I chiarimenti forniti dall’Agenzia delle Entrate con la circolare 15/E/2025 hanno imposto a CFO e responsabili amministrativi di riconsiderare le policy aziendali sulle trasferte. L’intervento chiarisce punti rimasti a lungo controversi ed evidenzia come la disciplina della tracciabilità e dei rimborsi imponga un’armonizzazione dei processi interni, con effetti sia fiscali sia operativi. Le modifiche introdotte negli ultimi due anni, incluse quelle del decreto Irpef attuativo del Dlgs 192/2024, hanno ridefinito gli obblighi e ampliato le ipotesi in cui le spese possono essere escluse dal reddito di lavoro dipendente. La possibilità di ottenere rimborsi chilometrici anche per trasferte intra-comunali rappresenta una delle novità più rilevanti.

L’Agenzia ha ribadito che la coerenza tra modalità di rimborso, strumenti di pagamento utilizzati e obblighi documentali costituisce oggi il fulcro della disciplina. Ciò richiede un adeguamento delle procedure interne, perché l’assenza di prova della tracciabilità determina sia imponibilità in capo al dipendente sia indeducibilità del costo per l’impresa. È uno scenario che trova riscontro anche nelle più recenti posizioni della Ragioneria generale dello Stato, che nel 2025 aveva previsto un incremento del gettito derivante dai controlli più stringenti, stimando per il 2026 un recupero di oltre 433 milioni di euro.

Le spese di vitto e alloggio sostenute dal dipendente in trasferta fuori dal territorio comunale rimangono deducibili fino al limite giornaliero di 180,76 euro. Tuttavia, la deducibilità è subordinata alla tracciabilità del pagamento quando richiesta dalla normativa. Questo passaggio riflette il progressivo allineamento tra deducibilità dei costi e principi di trasparenza dei flussi finanziari, in linea con quanto già affermato dalla giurisprudenza amministrativa negli anni recenti. La sentenza della CTR Lombardia n. 404/2023, ad esempio, ha confermato che la deducibilità è subordinata alla disponibilità di documentazione attendibile e alla prova dell’effettivo sostenimento della spesa.

Sotto il profilo IVA, il regime segue le regole ordinarie. Le prestazioni alberghiere e di ristorazione danno diritto alla detrazione dell’imposta se inerenti e supportate da fattura correttamente intestata all’impresa. Nulla esclude che l’azienda scelga di non richiedere la fattura e, quindi, rinunci alla detrazione IVA per ragioni di praticità gestionale. È una valutazione che molte imprese compiono già da anni, soprattutto nei casi in cui l’operatività quotidiana richiede rapidità nella gestione delle note spese, come indicato in alcune prassi operative citate nella circolare 25/E/2010.

La gestione della prova del pagamento è uno degli aspetti più complessi. Quando il dipendente utilizza strumenti personali, diventa necessario acquisire una documentazione adeguata che dimostri la tracciabilità. L’Agenzia ammette diverse forme di prova, incluse ricevute di carte di credito o debito, attestazioni di pagamento, Mav, PagoPA o altre forme riconducibili ai sistemi di pagamento tracciabili autorizzati. L’estratto conto è considerato una soluzione residuale, utilizzabile solo quando non sia possibile reperire altra documentazione.

Il tema della privacy del dipendente rimane centrale. L’Agenzia ha chiarito che l’impresa deve acquisire solo le informazioni essenziali alla liquidazione della trasferta, consentendo l’oscuramento degli elementi non pertinenti. Ciò è coerente con il quadro normativo che bilancia obblighi fiscali e protezione dei dati personali, in linea con le interpretazioni del Garante per la protezione dei dati personali espresse nel provvedimento del 10 gennaio 2023 sul trattamento dei dati nei sistemi aziendali di nota spese.

La scelta di utilizzare carte aziendali può risultare vantaggiosa perché trasferisce sull’impresa l’onere della prova del pagamento, semplifica le verifiche e riduce il rischio di non conformità. È una soluzione adottata da un numero crescente di imprese, anche per esigenze di controllo interno.

Una delle modifiche più significative riguarda i rimborsi chilometrici per l’utilizzo dell’auto privata nelle trasferte effettuate all’interno del comune sede di lavoro. Con il decreto Irpef e la successiva circolare 15/E/2025, viene superata l’interpretazione restrittiva che limitava la non concorrenza al reddito ai soli spostamenti extra-comunali. L’esclusione fiscale è ora prevista anche per le percorrenze interne, purché documentate secondo i criteri ordinari.

La normativa richiede che il rimborso sia calcolato sulla base delle tabelle ACI, considerando la percorrenza, la tipologia di veicolo e il relativo costo unitario. La documentazione deve essere conservata in azienda e costituisce elemento essenziale per dimostrare la natura lavorativa dello spostamento. Questo intervento normativo allinea la disciplina italiana alle prassi già adottate in molti altri Paesi europei, dove il rimborso chilometrico per spostamenti interni è già riconosciuto come strumento di compensazione reale del costo sostenuto.

La circolare interviene anche sul trattamento fiscale delle spese di parcheggio. In passato, queste rientravano tra le “altre spese” e, nei sistemi misto e forfettario, potevano essere soggette a tassazione totale o contribuire al plafond giornaliero. Il nuovo orientamento riconosce la natura accessoria delle spese di sosta rispetto al viaggio e al trasporto, estendendo l’esclusione da tassazione se documentate.

Il punto critico riguarda la richiesta dell’Agenzia di identificare in modo univoco il veicolo nella documentazione. Una parte degli operatori considera questa interpretazione eccessivamente rigorosa, in quanto la documentazione dei parcheggi non riporta sempre la targa. La coerenza sistematica con la disciplina del vitto e alloggio, per le quali lo scontrino fiscale è sufficiente, suggerirebbe un’applicazione più proporzionata. Diversi commentatori richiamano anche l’orientamento giurisprudenziale secondo cui la prova del collegamento tra spesa e attività lavorativa deve essere valutata in modo sostanziale e non meramente formale, come affermato nella sentenza Cassazione 29843/2022.

La circolare chiarisce come la tracciabilità interagisca con i diversi sistemi di rimborso previsti per le trasferte extra-comunali, ovvero analitico, misto e forfettario. Nei sistemi analitici, la tracciabilità è richiesta per vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi o NCC. Per le altre spese accessorie è sufficiente l’attestazione del dipendente. Nel regime forfettario, la tracciabilità riguarda solo alcune categorie di spese, mentre per le altre rimane l’obbligo documentale tradizionale. Il quadro complessivo richiede alle imprese di adottare procedure interne capaci di distinguere con precisione tra i sistemi, evitando applicazioni non corrette che potrebbero generare contestazioni.

Un punto che ha sollevato attenzione riguarda la doppia penalizzazione in caso di mancata tracciabilità: da un lato i rimborsi diventano imponibili per il dipendente, dall’altro la spesa non è deducibile per l’impresa. L’introduzione di questo principio dal 2025 rappresenta una delle novità più incisive della riforma.

Per gestire in modo corretto la tracciabilità delle spese di trasferta, è opportuno verificare la coerenza tra policy interne, strumenti di pagamento utilizzati, modalità di rimborso e flussi documentali. Un controllo preventivo consente di ridurre i rischi fiscali, migliorare la gestione delle note spese e adeguare le procedure ai chiarimenti della circolare 15/E/2025. È possibile anche analizzare l’impatto delle nuove regole sulle trasferte intra-comunali e programmare eventuali aggiornamenti dei processi.

La disciplina della tracciabilità delle spese di trasferta e delle relative policy aziendali è entrata in una fase di maggiore definizione, ma richiede un approccio strutturato e aggiornato. Le novità introdotte negli ultimi anni, la circolare 15/E/2025 e i riferimenti normativi connessi impongono alle imprese un adeguamento delle procedure interne, soprattutto nelle aree della documentazione, dei rimborsi chilometrici e della deducibilità dei costi. La crescente attenzione ai controlli, anche alla luce delle indicazioni della Ragioneria generale, rende necessario un presidio continuo dell’area trasferte per garantire conformità e coerenza con la normativa vigente.