Aggiornato al 7 maggio 2025
In sintesi. L’Iva sui pasti dei dipendenti in trasferta è detraibile quando la spesa è inerente all’attività ed è documentata da fattura. Se a mangiare è un dipendente e a pagare è l’azienda, i nominativi dei fruitori devono comparire nella fattura oppure in una nota allegata. Per le trasferte fuori dal Comune non vale il limite del 75% previsto per i costi di ristorazione.
Chi è interessato e quale regola vale
La regola riguarda le imprese e i professionisti che pagano il vitto di dipendenti, collaboratori con contratto di collaborazione continuativa e amministratori durante una trasferta. Dal 1° settembre 2008 l’Iva su alberghi e ristoranti si detrae a due condizioni. La spesa deve essere inerente, cioè legata all’attività svolta. E deve risultare da una fattura, perché lo scontrino o la ricevuta fiscale non consentono la detrazione.
Lo ha chiarito l’Agenzia delle Entrate con la circolare 6/E del 3 marzo 2009, che ha commentato le norme introdotte dal decreto legge 112/2008.
Iva e imposte sul reddito: due piani distinti
Occorre separare l’Iva dalle imposte sui redditi. Per l’Iva conta l’inerenza della spesa e la presenza della fattura. Per le imposte sui redditi il costo dei pasti è di regola deducibile al 75% (articolo 109, comma 5, del Tuir, il testo unico delle imposte sui redditi, Dpr 917/1986).
Per gli spostamenti oltre i confini del Comune di dipendenti, collaboratori e amministratori vale invece l’articolo 95, comma 3, del Tuir. Il limite del 75% non si applica a queste spese. Per i soci di una società in nome collettivo la circolare esclude l’articolo 95, comma 3: i loro pasti restano soggetti al 75%.
Come indicare chi ha mangiato
Quando chi acquista il servizio è diverso da chi lo consuma, la fattura va intestata a chi può detrarre l’Iva, cioè l’azienda. La circolare chiede che i dati dei dipendenti fruitori compaiano nella fattura stessa. In alternativa possono essere riportati in una apposita nota collegata alla fattura. Una generica nota spese non basta.
Conviene chiedere all’esercente di scrivere i nomi nella descrizione della fattura elettronica, prima che la emetta. Oppure si redige una nota che riporta gli estremi del documento fiscale insieme ai nomi, da conservare unita alla fattura.
La fattura si può chiedere solo fino al momento in cui l’operazione è effettuata. Se non la si chiede, l’Iva pagata non è detraibile e, secondo la circolare, non è nemmeno deducibile come costo quando la scelta dipende dal contribuente.
Due esempi numerici
Gli esempi sono calcoli nostri, a scopo illustrativo. Una società di Treviso manda due dipendenti a Bologna da un cliente. Il locale emette una fattura da 110 euro, di cui 10 di Iva, intestata alla società. La società allega una nota firmata, con i due nomi, la data e il motivo dell’incontro. L’Iva di 10 euro è detraibile. Il costo di 100 euro non subisce il limite del 75%.
Seconda ipotesi: la stessa società offre una cena a un cliente in un ristorante della sua città. La spesa rientra, se ne ricorrono i requisiti, tra quelle di rappresentanza. In quel caso l’Iva non è detraibile (articolo 19-bis1, comma 1, lettera h, del Dpr 633/1972) e il costo segue i limiti propri di quella categoria.
Domande frequenti
Basta lo scontrino parlante per detrarre l’Iva? No. Per la detrazione serve la fattura. Con lo scontrino l’Iva non si detrae.
I nomi vanno sempre scritti in fattura? Sì, se il servizio è fruito da persone diverse dall’acquirente. La fattura o l’apposita nota allegata devono contenerli.
Il limite del 75% vale anche per la trasferta fuori Comune? No per dipendenti, collaboratori e amministratori. Vale invece per i soci di una società in nome collettivo e per i pasti nello stesso Comune.
Che cosa succede se non si chiede la fattura? L’Iva non si detrae e, secondo la circolare, non è neppure deducibile come costo quando la mancata richiesta dipende da una scelta del contribuente.
Fonti
Agenzia delle Entrate, circolare 6/E del 3 marzo 2009 (letta in copia su un sito di documentazione fiscale). Dpr 633/1972, articolo 19-bis1, e Dpr 917/1986, articoli 95 e 109 (citati attraverso la circolare e la stampa specializzata, non letti sul testo ufficiale). Ec News, scheda sul trattamento fiscale delle spese per alberghi e ristoranti. TeamSystem Magazine, articolo del 28 maggio 2024. Non sono stati letti testi a pagamento.
Contenuto a carattere informativo: non sostituisce una consulenza sul singolo caso.
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