Facendo una fotografia alla digitalizzazione nel settore delle imprese dei diversi paesi ci si è accorti che sussistono differenze considerevoli tra gli Stati membri se si considerano gli strumenti online che consentono agli imprenditori e alle imprese di comunicare con le autorità in materia di diritto societario. I servizi di e- government variano da uno Stato membro all’altro. Alcuni Stati membri forniscono servizi completi e di facile uso interamente online, mentre altri non sono in grado di fornire soluzioni online in determinate fasi importanti del ciclo di vita di una società. Ad esempio, alcuni Stati membri autorizzano unicamente la costituzione di società o la presentazione di modifiche riguardo ai documenti e alle informazioni presenti nei registri eseguite di persona, alcuni autorizzano tali azioni se eseguite sia di persona che online, e in altri Stati membri è possibile procedere solo online.

Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del decreto legislativo n. 183/2021 sono stati recepiti nel nostro ordinamento i contenuti della direttiva europea. Il legislatore ha previsto la possibilità di redigere da parte del notaio l’atto costitutivo delle società a responsabilità limitata e delle società a responsabilità limitata semplificata aventi sede in Italia e con capitale versato mediante conferimenti in denaro. In questo caso la costituzione può avvenire dinnanzi ad un notaio, per atto pubblico informatico, con la partecipazione in videoconferenza delle parti richiedenti o di alcune di esse. La redazione dell’atto fatto dal notaio dovrà essere effettuata mediante l’utilizzo di una piattaforma telematica predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato ed i conferimenti in denaro dovranno necessariamente essere eseguiti mediante bonifico bancario eseguito sul conto corrente dedicato.

La piattaforma utilizzata dovrà permettere l’accertamento dell’identità, la verifica dell’apposizione, da parte di chi ne è titolare, della firma digitale, la verifica e l’attestazione della validità dei certificati di firma utilizzati nonché la percezione di ciò che accade alle parti collegate in videoconferenza nel momento in cui manifestano la loro volontà. Entrando nel merito del funzionamento della stessa, il pubblico ufficiale dovrà obbligatoriamente avere un collegamento continuo in video conferenza con tutti i partecipanti all’atto, la redazione dell’atto ed il contenuto dovranno necessariamente essere visibili e la piattaforma dovrà garantire la conservazione dell’atto mediante collegamento con la struttura di cui all’articolo 62-bis della legge 16 febbraio 1913, n. 89, ed il tracciamento di ogni attività. È inoltre introdotta per il notaio la possibilità di utilizzare dei modelli di atto costitutivo che saranno promulgati dal Ministro dello Sviluppo economico entro sessanta giorni dalla data di entrata in vigore del decreto; gli stessi dovranno essere redatti anche in lingua inglese e pubblicati sul sito istituzionale di ciascuna camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura. Nel caso in cui il notaio dovesse fare uso di questi modelli, il suo compenso sarà ridotto della metà rispetto ai tabellari previsti. Qualora il notaio dovesse dubitare dell’identità del richiedente o se rilevasse il mancato rispetto delle norme riguardanti la capacità di agire e la capacità dei richiedenti di rappresentare una società potrà richiedere la presenza fisica dei partecipanti in quanto l’atto redatto avrà valenza di legge e verrà pubblicato al registro delle imprese mediante una conservazione digitale con tutti gli effetti previsti.

Appare chiaro che nel nostro ordinamento stia progressivamente avvenendo una rilevante accelerazione sull’utilizzo dei mezzi informatici che si auspichino possano rendere più rapido il sistema burocratico del paese, troppo spesso responsabile di rallentamenti ingiustificati.

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