Il DL 24/2023 ha introdotto un nuovo obbligo di whistleblowing per le imprese con più di 50 dipendenti. Questa misura richiede alle aziende di implementare canali specifici attraverso i quali i dipendenti possono segnalare violazioni legali o irregolarità interne in modo protetto e confidenziale entro il 17 dicembre pv.

L’obbligo di whistleblowing impone alle aziende di creare un sistema che permetta ai lavoratori di segnalare, senza timore di ritorsioni, eventuali comportamenti illeciti o non conformi alle normative vigenti. Questo sistema dovrebbe garantire l’anonimato dei segnalanti e prevedere procedure chiare per la gestione e l’indagine delle segnalazioni.

Importanza per la trasparenza aziendale: L’introduzione di questo obbligo mira a rafforzare la trasparenza e l’integrità aziendale. Consentendo ai dipendenti di segnalare attività sospette o non etiche, le aziende possono prevenire o intervenire tempestivamente su possibili violazioni, riducendo così il rischio di danni reputazionali e sanzioni legali.

Implementazione e conformità: Le imprese devono adottare misure adeguate per conformarsi a questo obbligo, che potrebbero includere la creazione di un sistema di segnalazione online, la nomina di un responsabile per la gestione delle segnalazioni e la formazione del personale sulle procedure di whistleblowing. È fondamentale che le aziende si assicurino che il sistema sia facilmente accessibile a tutti i dipendenti e che le segnalazioni siano trattate in modo serio e professionale.

Implicazioni per le imprese: Le aziende che non si conformano a questo obbligo possono essere soggette a sanzioni. Pertanto, è cruciale che le imprese con più di 50 dipendenti comprendano appieno i requisiti e agiscano per implementare sistemi efficaci di whistleblowing.

Sei mosse per l’attuazione del nuovo obbligo:

1. Definire il canale con un atto organizzativo specifico: Il soggetto del settore privato obbligato a istituire il canale interno di segnalazione deve definire un atto organizzativo ad hoc che disciplina le procedure per il ricevimento e la gestione delle segnalazioni.
2. Effettuare la comunicazione alle rappresentanze sindacali: I canali di segnalazione devono essere attivati dopo aver sentito le rappresentanze o le organizzazioni sindacali. È richiesta una comunicazione tramite Pec (o, comunque, uno strumento idoneo a provare la ricezione), alla quale deve essere allegato il regolamento interno o la procedura, con indicazione del termine entro il quale possono essere richiesti incontri o maggiori chiarimenti. Decorso il termine può essere deliberata l’approvazione dell’atto organizzativo.
3. Informazione adeguata sul sito o sulla pagina della piattaforma: Per evitare errori da parte del segnalante, devono essere fornite informazioni sull’utilizzo del canale interno e di quello esterno gestito dall’Anac, in modo chiaro e in luoghi facilmente accessibili anche dalle persone che non frequentano i luoghi di lavoro, in una sezione specifica del sito internet aziendale e sulla piattaforma informatica (se implementata).
4. Garantire l’attività di formazione al personale: Le persone alle quali è affidata la gestione del canale interno di segnalazione devono ricevere una specifica formazione, con aggiornamenti periodici.
5. Adeguare il modello organizzativo 231, se adottato: Le società che hanno adottato il modello organizzativo 231 devono aggiornare il modello richiamando le nuove procedure adottate, il garantito rispetto dei doveri di riservatezza e l’espresso divieto di atti di ritorsione; introdurre procedure per consentire l’informativa all’OdV in seguito a segnalazioni rilevanti in base alla disciplina 231, se quest’ultimo non è soggetto gestore della segnalazione; integrare il sistema disciplinare previsto dal modello 231 in funzione della nuova normativa.
6. Definire le modalità di trattamento dei dati: La gestione delle segnalazioni comporta il trattamento di dati personali, che deve essere effettuato nel rispetto del Regolamento Ue 679/2016. I trattamenti sono effettuati dai soggetti del settore pubblico e privato in qualità di titolari del trattamento, fornendo una idonea informativa alle persone segnalanti e alle persone coinvolte, e adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati. Le misure tecniche e organizzative ritenute adeguate devono essere riportate anche nel Registro delle attività di trattamento, che deve essere conseguentemente aggiornato. In considerazione della particolare delicatezza delle informazioni che vengono trattate, si rende necessaria una preventiva valutazione di impatto sulla protezione dei dati (la cosiddetta Dpia). Se la gestione della segnalazione è affidata, anche in parte, a un soggetto esterno, è necessario formalizzare un contratto (o un altro atto giuridico) con il responsabile del trattamento (ad esempio, il fornitore della piattaforma). I soggetti interni, invece, devono operare in qualità di soggetti autorizzati al trattamento.