Il compenso riconosciuto a un dipendente per l’esercizio delle funzioni delegate in materia di sicurezza sul lavoro deve essere esposto in busta paga e assoggettato alle ordinarie ritenute fiscali e contributive.

Il pagamento separato, anche se effettuato con bonifico o altro mezzo tracciabile, non modifica la natura dell’emolumento. Se la somma viene riconosciuta al lavoratore perché assume una funzione organizzativa e maggiori responsabilità nell’ambito dell’azienda, il compenso è collegato al rapporto di lavoro subordinato.

L’impresa può tuttavia evitare che l’indennità diventi una componente economica permanente anche dopo la cessazione dell’incarico. Occorre predisporre una lettera che colleghi espressamente la corresponsione dell’importo alla permanenza della delega, disciplinandone decorrenza, revoca e cessazione.

Risposta breve

Il compenso mensile corrisposto a un dipendente per una delega di funzioni ai sensi dell’articolo 16 del Dlgs 81/2008:

• deve essere inserito nel Libro unico del lavoro e nella busta paga;
• concorre al reddito di lavoro dipendente;
• è soggetto a ritenute Irpef e contribuzione previdenziale;
• può incidere sul Tfr e sugli altri istituti retributivi secondo la legge e il contratto collettivo applicato;
• può cessare con la revoca della delega, se la sua natura temporanea e funzionale è stata disciplinata chiaramente.

Il pagamento fuori busta non impedisce al lavoratore di rivendicarne la natura retributiva e, al contrario, espone il datore di lavoro a recuperi fiscali e contributivi.

La delega di funzioni prevista dal Dlgs 81/2008

L’articolo 16 del Dlgs 9 aprile 2008, n. 81, consente al datore di lavoro, entro determinati limiti, di delegare alcune funzioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

La delega deve risultare da un atto scritto avente data certa e deve essere conferita a un soggetto in possesso dei requisiti di professionalità ed esperienza richiesti dalla natura delle funzioni attribuite.

Al delegato devono inoltre essere assegnati:

• i poteri di organizzazione, gestione e controllo necessari;
• l’autonomia di spesa richiesta dallo svolgimento delle funzioni;
• una posizione organizzativa coerente con le responsabilità assunte.

La delega deve essere accettata per iscritto e deve ricevere adeguata e tempestiva pubblicità.

Il datore di lavoro conserva comunque l’obbligo di vigilare sul corretto svolgimento delle funzioni trasferite. Restano inoltre non delegabili, ai sensi dell’articolo 17 del Dlgs 81/2008, la valutazione di tutti i rischi con la conseguente elaborazione del documento di valutazione e la designazione del responsabile del servizio di prevenzione e protezione.

Perché il compenso è collegato al rapporto di lavoro

Il fatto che la delega possa, in determinate configurazioni organizzative, essere attribuita anche a un soggetto non legato da un rapporto di lavoro subordinato non determina automaticamente la natura autonoma del relativo compenso.

La qualificazione deve essere effettuata considerando il rapporto concretamente esistente tra l’impresa e il delegato.

Quando l’incarico viene affidato a un dipendente, l’indennità è normalmente riconosciuta in ragione della posizione ricoperta nell’organizzazione aziendale, dei poteri attribuiti e delle responsabilità aggiuntive assunte.

La causa economica del pagamento resta pertanto collegata al rapporto di lavoro. Non è possibile separare artificialmente il compenso dalla retribuzione soltanto attraverso una seconda lettera, una fattura, un bonifico distinto o una diversa descrizione contabile.

Conta la natura sostanziale dell’erogazione, non il nome attribuito dalle parti.

Il principio di onnicomprensività fiscale

L’articolo 51 del Tuir stabilisce che il reddito di lavoro dipendente è costituito da tutte le somme e i valori percepiti, a qualunque titolo, in relazione al rapporto di lavoro.

La formulazione è volutamente ampia. Rientrano nell’imponibile non soltanto lo stipendio base, gli straordinari e le mensilità aggiuntive, ma anche premi, indennità, compensi per incarichi e altre somme riconosciute in relazione all’attività svolta.

Per il compenso per delega sulla sicurezza non è prevista una specifica esclusione dal reddito imponibile.

L’importo deve quindi:

• essere incluso nel reddito di lavoro dipendente;
• essere assoggettato alle ritenute Irpef;
• concorrere al calcolo delle addizionali regionali e comunali;
• essere indicato nella Certificazione unica;
• confluire negli ordinari flussi dichiarativi del sostituto d’imposta.

La tracciabilità del pagamento è irrilevante ai fini della qualificazione. Un bonifico separato rende dimostrabile l’erogazione, ma non la sottrae all’imposizione.

Il trattamento previdenziale

Il principio di armonizzazione tra imponibile fiscale e contributivo è contenuto nell’articolo 12 della legge 30 aprile 1969, n. 153, come modificato dal Dlgs 2 settembre 1997, n. 314.

Costituiscono redditi di lavoro dipendente ai fini contributivi le somme e i valori maturati nel periodo di riferimento in relazione al rapporto di lavoro, salvo le esclusioni tassativamente previste dalla legge.

Un’indennità mensile legata alla delega in materia di sicurezza rientra quindi, in via ordinaria, nella retribuzione imponibile previdenziale.

Il datore di lavoro deve applicare la contribuzione prevista per il rapporto e l’inquadramento del lavoratore, trattenendo la quota a carico del dipendente e versando quella complessivamente dovuta all’Inps.

L’esclusione dalla busta paga potrebbe determinare, in caso di controllo, il recupero della contribuzione omessa, con applicazione di sanzioni civili e interessi.

Esposizione in busta paga e nel Libro unico del lavoro

Il Dl 112/2008, convertito dalla legge 133/2008, disciplina il Libro unico del lavoro, nel quale devono essere registrate le somme corrisposte al lavoratore e le informazioni retributive, fiscali e previdenziali previste dalla normativa.

L’indennità dovrebbe essere esposta attraverso una voce autonoma e chiaramente identificabile, quale:

“Indennità per delega di funzioni ex articolo 16 Dlgs 81/2008”.

Una voce specifica consente di distinguere il compenso dalla retribuzione ordinaria e di documentarne il collegamento con la funzione temporaneamente attribuita.

Non è invece corretto erogare la somma fuori busta limitandosi a registrarla nella contabilità generale o a conservarne la prova bancaria.

Come evitare che l’indennità diventi permanente

Il timore dell’impresa è spesso che l’esposizione continuativa in busta paga determini il consolidamento definitivo dell’importo, impedendone la soppressione quando cessa l’incarico.

Il problema non si risolve pagando il compenso separatamente. Deve essere affrontato disciplinando correttamente l’indennità.

La lettera di attribuzione dovrebbe precisare che:

• l’importo è riconosciuto esclusivamente in relazione alla delega;
• la corresponsione decorre dalla data di efficacia dell’incarico;
• l’indennità spetta finché il lavoratore esercita effettivamente le funzioni;
• il compenso cessa in caso di revoca, rinuncia, sostituzione o perdita dei requisiti;
• la cessazione dell’indennità non incide sulla retribuzione prevista per l’ordinario inquadramento contrattuale;
• il trattamento degli istituti indiretti e differiti segue le disposizioni di legge e del contratto collettivo applicato.

Questa impostazione rende riconoscibile la natura funzionale e temporanea dell’emolumento.

Non è invece sufficiente definire unilateralmente l’indennità come “non retributiva” o “esclusa da ogni istituto”. Una clausola contrattuale non può derogare agli effetti fiscali, previdenziali o lavoristici imposti da norme inderogabili.

Indennità di funzione e superminimo non sono la stessa cosa

È opportuno evitare di confondere il compenso per la delega con un superminimo individuale.

Il superminimo remunera generalmente la professionalità, la prestazione complessiva o una condizione individuale del lavoratore. Può essere assorbibile o non assorbibile in funzione degli accordi e della disciplina collettiva.

L’indennità per delega sulla sicurezza trova invece la propria giustificazione nell’esercizio di una funzione specifica. La sua corresponsione dovrebbe pertanto essere espressamente condizionata alla permanenza dell’incarico.

Una descrizione generica, come “aumento personale” o “indennità ad personam”, indebolirebbe il collegamento funzionale e potrebbe favorire una successiva contestazione sulla soppressione dell’importo.

Il possibile impatto sul Tfr e sugli istituti indiretti

Ai sensi dell’articolo 2120 del Codice civile, la retribuzione utile per il calcolo del trattamento di fine rapporto comprende tutte le somme corrisposte in dipendenza del rapporto di lavoro a titolo non occasionale, salvo diversa previsione dei contratti collettivi.

Un’indennità mensile continuativa per l’esercizio della delega è quindi normalmente rilevante ai fini del Tfr durante il periodo in cui viene corrisposta.

La cessazione dell’indennità con la revoca dell’incarico non elimina quanto già maturato, ma può interrompere la sua incidenza per il futuro.

Per ferie, permessi, mensilità aggiuntive, maggiorazioni e altri istituti indiretti occorre verificare la disciplina del contratto collettivo applicato. Non esiste una clausola standard valida per ogni settore.

Prima di definire l’importo netto o lordo dell’indennità, è pertanto opportuno calcolarne il costo aziendale complessivo, comprendendo contribuzione, Tfr ed eventuali riflessi sugli istituti contrattuali.

I rischi del pagamento fuori busta

La corresponsione separata può generare conseguenze più gravose rispetto al rischio che l’impresa intende evitare.

In caso di verifica, gli organi competenti potrebbero contestare:

• l’omessa registrazione nel Libro unico del lavoro;
• l’incompleta applicazione delle ritenute fiscali;
• l’omesso versamento dei contributi;
• l’inesatta compilazione dei flussi Uniemens e della Certificazione unica;
• la mancata considerazione della somma negli istituti retributivi applicabili;
• eventuali differenze spettanti al lavoratore.

Il dipendente potrebbe inoltre utilizzare i pagamenti tracciati per dimostrare l’esistenza di una componente continuativa della retribuzione. Il pagamento separato non protegge quindi l’azienda da future rivendicazioni.

La formalizzazione corretta dell’incarico

La delega prevenzionistica e la disciplina del compenso possono essere contenute in documenti coordinati, ma devono mantenere chiarezza rispetto alle rispettive finalità.

L’atto di delega deve rispettare i requisiti sostanziali previsti dall’articolo 16 del Dlgs 81/2008. La lettera economica deve invece regolare l’indennità, il suo ammontare e le condizioni di corresponsione.

Prima della sottoscrizione occorre verificare:

• il possesso dei requisiti professionali del delegato;
• la reale attribuzione dei poteri decisionali e di spesa;
• la compatibilità dell’incarico con il ruolo aziendale;
• il contratto collettivo applicato;
• gli effetti economici dell’indennità;
• la corretta configurazione della voce nel sistema paghe.

Una delega meramente formale, priva di effettivi poteri o conferita a un soggetto inadeguato, non produce gli effetti organizzativi e giuridici previsti dalla normativa.

In sintesi

Il compenso per la delega sulla sicurezza deve dunque essere gestito all’interno del rapporto di lavoro. Il punto non è nascondere l’indennità dalla busta paga, ma definirne correttamente natura, durata ed effetti.

Prima di conferire la delega e concordare il compenso, conviene verificare con lo Studio l’atto di incarico, il contratto collettivo applicato e il costo complessivo dell’operazione.