Il processo di integrazione tra strumenti di pagamento elettronico e sistemi di certificazione fiscale entra in una fase di piena operatività. In questo contesto, il collegamento POS e registratori telematici rappresenta un adempimento centrale nel sistema dei controlli sui corrispettivi. Non sono infrequenti, tuttavia, i casi in cui la matricola del POS non risulti presente sul portale “Fatture e Corrispettivi”. L’assenza del dato solleva interrogativi operativi che meritano un chiarimento puntuale, alla luce delle indicazioni fornite dall’Agenzia delle Entrate e delle più recenti istruzioni tecniche.

Il quadro normativo di riferimento
L’obbligo di collegamento tra POS e registratori telematici si inserisce nel percorso di digitalizzazione fiscale avviato dal decreto legislativo n. 127 del 2015 e progressivamente rafforzato dal legislatore. Un passaggio decisivo è rappresentato dall’articolo 22 del decreto-legge n. 36 del 2022, convertito dalla legge n. 79 del 2022, che ha introdotto specifici flussi informativi a carico degli operatori finanziari in relazione ai pagamenti elettronici.

Il sistema è stato poi reso operativo attraverso i provvedimenti attuativi dell’Agenzia delle Entrate del 30 giugno 2022 e del 28 ottobre 2022, nonché mediante la successiva documentazione di prassi. L’obiettivo è consentire il raffronto strutturato tra i dati dei pagamenti elettronici e quelli dei corrispettivi memorizzati e trasmessi dai registratori telematici, rafforzando l’attività di analisi del rischio.

Il ruolo del portale Fatture e Corrispettivi
Il portale “Fatture e Corrispettivi” costituisce il punto di accesso per la gestione del collegamento logico tra POS e strumenti di certificazione fiscale. La piattaforma espone l’elenco dei POS riferibili a ciascun esercente sulla base delle comunicazioni mensili effettuate dagli acquirer e dagli altri operatori finanziari, che devono trasmettere i dati entro la fine del mese successivo a quello di riferimento.

Tale meccanismo, pur strutturato, non è esente da criticità applicative. Può accadere che alcuni POS effettivamente utilizzati non risultino presenti nell’elenco disponibile, per ragioni riconducibili a errori, ritardi o incompletezze nelle comunicazioni da parte degli intermediari finanziari.

Assenza della matricola e obbligo di collegamento
La mancanza della matricola del POS sul portale non incide sull’obbligo sostanziale. L’Agenzia delle Entrate, anche attraverso il manuale operativo aggiornato ad aprile 2026 e allegato alla Guida per la procedura web di collegamento logico, chiarisce che l’esercente è comunque tenuto a effettuare il collegamento POS e registratori telematici entro i termini ordinari.

In particolare, il collegamento deve essere eseguito entro l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione di un nuovo POS o alla modifica di strumenti di pagamento già in uso. Il principio sottostante è coerente con l’impostazione generale dell’ordinamento tributario, secondo cui gli obblighi formali non possono essere disapplicati per carenze informative imputabili a soggetti terzi.

La funzionalità di inserimento manuale del POS
Per ovviare alle situazioni di disallineamento informativo, il portale mette a disposizione una specifica funzionalità di inserimento manuale. In ogni fase della procedura in cui è richiesta la selezione dei POS, sia ai fini del collegamento ai registratori telematici sia nell’ambito della procedura “Documento Commerciale on line”, è sempre possibile aggiungere manualmente un POS non presente nell’elenco.

Attraverso il pulsante “Aggiungi nuovo POS”, l’esercente accede a una schermata dedicata nella quale può selezionare l’acquirer con cui ha sottoscritto il contratto di convenzionamento. Qualora l’acquirer non risulti censito, è prevista la possibilità di inserirlo manualmente, completando i dati identificativi richiesti dal sistema.

I dati richiesti e la tracciabilità dell’inserimento
Una volta individuato l’acquirer, l’esercente deve indicare il tipo di POS, distinguendo tra dispositivo fisico e soluzione online, il terminal‑id e il numero del contratto di convenzionamento. Il salvataggio dei dati consente l’inserimento del POS nella lista disponibile per il collegamento.

I POS inseriti manualmente sono contrassegnati dalla fonte del dato “E”, a indicare che l’informazione è stata fornita direttamente dall’esercente. Tale tracciabilità assume rilievo in ottica di controllo, consentendo di distinguere i dati trasmessi dagli operatori finanziari da quelli autocertificati dal contribuente.

Profili di controllo e riflessi sanzionatori
Il collegamento POS e registratori telematici rappresenta uno degli elementi chiave del sistema di controllo incrociato sui corrispettivi. L’assenza del collegamento, pur non essendo attualmente assistita da una sanzione autonoma, può costituire un indicatore di anomalia nell’ambito delle attività di analisi del rischio.

La giurisprudenza di legittimità, anche in pronunce recenti in materia di IVA e obblighi strumentali, ha più volte ribadito che il rispetto degli adempimenti formali assume rilievo quando è funzionale alla corretta determinazione dell’imposta. In questo contesto, l’adempimento tempestivo e documentato del collegamento riduce significativamente l’esposizione a contestazioni future.

Considerazioni operative e conclusioni
Alla luce del quadro normativo e delle istruzioni di prassi, l’assenza della matricola del POS sul portale “Fatture e Corrispettivi” non può essere invocata come causa di esonero. L’esercente è tenuto a utilizzare la funzionalità di inserimento manuale per assicurare il corretto collegamento con il registratore telematico.

In un sistema fiscale sempre più orientato all’integrazione dei dati, la gestione ordinata dei POS e il monitoraggio delle scadenze diventano parte integrante della compliance. Un controllo periodico delle informazioni presenti in piattaforma consente di prevenire criticità e di rafforzare la posizione del contribuente in caso di verifica.