La disciplina dei rimborsi e delle spese nel reddito di lavoro autonomo si evolve con un riordino normativo che introduce chiarezza, ma impone nuove attenzioni agli operatori. Con il Dl 84/2025, in vigore dal 18 giugno 2025, il legislatore ha rivisto le regole su tracciabilità dei pagamenti, deducibilità delle spese e trattamento dei rimborsi, armonizzandole con il nuovo assetto del reddito di lavoro autonomo delineato dal Dlgs 192/2024.
Le novità rispondono a un duplice obiettivo:
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Limitare l’obbligo di tracciabilità ai soli costi sostenuti nel territorio italiano;
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Condizionare la deducibilità di alcune spese al rispetto della tracciabilità, distinguendo tra rimborsi analitici e altre spese operative.
Tracciabilità dei rimborsi: solo per spese sostenute in Italia
A partire dal periodo d’imposta 2025, si applica la nuova disposizione introdotta nell’articolo 54 del Tuir (comma 2-bis):
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Le somme percepite dal lavoratore autonomo a titolo di rimborso spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con autoservizi pubblici non di linea, sostenute in Italia e analiticamente addebitate al committente, non concorrono alla formazione del reddito solo se pagate con strumenti tracciabili (carte, bonifici, ecc.);
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Per le stesse spese sostenute all’estero, la tracciabilità non è richiesta.
Esempio pratico 1: trasferta nazionale e rimborso
Un avvocato sostiene spese di alloggio e trasporto per un incarico svolto a Roma. Se i pagamenti avvengono con strumenti tracciabili, il rimborso analitico ricevuto dal committente è fiscalmente irrilevante; in caso contrario, concorre al reddito imponibile.
Deduzione delle spese: le condizioni operative
Il Dl 84/2025 interviene anche sugli articoli 54-ter e 54-septies del Tuir, stabilendo che:
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La deduzione delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, non rimborsate dal committente, è ammessa solo se i pagamenti sono tracciabili e se le spese sono state sostenute in Italia;
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Le spese sostenute all’estero restano deducibili, indipendentemente dal mezzo di pagamento;
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Le spese di rappresentanza sono deducibili entro l’1% dei compensi percepiti, solo se pagate con strumenti tracciabili;
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La tracciabilità si estende alle spese sostenute per conto di dipendenti o altri lavoratori autonomi coinvolti nell’esecuzione dell’incarico.
Esempio pratico 2: deduzione di spese non rimborsate
Un professionista sostiene, nel 2025, spese di trasporto con taxi in Italia per un incarico. Se il committente non le rimborsa e i pagamenti sono tracciabili, può dedurle dal reddito. Se il pagamento è avvenuto in contanti, la deduzione è preclusa.
Rimodulazione dei rimborsi non riscossi
Il riordino conferma che le spese analiticamente addebitate e non rimborsate dal committente:
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Sono deducibili se il committente è assoggettato a procedure di crisi o esecutive infruttuose;
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Sono deducibili se, entro un anno dalla fatturazione, non sono state rimborsate per un importo massimo di 2.500 euro, condizione subordinata ora alla tracciabilità dei pagamenti per spese sostenute in Italia.
Coordinamento con l’Irap e abrogazione della vecchia disciplina
Le novità si estendono anche ai fini Irap, mentre viene esplicitamente abrogato l’articolo 1, comma 81, lettera b) della legge di Bilancio 2025, che aveva introdotto regole analoghe ora superate.
Decorrenza e regime transitorio
Le nuove norme prevedono due diverse tempistiche di applicazione:
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Dal 18 giugno 2025, obbligo di tracciabilità per la deduzione delle spese di rappresentanza e altre spese operative, più restrittivo rispetto al passato;
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Dal periodo d’imposta 2025, limitazione dell’obbligo di tracciabilità alle sole spese sostenute in Italia, misura più favorevole per i contribuenti.
Perché serve una gestione rigorosa e consulenza specializzata
La nuova disciplina richiede:
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Monitoraggio attento dei metodi di pagamento per spese e rimborsi;
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Distinzione tra spese sostenute in Italia e all’estero;
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Adeguamento dei processi amministrativi e contabili per garantire la tracciabilità;
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Valutazione degli effetti fiscali sui rimborsi e sulle deduzioni.
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