L’invio dei dati delle spese sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria (STS) cambia ancora. Con l’entrata in vigore del decreto correttivo al concordato preventivo biennale (Dlgs 81/2025), viene stabilito il passaggio da una trasmissione semestrale a una trasmissione annuale, a partire dai dati riferiti all’anno d’imposta 2025.

Una novità operativa rilevante per tutti gli operatori sanitari tenuti all’obbligo, ma anche per i professionisti fiscali che li assistono. La precedente scadenza del 30 settembre 2025 per la comunicazione delle spese relative al primo semestre dell’anno è stata superata, come chiarito dall’Agenzia delle Entrate nella FAQ del 24 settembre 2025. La nuova scadenza sarà definita con apposito decreto ministeriale.

Cosa cambia concretamente

Dal 2025 in poi, l’invio dei dati al Sistema TS sarà annuale, e non più semestrale. Questo significa:

• maggiore tempo per la raccolta e l’elaborazione dei dati
• semplificazione dei processi amministrativi
• necessità di aggiornare le procedure interne di gestione documentale

L’unica certezza, ad oggi, è che non va effettuato alcun invio entro il 30 settembre 2025. Le nuove tempistiche saranno rese pubbliche sul portale del Sistema Tessera Sanitaria non appena il MEF emanerà il relativo decreto.

Esempio 1 – Studio dentistico

Uno studio dentistico che aveva programmato la trasmissione dei dati di pagamento ricevuti tra gennaio e giugno 2025 entro settembre deve interrompere la procedura. La trasmissione verrà effettuata una sola volta, con tutti i dati dell’anno, a una scadenza futura da definirsi. Sarà quindi opportuno archiviare i documenti in modo ordinato, con particolare attenzione alla data del pagamento, che resta il criterio valido ai fini della trasmissione.

Esempio 2 – Centro fisioterapico convenzionato

Un centro fisioterapico che riceve sia pagamenti diretti sia rimborsi da assicurazioni deve adeguare i propri sistemi informatici per gestire la nuova periodicità annuale. Ciò significa definire un processo unificato di controllo dei dati, eliminando il doppio appuntamento semestrale e pianificando un’unica sessione annuale di verifica e trasmissione.

Implicazioni strategiche per studi e operatori

Per i professionisti e gli studi che supportano operatori sanitari, questa modifica offre l’opportunità di rivedere e ottimizzare le procedure di compliance:

• aggiornare i manuali operativi interni
• rivedere i software di gestione dati
• formare il personale sui nuovi tempi e criteri
• pianificare sessioni uniche di audit documentale

Beneggi e Associati sta già assistendo numerosi clienti nel ripensamento strategico del ciclo documentale sanitario, in modo da prevenire disallineamenti e sanzioni.

Attenzione: resta il criterio di cassa

Va ribadito che resta invariato il criterio di cassa: ciò che conta ai fini della trasmissione è la data in cui avviene il pagamento, non la data del documento fiscale. Questo aspetto è decisivo soprattutto nei casi in cui il pagamento avvenga in una data diversa rispetto all’emissione della fattura.