Il tema del costo della fattura datata 2025 e ricevuta nel 2026 è ricorrente nella pratica delle imprese minori in contabilità semplificata, soprattutto a cavallo d’anno. La questione assume rilievo non solo sotto il profilo della deducibilità del costo, ma anche per la corretta gestione della detrazione IVA, con il rischio di errori che possono emergere in sede di controllo.

Il caso tipico è quello della fattura emessa dal fornitore il 31 dicembre 2025, ma ricevuta dall’impresa acquirente nei primi giorni del 2026 e, conseguentemente, registrata in tale anno. Ci si chiede se sia possibile “retrodatare” la registrazione al 2025, facendo concorrere il costo alla formazione del reddito di quell’esercizio e detraendo l’IVA nello stesso anno.

Per rispondere correttamente, è necessario ricostruire il quadro normativo e di prassi che disciplina la determinazione del reddito delle imprese minori in regime semplificato, con particolare attenzione all’opzione del registrato prevista dall’articolo 18, comma 5, del Dpr 600/1973.

Le modalità di tenuta della contabilità semplificata

Per le imprese minori, il legislatore consente tre modalità alternative di gestione delle scritture contabili. È possibile tenere i registri IVA e i registri degli incassi e dei pagamenti, oppure i soli registri IVA con annotazione separata degli incassi e dei pagamenti e dei relativi mancati incassi e pagamenti. In alternativa, è prevista la possibilità di utilizzare esclusivamente i registri IVA esercitando l’opzione per la presunzione assoluta di coincidenza tra incassi, pagamenti e data di registrazione dei documenti contabili.

Quest’ultima modalità, introdotta per finalità di semplificazione, è disciplinata dall’articolo 18, comma 5, del Dpr 600/1973 ed è vincolante per almeno un triennio. Essa rappresenta una scelta gestionale rilevante, perché incide direttamente sul criterio temporale di imputazione dei ricavi e dei costi.

La presunzione assoluta del “registrato”

La circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 11/E del 13 aprile 2017, al punto 6.5, ha chiarito la portata dell’opzione per il registrato. In base a tale regime, il ricavo si considera incassato e il costo si considera pagato alla data di registrazione del documento contabile, indipendentemente dal momento in cui avviene l’effettivo incasso o esborso finanziario.

Si tratta di una presunzione assoluta, che non ammette prova contraria. Questo significa che, una volta esercitata l’opzione, l’impresa non può far valere criteri diversi per anticipare o posticipare l’imputazione reddituale dei componenti positivi e negativi.

In questa logica, il momento rilevante ai fini della deducibilità del costo non è né la data del documento, né la data del pagamento, ma esclusivamente la data di registrazione.

Il costo della fattura ricevuta nel 2026

Applicando coerentemente la disciplina sopra richiamata, il costo della fattura datata 2025 e ricevuta nel 2026, se registrato nel 2026, deve essere considerato pagato nel 2026 e, di conseguenza, deducibile in tale esercizio.

Non è consentito, in presenza dell’opzione ex articolo 18, comma 5, Dpr 600/1973, registrare la fattura al 31 dicembre 2025 se il documento è pervenuto solo nel 2026. La registrazione anticipata, oltre a essere tecnicamente scorretta, contrasterebbe con la logica della presunzione assoluta introdotta dal legislatore.

Pertanto, il costo non può concorrere alla formazione del reddito 2025, ma deve essere dedotto nel periodo d’imposta 2026, anno in cui avviene la registrazione.

Il coordinamento con la disciplina IVA

Diverso, ma strettamente collegato, è il profilo della detrazione IVA. Restano infatti ferme le regole IVA in materia di termini di annotazione delle fatture, dettate dall’articolo 23 del Dpr 633/1972 e dalla prassi dell’Agenzia delle Entrate.

La circolare n. 1/E del 17 gennaio 2018 ha chiarito che, per le fatture relative a operazioni la cui esigibilità è riferita a dicembre ma che pervengono al cessionario o committente nell’anno successivo, la detrazione IVA può essere esercitata nell’anno di ricevimento della fattura. Il diritto alla detrazione resta esercitabile entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all’anno di ricezione, quindi, di regola, entro il 30 aprile dell’anno successivo.

Nel caso in esame, la fattura ricevuta il 3 gennaio 2026 consente la detrazione dell’IVA nel 2026, senza possibilità di farla valere nel 2025, proprio perché il documento non era nella disponibilità dell’impresa entro la chiusura dell’esercizio precedente.

L’irrilevanza dell’esborso finanziario

Un punto spesso fonte di confusione riguarda il ruolo del pagamento effettivo. Nel regime del registrato, come precisato dalla circolare 11/E/2017, non rileva il momento in cui si verifica l’effettivo esborso finanziario. Anche se la fattura fosse stata pagata nel 2025, ma registrata nel 2026, il costo si considererebbe comunque sostenuto nel 2026.

Questo aspetto rafforza la natura semplificatoria del regime, ma impone alle imprese una gestione rigorosa delle registrazioni contabili, poiché è la registrazione a determinare l’imputazione temporale del costo.

Conseguenze operative e rischi di errore

Dal punto di vista operativo, il principio secondo cui il costo della fattura datata 2025 e ricevuta nel 2026 è deducibile nel 2026 comporta alcune implicazioni pratiche. In primo luogo, occorre evitare registrazioni forzate a fine anno, spesso motivate dall’intento di ridurre il carico fiscale del periodo precedente. Tali comportamenti, se non supportati dalla corretta ricezione del documento, possono essere contestati in sede di controllo.

In secondo luogo, è fondamentale coordinare correttamente la deduzione del costo con la detrazione IVA, tenendo presente che entrambe seguono, in questo caso, la logica dell’anno di ricevimento e registrazione.

La coerenza con i principi generali di determinazione del reddito

La soluzione interpretativa fornita dalla prassi è coerente con l’impianto complessivo del regime semplificato. Il legislatore ha scelto di sacrificare una perfetta aderenza al principio di competenza in favore di criteri più semplici e oggettivi, basati su momenti facilmente verificabili come la registrazione contabile.

La presunzione assoluta introdotta dall’articolo 18, comma 5, del Dpr 600/1973 evita contenziosi sul momento effettivo di incasso o pagamento, ma richiede una rigorosa applicazione delle regole di registrazione.

Sintesi della risposta al quesito

Alla luce del quadro normativo e di prassi, la risposta al quesito è netta. La fattura datata 31 dicembre 2025 e ricevuta il 3 gennaio 2026 non può essere registrata al 31 dicembre 2025. Se registrata nel 2026, il costo è deducibile esclusivamente in tale anno e l’IVA è detraibile nel 2026, nei termini ordinari previsti dalla normativa IVA.

Indicazioni operative e call to action

La gestione corretta dei costi a cavallo d’anno è un tema centrale per le imprese in contabilità semplificata, soprattutto per chi ha esercitato l’opzione del registrato. Comprendere che il costo della fattura datata 2025 e ricevuta nel 2026 è deducibile nel 2026 consente di evitare errori frequenti e potenziali contestazioni.