Il tema del corrispettivo non riscosso sul documento commerciale è tornato di stretta attualità a seguito dell’evoluzione delle procedure di trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri, soprattutto dopo l’integrazione sempre più diffusa tra registratori telematici e sistemi di pagamento elettronico. La gestione corretta di queste fattispecie è essenziale per evitare errori dichiarativi, contestazioni IVA e incoerenze nei dati trasmessi all’Agenzia delle Entrate.

La disciplina di riferimento prende le mosse dall’articolo 2 del D.Lgs. 127/2015, che ha introdotto l’obbligo di memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi, e si completa con il D.M. 7 dicembre 2016 e i successivi provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate. In questo contesto, la circolare n. 3/E del 21 febbraio 2020 rappresenta ancora oggi il principale documento di prassi per chiarire come comportarsi in presenza di corrispettivi non incassati al momento dell’effettuazione dell’operazione.

Quando nasce l’obbligo di emissione del documento commerciale

Un principio fondamentale, spesso sottovalutato nella pratica operativa, è che l’obbligo di emissione del documento commerciale non è legato all’incasso, bensì al momento di effettuazione dell’operazione. Ciò significa che, ogni volta che avviene una cessione di beni o una prestazione di servizi, il documento commerciale deve essere emesso anche se il pagamento non è stato ancora ricevuto.

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito in modo espresso che il documento commerciale deve essere generato al momento dell’ultimazione dell’operazione, indicando in maniera puntuale che si tratta di un “corrispettivo non riscosso”. Questa indicazione non ha valore meramente descrittivo, ma assume rilievo fiscale, poiché consente di rappresentare correttamente l’operazione nei flussi telematici senza falsare i dati relativi agli incassi effettivi.

Come indicare il corrispettivo non riscosso sul documento commerciale

Dal punto di vista operativo, il corrispettivo non riscosso documento commerciale deve essere gestito utilizzando l’apposita funzione prevista nei registratori telematici omologati. I dispositivi conformi alle specifiche tecniche consentono di emettere un documento commerciale con evidenza dello stato di mancato incasso, che viene memorizzato e trasmesso all’Agenzia delle Entrate come corrispettivo effettuato ma non riscosso.

È importante sottolineare che non si tratta di un’annotazione libera, ma di una modalità strutturata prevista dalle specifiche tecniche. L’utilizzo improprio di causali manuali o descrizioni non codificate può generare anomalie nei controlli automatici e nei confronti incrociati effettuati dall’Amministrazione finanziaria.

Differenze tra cessione di beni e prestazione di servizi

Un aspetto cruciale riguarda la distinzione tra cessione di beni e prestazione di servizi, poiché il momento impositivo ai fini IVA non coincide nelle due fattispecie.

Nel caso di cessione di beni, il momento impositivo si verifica con la consegna o spedizione del bene. Di conseguenza, se il documento commerciale è stato correttamente emesso indicando il corrispettivo non riscosso, non è necessario emettere un nuovo documento al momento del pagamento. L’esercente può limitarsi a rilasciare una quietanza di pagamento oppure ad annotare l’avvenuto incasso sul documento già emesso, senza ulteriori trasmissioni telematiche.

Diversa è la situazione per le prestazioni di servizi, per le quali il momento impositivo IVA coincide con il pagamento del corrispettivo. In questo caso, la circolare 3/E del 2020 precisa che al momento dell’incasso deve essere emesso un nuovo documento commerciale, che richiami in modo puntuale gli elementi identificativi del documento originario emesso come corrispettivo non riscosso. Questa doppia emissione non rappresenta una duplicazione del ricavo, ma una corretta scansione temporale dell’operazione ai fini IVA.

Pagamenti elettronici e disallineamento dei dati

Una delle preoccupazioni più frequenti riguarda il possibile disallineamento tra i corrispettivi trasmessi e i pagamenti elettronici rilevati tramite POS, soprattutto alla luce delle nuove procedure di collegamento tra registratori telematici e sistemi di pagamento introdotte nel 2026.

Su questo punto è necessario essere chiari: non esiste alcun obbligo normativo di quadratura periodica tra corrispettivi e pagamenti elettronici. L’Agenzia delle Entrate è perfettamente consapevole del fatto che possano verificarsi disallineamenti fisiologici, ad esempio in presenza di corrispettivi non riscossi, pagamenti differiti o incassi effettuati in periodi successivi rispetto all’effettuazione dell’operazione.

L’importante è che la gestione sia coerente, tracciabile e supportata da documentazione corretta. Una procedura interna ben strutturata consente di dimostrare agevolmente la legittimità delle differenze riscontrate in sede di controllo.

Rischi fiscali e controlli dell’Agenzia delle Entrate

Una gestione non corretta del corrispettivo non riscosso documento commerciale può esporre l’operatore a rischi rilevanti, come contestazioni sull’omessa certificazione dei corrispettivi o sull’errata liquidazione dell’IVA. I controlli automatizzati dell’Agenzia delle Entrate incrociano sempre più spesso i dati dei registratori telematici con quelli dei pagamenti elettronici e delle dichiarazioni periodiche.

Per questo motivo è fondamentale che le procedure operative siano allineate alle indicazioni di prassi e che il personale addetto sia adeguatamente formato sull’utilizzo delle funzioni specifiche dei registratori telematici.