Il commerciante al quale il cliente chiede la fattura non deve necessariamente trasmetterla al Sistema di Interscambio nello stesso momento della vendita. Può inviare la fattura elettronica entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, indicando nel file XML la data originaria della cessione, della prestazione o del pagamento rilevante ai fini IVA.

Nell’attesa può rilasciare una quietanza, una stampa di cortesia oppure, in caso di pagamento con carta, la ricevuta POS. Quest’ultima dimostra il pagamento, ma non è una fattura e non coincide con il documento commerciale generato dal registratore telematico.

Quando il cliente deve chiedere la fattura

Per le attività di commercio al minuto indicate dall’articolo 22 del Dpr 633/1972, la fattura non è obbligatoria se il cliente non la richiede entro il momento di effettuazione dell’operazione.

La richiesta deve quindi essere formulata prima della chiusura della vendita. Il cliente dovrebbe comunicare tempestivamente denominazione, codice fiscale o partita IVA, codice destinatario o PEC e gli altri dati necessari.

Una richiesta presentata nei giorni successivi può essere accettata volontariamente dall’esercente, ma richiede una gestione contabile attenta, soprattutto quando è già stato emesso e trasmesso il documento commerciale.

Come si calcolano i 12 giorni

L’articolo 21, comma 4, del Dpr 633/1972 consente di emettere la fattura immediata entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione.

Per le cessioni di beni mobili, la data coincide generalmente con la consegna o la spedizione. Per le prestazioni di servizi rileva, di regola, il pagamento. Se viene incassato un acconto, l’operazione si considera effettuata limitatamente alla somma ricevuta.

I 12 giorni sono di calendario. Se il bene viene consegnato il 4 luglio, la fattura può essere trasmessa entro il 16 luglio, riportando nel file XML la data del 4 luglio.

La creazione di un PDF o la stampa del documento non equivalgono all’emissione. La fattura elettronica si considera emessa con la trasmissione allo SdI. Se il file viene scartato, il documento non risulta validamente emesso e deve essere corretto e ritrasmesso.

La ricevuta POS non sostituisce la fattura

La ricevuta POS attesta che il cliente ha effettuato un pagamento elettronico. Non contiene però necessariamente la descrizione dei beni o dei servizi, l’imponibile, l’aliquota, l’IVA e tutti gli altri elementi richiesti dall’articolo 21 del Dpr 633/1972.

Secondo la FAQ n. 45 dell’Agenzia delle Entrate del 21 dicembre 2018, successivamente aggiornata, la ricevuta POS può essere consegnata come quietanza in attesa della fattura elettronica. La sua funzione è esclusivamente commerciale e probatoria: non sostituisce il file XML da inviare allo SdI.

È quindi improprio definirla “documento commerciale sostitutivo”. Il documento commerciale fiscale è quello prodotto dal registratore telematico o dalla procedura telematica dell’Agenzia delle Entrate.

Pagamento con carta

Quando il cliente paga con carta, il commerciante può consegnare la ricevuta POS accompagnata da una quietanza o da una stampa della fattura predisposta.

È opportuno riportare data, importo, descrizione sintetica dell’operazione e un riferimento che permetta di collegare il pagamento alla successiva fattura elettronica.

Dal 1° gennaio 2026, per effetto dell’articolo 1, commi da 74 a 77, della legge 207/2024, gli strumenti di pagamento elettronico devono essere collegati a quelli utilizzati per registrare e trasmettere i corrispettivi. La nuova integrazione rafforza la tracciabilità, ma non trasforma la ricevuta POS in un documento fiscale.

Pagamento in contanti

Se il cliente paga in contanti, l’esercente può consegnare una quietanza non fiscale o una stampa di cortesia.

La quietanza dovrebbe indicare i dati dell’esercente, la data, l’importo ricevuto, la modalità di pagamento e una breve descrizione dell’acquisto. Anche in questo caso la fattura deve essere trasmessa allo SdI entro 12 giorni.

Fattura e documento commerciale: evitare la duplicazione

Quando il cliente richiede tempestivamente la fattura, non è necessario emettere anche il documento commerciale. La vendita può essere certificata direttamente mediante fattura elettronica.

Se, per ragioni operative, il registratore telematico ha già prodotto il documento commerciale, la successiva fattura deve richiamarlo e l’importo fatturato deve essere scorporato dai corrispettivi giornalieri.

In mancanza dello scorporo, la stessa operazione rischia di essere registrata due volte: prima tra i corrispettivi e poi tra le fatture emesse, con una duplicazione del volume d’affari e dell’IVA.

Una semplice ricevuta compilata a mano non coincide con il documento commerciale disciplinato dal Dlgs 127/2015. Può attestare il pagamento, ma non alimenta la memorizzazione e la trasmissione telematica dei corrispettivi.

Fattura immediata e fattura differita

La fattura trasmessa entro 12 giorni resta una fattura immediata. Non diventa una fattura differita solo perché viene inviata alcuni giorni dopo la vendita.

La fattura differita può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo soltanto quando la cessione risulta da un documento di trasporto o da altro documento idoneo. Per le prestazioni di servizi deve esistere una documentazione che permetta di individuare le operazioni effettuate.

La sola ricevuta POS non sempre contiene informazioni sufficienti per applicare la fatturazione differita.

Quale data indicare nel file XML

La data della fattura immediata deve coincidere con quella di effettuazione dell’operazione.

Se il pagamento avviene il 4 luglio e il file viene inviato il 10 luglio, nella fattura deve essere indicato il 4 luglio. La data effettiva della trasmissione è rilevata autonomamente dal Sistema di Interscambio.

Per il consumatore finale, il commerciante deve mettere a disposizione anche una copia analogica o elettronica, salvo rinuncia. L’originale fiscalmente valido rimane comunque il file XML trasmesso allo SdI.

Le conseguenze dell’invio tardivo

La trasmissione oltre il dodicesimo giorno configura una fatturazione tardiva, sanzionabile secondo l’articolo 6 del Dlgs 471/1997.

La consegna della ricevuta POS o di una quietanza non proroga il termine e non sana la violazione. Se l’errore viene rilevato prima dell’avvio di controlli, occorre trasmettere la fattura e valutare il ravvedimento operoso in base all’imposta coinvolta e agli effetti sulla liquidazione IVA.

Il riferimento della Cassazione

Con la sentenza n. 3259 del 2 marzo 2012, la Corte di Cassazione ha sottolineato l’importanza degli elementi obbligatori previsti dall’articolo 21 del Dpr 633/1972.

Una fattura incompleta può perdere efficacia probatoria e rendere più difficile dimostrare la natura dell’operazione. Il principio conferma che la prova del pagamento non coincide con la corretta documentazione fiscale: la ricevuta POS dimostra l’addebito, ma non sostituisce una fattura regolarmente compilata.

La procedura corretta per il punto vendita

Prima di chiudere la vendita, il personale deve verificare se il cliente richiede la fattura e acquisirne i dati fiscali.

Se la fattura viene trasmessa subito, può essere consegnata una copia di cortesia. Se viene trasmessa nei giorni successivi, è possibile rilasciare una quietanza, una stampa provvisoria o la ricevuta POS.

Il gestionale deve conservare la data originaria dell’operazione, monitorare il termine dei 12 giorni e impedire la duplicazione tra fatture e corrispettivi.

Domande frequenti

Il commerciante deve emettere subito la fattura?

No. Può trasmetterla allo SdI entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione.

La ricevuta POS è sufficiente?

È sufficiente per provare il pagamento, ma non sostituisce la fattura elettronica o il documento commerciale fiscale.

Cosa si rilascia per un pagamento in contanti?

Una quietanza o una stampa di cortesia, in attesa della fattura elettronica.

È obbligatorio emettere anche il documento commerciale?

No. Se viene comunque emesso, deve essere collegato alla fattura e il relativo importo deve essere scorporato dai corrispettivi.

Controllare la procedura prima che nascano errori

Una procedura di cassa non coordinata può generare fatture tardive, corrispettivi duplicati e differenze tra incassi POS e dati trasmessi.

Richiedi un controllo interno del flusso tra registratore telematico, POS e software di fatturazione: una verifica preventiva permette di correggere le anomalie prima che producano conseguenze fiscali.