La Circolare 15/E del 22 dicembre 2025 dell’Agenzia delle Entrate aggiorna le regole fiscali sul rimborso delle spese di trasferta, con precisi chiarimenti su pedaggi, parcheggi, trasporti e pagamento tracciabile. Per imprenditori, amministratori e responsabili amministrativi, comprendere queste regole non è solo un obbligo di compliance, ma un elemento strategico per ottimizzare costi e politiche di rimborso.

Il documento prende atto delle novità legislative introdotte da Dlgs 192/2024, legge di bilancio 2025 e Dl 84/2025, con l’obiettivo di coniugare trasparenza fiscale e semplificazione operativa. In sintesi: alcune componenti di spesa possono essere esenti dal reddito del lavoratore anche se pagate in contanti, purché documentate in modo certo; altre richiedono invece pagamento tracciabile per beneficiare delle esenzioni fiscali.

Per le imprese questo implica una revisione delle policy interne sulle trasferte, con un focus sulle procedure di documentazione e sulle modalità di pagamento da richiedere ai collaboratori.

Esenzione del rimborso chilometrico anche per trasferte nel comune

Un primo punto di rilievo riguarda la trasferta nel medesimo Comune della sede di lavoro. La circolare conferma che il rimborso chilometrico riconosciuto al lavoratore per l’utilizzo del proprio mezzo non concorre al reddito se:

• è calcolato sulla base dei chilometri effettivamente percorsi;
• considera la tipologia del veicolo;
• è determinato secondo i costi chilometrici delle tabelle ACI;
• è adeguatamente documentato.

Questa interpretazione supera la precedente rigida distinzione tra spese documentate da vettore e altre tipologie, semplificando l’applicazione quotidiana.

Esempio pratico 1:
Un tecnico di una società con sede a Brescia deve raggiungere un cliente per un sopralluogo e torna in sede lo stesso giorno. L’ufficio amministrativo calcola il rimborso chilometrico applicando le tabelle ACI alla distanza reale. Poiché la percorrenza è comprovata (rilevazioni GPS aziendali e foglio trasferta), il rimborso non concorre al reddito del dipendente anche se la trasferta è nel Comune.

Pedaggi e parcheggi: esenzione anche con pagamento in contanti

La circolare chiarisce che pedaggi autostradali e parcheggi sostenuti in occasione di trasferte vanno considerati spese di viaggio e rientrano tra quelle esenti, se debitamente documentati in modo da identificare veicolo, luogo e natura della spesa. Importante: l’esenzione si applica anche se il pagamento è in contanti, perché la tracciabilità è richiesta solo per specifiche categorie, non per tutte le spese di viaggio.

Esempio pratico 2:
Un agente di commercio percorre l’autostrada da Pavia a Parma per visite cliente. I pedaggi autostradali sono documentati con ricevute che riportano tratte e importi. Al rientro, consegna anche gli scontrini del parcheggio presso il centro cliente. Queste spese, anche se pagate in contanti, non concorrono alla formazione del reddito se la documentazione identifica chiaramente il veicolo e la trasferta.

Tracciabilità: quando è richiesta e perché

Il pagamento tracciabile rimane un requisito per ottenere l’esenzione dal reddito per alcune voci di spesa:

• Taxi e noleggio con conducente (NCC) sostenuti durante la trasferta;
• Vitto e alloggio: per beneficiare dell’esenzione, il pagamento deve avvenire tramite strumenti tracciabili.

La legge di bilancio 2025 e il Dl 84/2025 precisano che l’obbligo di tracciabilità si applica solo sul territorio italiano. Per dimostrarla sono validi:

• ricevute da carta di debito o credito;
• copie di pagamenti PagoPA;
• estratti conto (con esclusione dei dati non pertinenti).

Per i titoli di trasporto di linea (bus, treni, aerei, navi) non è richiesto il pagamento tracciabile: sono esenti anche se pagati in contanti.

Spese minori: esenzione fino ai limiti giornalieri

La circolare ribadisce che le spese ulteriori e diverse rispetto a vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute dal lavoratore in trasferta non concorrono al reddito nel limite di €15,49 al giorno (o €25,82 all’estero). Per queste non è richiesta tracciabilità né un documento specifico, purché coerenti con l’attività svolta (es. piccoli pasti, parcheggi occasionali non legati ai pedaggi già documentati).

Impatto operativo e opportunità

Per un’impresa aderire a questi criteri significa:

• snellire la gestione delle spese di trasferta senza perdere compliance fiscale;
• definire policy interne chiare su documentazione e pagamento tracciabile;
• evitare rettifiche fiscali legate a interpretazioni soggettive della normativa;
• ottimizzare la fiscalità aziendale riconoscendo correttamente le esenzioni.

Affinché i benefici operativi si traducano in vantaggi reali, è consigliabile aggiornare i modelli di rendicontazione, predisporre checklist di documentazione e formare il personale sulla corretta compilazione delle note spese.

Le novità fiscali sulle spese di trasferta introducono margini di ottimizzazione significativi, ma solo per chi è in grado di gestirle con metodo, documentazione precisa e visione strategica. Per evitare errori, esposizioni fiscali o inefficienze nella gestione dei rimborsi, è essenziale affidarsi a chi conosce a fondo la normativa, ma soprattutto sa tradurre le regole in vantaggio competitivo.

Beneggi e Associati affianca imprese e professionisti nella costruzione di un modello di gestione delle trasferte che riduce il rischio fiscale e migliora l’efficienza amministrativa, applicando un approccio strategico basato sull’analisi preventiva e sulla valorizzazione delle risorse aziendali.