La novità della circolare: il 231 entra nella mappa fiscale

La domanda affrontata dall’Agenzia delle Entrate riguarda il punto 2.8 dei doveri del contribuente nel codice di condotta. Chi aderisce all’adempimento collaborativo si impegna a fare quanto necessario affinché l’organizzazione non sia coinvolta in frodi fiscali, anche per condotte di soggetti terzi. La questione è se il modello organizzativo previsto dall’articolo 6 del decreto legislativo 231/2001 possa assolvere tale impegno. La risposta della circolare 6/E non è un sì incondizionato: richiede che il Modello 231 sia idoneo e opportunamente integrato con il TCF.

Il passaggio decisivo è documentale e operativo. La società deve inserire nella propria mappa dei rischi presidi antifrode specifici e rilevanti sul piano fiscale. La mappa diventa il punto di raccordo fra rischio tributario, controllo preventivo e responsabilità di chi ne verifica l’esecuzione. Una sezione del Modello 231 che elenchi soltanto reati potenziali, senza indicare processi, segnali d’allarme e controlli nel sistema fiscale, non prova da sola l’integrazione richiesta dall’Agenzia.

Il precedente HTML ricevuto dallo Studio, «tax-control-framework-certificazione-scadenze.html», tratta in termini generali certificazione e scadenze del TCF. Ne è stato letto l’intero testo: non affronta la risposta al quesito del punto 2.8, non definisce le condotte dei terzi e non descrive il collegamento fra Organismo di Vigilanza, funzione fiscale e mappa dei rischi. Questi sono fatti e indicazioni operative nuovi rispetto al precedente, perciò l’approfondimento è autonomo.

Quali condotte di terzi generano il rischio fiscale

La circolare delimita il rischio: si tratta di violazioni di norme tributarie in cui potrebbe incorrere la società aderente al regime per condotte rilevanti di altri soggetti. I terzi possono essere persone fisiche, società o enti, anche se legati all’impresa da lavoro, partecipazione, collaborazione o rapporti commerciali. Il legame contrattuale non elimina quindi il problema; conta la capacità della loro condotta di indurre la società a rappresentare o trattare fiscalmente i fatti in modo errato.

Per “condotte rilevanti” l’Agenzia considera azioni o omissioni di cui la società sia venuta formalmente a conoscenza e che comportino una rappresentazione non veritiera o fraudolenta dei fatti, tale da indurre la società in errore sul fatto nell’applicare le norme tributarie. La conoscenza formale e il nesso fra rappresentazione dei fatti e trattamento fiscale sono elementi essenziali della definizione. Un generico rischio reputazionale del fornitore non equivale automaticamente al rischio specifico descritto dal quesito.

Il presidio deve pertanto prevedere una via riconoscibile per ricevere le informazioni, valutarne la rilevanza fiscale e impedire che confluiscano senza verifica in fatture, deduzioni, detrazioni o altre posizioni. La circolare non impone un elenco universale di procedure uguale per tutte le imprese: dice che adeguatezza e idoneità vanno valutate sulle caratteristiche del business e dell’organizzazione. Un gruppo con filiere complesse dovrà ragionare sui processi che creano esposizione concreta, evitando una mappa standard priva di legame con le transazioni effettive.

Comunicazione all’Agenzia e tutela del segreto istruttorio

Nel paragrafo 3.1 l’Agenzia afferma che i rischi fiscali di questa categoria, per le possibili conseguenze penali e reputazionali, sono sempre oggetto di obbligo di comunicazione nell’ambito del comportamento collaborativo e trasparente del soggetto ammesso. È una regola riferita al perimetro della circolare e al regime di adempimento collaborativo, non un obbligo che l’articolo estende indistintamente a ogni impresa dotata di Modello 231.

La stessa risposta pone un limite importante al contenuto della comunicazione: i nominativi dei terzi interessati possono essere omessi quando lo impone la disciplina sul segreto istruttorio. La necessità di segnalare il rischio e la protezione delle informazioni coperte da segreto devono essere gestite congiuntamente. Chi prepara l’interlocuzione con l’Agenzia deve distinguere l’esposizione del rischio fiscale dai dati identificativi che non possono essere comunicati in quella fase.

Operativamente, quando emerge una segnalazione, conviene registrare il momento della conoscenza formale, il processo interessato, la possibile conseguenza tributaria, i controlli attivati e la decisione sui flussi esterni. La ricostruzione deve essere proporzionata ai fatti conosciuti. Non è corretto usare la circolare per affermare che ogni sospetto generico diventi una frode accertata, né che l’adozione del 231 esoneri dall’obbligo di valutare e comunicare i rischi rilevanti.

Organismo di Vigilanza e funzione fiscale: flussi da provare

L’Agenzia considera opportuno che il Modello 231 individui i reati tributari e i relativi presidi e che siano previsti flussi informativi fra l’Organismo di Vigilanza, organo preposto al governo del modello, e la funzione responsabile della compliance fiscale. Sono due lati della stessa verifica: il presidio 231 deve intercettare il rischio e la funzione fiscale deve poterne valutare tempestivamente le conseguenze nelle dichiarazioni e nelle comunicazioni.

Un flusso solo nominale, descritto in un organigramma, non dimostra l’operatività. Devono essere chiari oggetto della segnalazione, destinatario, tempi, criteri di escalation e registrazione dell’esito. La funzione fiscale deve poter risalire alla fonte del dato e al trattamento adottato; l’Organismo di Vigilanza deve ricevere le informazioni necessarie a valutare la tenuta del modello. Se un controllo resta senza proprietario o senza prova di esecuzione, il raccordo non è verificabile.

La circolare usa una formula condizionata: l’impegno del codice di condotta “può ritenersi rispettato” attraverso un modello idoneo e integrato, purché i presidi siano adeguati allo scopo. La valutazione è caso per caso. Questo esclude un automatismo favorevole e consiglia di documentare periodicamente modifiche dei processi, nuovi rapporti con terzi, incidenti e risultati delle verifiche, aggiornando insieme Modello 231 e mappa TCF quando i rischi cambiano.

In sintesi: quattro controlli per verificare l’integrazione

Il primo controllo è identificare nel Modello 231 i reati tributari rilevanti e i processi nei quali la condotta di un terzo può alterare i fatti usati per una scelta fiscale. Il secondo è verificare che la mappa dei rischi TCF riporti presidi antifrode specifici, con responsabilità e tracce dell’esecuzione. Il terzo è provare il flusso informativo fra Organismo di Vigilanza e funzione fiscale. Il quarto è definire una procedura di valutazione e comunicazione del rischio all’Agenzia, rispettando le restrizioni sul segreto istruttorio.

Questi controlli derivano dalla risposta ufficiale al punto 2.8 e non sostituiscono la valutazione dell’idoneità complessiva del sistema. La circolare 6/E fornisce il criterio: il 231 è utile come parte di un TCF effettivo, progettato secondo il business e aggiornato nel tempo. La mera coesistenza di due manuali separati non dimostra che il rischio fiscale sia governato.

Per amministratori, funzione fiscale e Organismo di Vigilanza la prossima verifica è comparare un rischio reale della filiera con la sua scheda nella mappa, il controllo assegnato, l’evidenza prodotta e l’eventuale comunicazione. Se la catena si interrompe, l’anomalia è concreta e correggibile. È su questo percorso che l’impresa può motivare l’adeguatezza del presidio, senza attribuire al Modello 231 una presunzione generale di conformità che l’Agenzia non riconosce.

Verificare la catena dei presidi antifrode

Lo Studio può assistere l’impresa nel confronto tra Modello 231, mappa dei rischi TCF, controlli effettivi e flussi verso la funzione fiscale e l’Organismo di Vigilanza. Il risultato atteso è un fascicolo che renda verificabili responsabilità, evidenze e decisioni sul singolo rischio, nel perimetro indicato dalla circolare 6/E.