Il collegamento logico tra Pos e registratori telematici rappresenta uno degli adempimenti più rilevanti introdotti per garantire la coerenza tra i pagamenti elettronici incassati e i corrispettivi certificati. La procedura delineata dall’Agenzia delle Entrate si articola in due momenti distinti: una fase di avvio, riferita ai dispositivi utilizzati nel mese di gennaio 2026, e una fase a regime, basata su un aggiornamento continuo dei collegamenti in presenza di variazioni o nuove attivazioni.

Questa impostazione impone agli esercenti e ai loro intermediari una costante attività di presidio del portale “Fatture e Corrispettivi”, poiché il mancato o tardivo aggiornamento dei collegamenti può determinare l’applicazione di sanzioni, analogamente a quanto previsto per il primo adempimento.

La fase di avvio e il primo censimento

La fase di avvio si colloca nel periodo compreso tra il 5 marzo e il 20 aprile 2026 e riguarda esclusivamente i Pos utilizzati nel corso del mese di gennaio 2026. In questo intervallo temporale, gli esercenti sono chiamati a collegare logicamente ai registratori telematici tutti gli strumenti di pagamento elettronico che risultavano operativi in quel mese, sulla base delle informazioni trasmesse dagli acquirer all’Agenzia delle Entrate.

L’obiettivo è fotografare correttamente la situazione esistente a gennaio 2026, indipendentemente dalle variazioni intervenute successivamente. È su questa logica che si fondano le soluzioni operative ai casi più ricorrenti, come la sostituzione del Pos o l’esclusione erronea di un dispositivo dal censimento.

La fase a regime e l’obbligo di aggiornamento continuo

La fase a regime riguarda tutte le variazioni intervenute dopo il 31 gennaio 2026, incluse la dismissione di un Pos, l’attivazione di un nuovo dispositivo o la modifica dei collegamenti con i registratori telematici. In tali ipotesi, il collegamento logico deve essere aggiornato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello in cui è avvenuta la modifica o la nuova attivazione.

Questo meccanismo consente all’Amministrazione finanziaria di mantenere allineati i dati relativi ai pagamenti elettronici con quelli risultanti dai documenti commerciali, riducendo il rischio di disallineamenti informativi.

Caso 1: sostituzione del Pos dopo gennaio 2026

Una delle situazioni più frequenti riguarda la sostituzione di un Pos avvenuta nei primi mesi del 2026. Si pensi al caso di un dispositivo sostituito il 10 marzo 2026. Il quesito che si pone è se il vecchio Pos debba essere comunque collegato in sede di primo censimento e se sia poi necessario procedere alla sua esclusione.

La risposta richiede di distinguere chiaramente tra fase di avvio e fase a regime. Se il Pos sostituito risultava in uso nel mese di gennaio 2026, esso deve essere comunque collegato entro il 20 aprile 2026. In questa fase, infatti, rileva esclusivamente l’utilizzo del dispositivo nel mese di riferimento, e non la sua successiva dismissione.

Il fatto che il Pos sia stato sostituito a marzo non incide sull’obbligo di censimento iniziale. Il nuovo Pos, attivato successivamente, dovrà invece essere comunicato secondo le regole della fase a regime.

La gestione operativa della sostituzione

Dal punto di vista operativo, occorre procedere in due passaggi distinti. In primo luogo, dopo aver completato il primo censimento, si dovrà dismettere il Pos utilizzato a gennaio 2026. A tal fine è disponibile, all’interno della procedura web, la funzione dedicata allo “storico collegamenti”, che consente di consultare e modificare i collegamenti già comunicati, sia in modalità puntuale sia massiva.

In secondo luogo, occorre procedere al collegamento del nuovo Pos, utilizzato a partire da marzo 2026. Se i dati del dispositivo non sono già presenti a sistema, è necessario inserirli manualmente, indicando anche l’indirizzo dell’unità locale presso la quale il Pos e il registratore telematico sono utilizzati.

Considerando una sostituzione avvenuta il 10 marzo 2026, la finestra temporale per comunicare sia la dismissione del vecchio Pos sia l’attivazione del nuovo va dal 6 al 31 maggio 2026, ossia tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello della modifica.

Le casistiche di aggiornamento previste dalla Guida operativa

La Guida operativa dell’Agenzia delle Entrate individua, in modo esemplificativo, le principali fattispecie che impongono l’aggiornamento dei collegamenti tra Pos e registratori telematici. Le ipotesi possono essere ricondotte a due grandi categorie.

Da un lato, rientrano le modifiche di collegamenti già esistenti, come il collegamento di un Pos a un diverso RT o la dismissione di un Pos o di un registratore telematico. Dall’altro, vi sono le nuove attivazioni, che possono riguardare sia un nuovo RT collegato a Pos già in uso sia un nuovo Pos collegato a uno o più RT esistenti.

In tutti questi casi, l’aggiornamento deve essere tempestivo e coerente con le finestre temporali previste dalla procedura a regime.

Caso 2: esclusione erronea di un Pos dal censimento

Un’ulteriore criticità operativa riguarda l’esclusione erronea di un Pos dall’elenco dei dispositivi da collegare. Questa situazione può verificarsi, ad esempio, quando un Pos viene segnalato come restituito o dismesso per errore.

Per affrontare correttamente il problema, è utile ricostruire il funzionamento della procedura. Accedendo alla funzione “Gestione collegamenti” del portale “Fatture e Corrispettivi”, l’esercente può consultare l’elenco dei Pos che risultano attivi nel mese di gennaio 2026 secondo le informazioni comunicate dagli acquirer. Tali dati includono, per i Pos fisici, il terminal id e, per quelli virtuali, gli elementi identificativi legati al codice fiscale e all’acquirer.

Prima di completare il collegamento, è opportuno verificare la correttezza di queste informazioni confrontandole con i contratti di convenzionamento e con i report mensili forniti dagli operatori finanziari.

Il ripristino del Pos escluso per errore

L’Agenzia delle Entrate ha affrontato un caso analogo in una FAQ pubblicata il 9 marzo 2026. In tale occasione è stato chiarito che un Pos erroneamente segnalato come “restituito” non è più visibile tra quelli selezionabili per il collegamento. In questi casi non è possibile un ripristino automatico del dispositivo.

La soluzione consiste nell’inserire manualmente i dati identificativi del Pos tramite l’apposita funzione “Aggiungi Pos”. Una volta completato l’inserimento, il dispositivo potrà essere selezionato per il collegamento con il registratore telematico. I Pos inseriti manualmente risultano contrassegnati dalla fonte del dato “E” (Esercente), a indicare che l’informazione non proviene dagli acquirer ma dall’operatore.

La stessa procedura deve essere seguita anche quando un Pos è stato escluso per errore dall’elenco iniziale: di fatto, si tratta di censire nuovamente il dispositivo come se fosse un Pos non presente tra quelli originariamente comunicati all’Agenzia delle Entrate.

La procedura puntuale e quella standard

La modalità operativa varia in funzione del numero di registratori telematici dell’esercente. Se il numero di RT non supera le cinque unità, è possibile utilizzare la procedura puntuale semplificata, che consente di associare ciascun RT ai Pos selezionati, indicando o confermando l’indirizzo dell’unità locale.

Nel caso di un numero superiore di RT, si accede invece alla procedura puntuale standard, che richiede la selezione del singolo registratore e, successivamente, dei Pos da collegare, con completamento dell’operazione mediante conferma o inserimento dei dati richiesti.

Considerazioni conclusive

La corretta gestione dei collegamenti tra Pos e registratori telematici richiede attenzione sia nella fase di avvio sia nella gestione a regime. La sostituzione di un Pos o un errore nel censimento non impediscono il corretto adempimento, ma impongono il rispetto delle regole temporali e l’utilizzo consapevole delle funzionalità messe a disposizione dal portale dell’Agenzia delle Entrate.

Una gestione puntuale e tempestiva degli aggiornamenti consente di evitare sanzioni e di garantire la coerenza dei dati trasmessi, elemento centrale nel nuovo sistema di incrocio tra pagamenti elettronici e certificazione dei corrispettivi.