Con l’entrata in vigore della legge 30 dicembre 2024, n. 207, cambiano le regole fiscali per la gestione delle spese di trasferta dei dipendenti. La norma, all’articolo 1, commi da 81 a 83, introduce un obbligo preciso: per rendere i rimborsi non imponibili per il dipendente e deducibili per l’impresa, le spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto devono essere sostenute con strumenti tracciabili.
Il principio è chiaro: senza tracciabilità del pagamento, la spesa rimborsata diventa imponibile per il dipendente e indeducibile per l’azienda. Tuttavia, secondo l’approfondimento della Fondazione Studi Consulenti del Lavoro del 10 aprile 2025, questa nuova regola non incide sul regime fiscale dell’indennità forfettaria.
Cosa cambia con la legge 207/2024
Per i rimborsi analitici (cioè quelli con ricevute e documentazione a supporto), dal 2024:
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l’esenzione fiscale per il dipendente è subordinata al pagamento con strumenti tracciabili (carta, bonifico, assegno);
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la deducibilità per l’impresa è anch’essa condizionata alla tracciabilità del pagamento.
In pratica, se il dipendente presenta scontrini o fatture per pasti, pernottamenti o viaggi in taxi, non sarà possibile rimborsarli in esenzione se sono stati pagati in contanti. Allo stesso modo, l’azienda non potrà dedurli.
Questa misura si applica a tutte le spese sostenute in occasione di trasferte o missioni di lavoro, comprese quelle effettuate con mezzi pubblici non di linea (come taxi o NCC).
Indennità forfettaria: le regole non cambiano
Discorso diverso per l’indennità forfettaria. In base all’articolo 51, comma 5, del TUIR (Dpr 917/1986), i datori di lavoro possono riconoscere un importo fisso giornaliero al dipendente in trasferta, senza necessità di giustificare spese specifiche. I limiti di esenzione sono:
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46,48 euro al giorno per trasferte in Italia
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77,47 euro al giorno per trasferte all’estero
Se però il datore rimborsa anche spese specifiche per vitto o alloggio, i limiti si riducono:
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di un terzo in caso di rimborso per vitto o alloggio
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di due terzi se rimborsa entrambi
In ogni caso, la quota di indennità che eccede il limite esente costituisce reddito imponibile.
Secondo la Fondazione Studi, la modalità di pagamento delle spese di vitto e alloggio non incide sulla misura esente dell’indennità forfettaria. Quindi, anche se il dipendente paga in contanti, la quota esente dell’indennità forfettaria non viene intaccata. Questo perché l’indennità è appunto forfettaria e non collegata alla rendicontazione di singole spese.
Qual è l’impatto pratico
In concreto, le imprese devono distinguere tra due situazioni:
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Se si opta per rimborsi puntuali (analitici), serve la prova del pagamento tracciabile.
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Se si preferisce l’indennità forfettaria, valgono solo le soglie normative e non conta come sono state pagate le spese.
La scelta tra rimborso analitico e forfettario va fatta considerando la natura della trasferta, l’abitudine aziendale e l’onerosità amministrativa del controllo dei documenti. In ogni caso, l’introduzione dell’obbligo di tracciabilità impone una revisione dei processi interni, per evitare che rimborsi non conformi finiscano per produrre effetti fiscali indesiderati.
Conclusioni
La legge 207/2024 rafforza l’attenzione sulla tracciabilità dei pagamenti, ma lascia intatte le regole sulle indennità di trasferta. Per le aziende è fondamentale aggiornare le policy interne, informare correttamente i dipendenti e, se necessario, rivedere i modelli di trasferta.
I consulenti del lavoro e i professionisti dell’amministrazione del personale dovranno supportare le imprese nella definizione delle procedure, anche alla luce delle possibili verifiche fiscali. Resta consigliabile una comunicazione chiara tra direzione HR, ufficio contabile e collaboratori in trasferta, per assicurare coerenza tra trattamento fiscale, documentazione amministrativa e prassi operative.
