Dal 17 luglio 2023 sono entrate in vigore le nuove disposizioni in materia di whistleblowing, che obbligano le società con più di 250 dipendenti a dotarsi di apposite piattaforme per la raccolta e la gestione delle segnalazioni di illeciti o irregolarità commessi nell’ambito dell’attività lavorativa. Le società con meno di 250 dipendenti avranno tempo fino al 17 dicembre 2023 per adeguarsi alla normativa.

Le piattaforme di whistleblowing devono garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e la protezione dei dati personali, oltre che la sicurezza informatica e la tracciabilità delle operazioni. In caso di mancato rispetto di questi requisiti, le società si espongono a sanzioni pecuniarie fino a 50mila euro, applicate dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (Anac).

Ma come scegliere la piattaforma più adatta alle proprie esigenze? Quali sono i criteri da seguire per valutare le diverse soluzioni disponibili sul mercato? Ecco alcuni suggerimenti per orientarsi nella scelta:

– Verificare la conformità alla normativa vigente. La piattaforma deve rispettare i principi e le regole previsti dalla legge 179/2017 e dal decreto legislativo 231/2001, nonché dal regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR). In particolare, deve garantire l’anonimato del segnalante, il diritto di accesso, rettifica e cancellazione dei dati personali, la nomina di un responsabile del trattamento dei dati e la notifica di eventuali violazioni alla competente autorità di controllo.

– Valutare la facilità d’uso e l’accessibilità. La piattaforma deve essere semplice da utilizzare sia per i segnalanti che per i destinatari delle segnalazioni, ovvero i responsabili del whistleblowing designati dalla società. Deve inoltre essere accessibile da qualsiasi dispositivo (computer, tablet, smartphone) e da qualsiasi luogo, tramite una connessione internet sicura e protetta da password o codici di autenticazione.

– Controllare le funzionalità e i servizi offerti. La piattaforma deve consentire di inviare segnalazioni in forma anonima o identificata, allegando eventuali documenti o prove a supporto. Deve inoltre permettere di ricevere una conferma di ricezione della segnalazione e di monitorarne lo stato di avanzamento. Infine, deve fornire un servizio di assistenza tecnica e legale ai segnalanti e ai destinatari delle segnalazioni, nonché un supporto formativo e informativo sulla normativa e sulle buone pratiche del whistleblowing.

– Comparare i costi e le condizioni contrattuali. La piattaforma deve avere un costo adeguato al valore aggiunto che offre alla società e ai suoi stakeholder. Deve inoltre prevedere condizioni contrattuali chiare e trasparenti, senza clausole abusive o penalizzanti. È consigliabile confrontare diverse offerte e richiedere preventivi personalizzati in base alle proprie esigenze.

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