione giustificativa delle spese;
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stipulare accordi scritti con i clienti nei quali si autorizza l’acquisto di strumenti e software, specificando finalità e modalità di riaddebito.
Conclusioni operative
Con la riforma introdotta dal D.Lgs. 192/2024, i lavoratori autonomi hanno ora a disposizione uno strumento normativo chiaro per distinguere il compenso dalle spese effettivamente sostenute nell’interesse del cliente. Questo consente una più corretta determinazione del reddito e riduce i margini di incertezza fiscale. Tuttavia, per evitare contestazioni, è fondamentale applicare il principio di trasparenza e mantenere un adeguato presidio documentale. Lo Studio Beneggi e Associati è a disposizione per affiancare i professionisti nella corretta applicazione delle nuove regole e nella definizione di modelli di fatturazione conformi alla normativa vigente.
