Aggiornato al 4 settembre 2025
In sintesi. Per il 2025 i rimborsi spese di pasti, pernottamenti, spostamenti e taxi sostenuti in Italia hanno un effetto fiscale diverso a seconda di come sono pagati. Se il professionista paga in contanti e poi riaddebita la cifra al cliente, quel rimborso entra nel suo reddito e la spesa non gli è deducibile. L’impresa committente non deduce il rimborso. Il dipendente, per la trasferta pagata in contanti, vede tassato il rimborso. Le spese fatte all’estero restano fuori dall’obbligo.
Quali spese e quali pagamenti sono coinvolti
Il Tuir (D.P.R. 917/1986) indica ora un elenco chiuso: pasti, pernottamenti, viaggi e trasporto con autoservizi pubblici non di linea, cioè taxi e noleggio con conducente (Ncc), purché sostenuti nel territorio dello Stato. Per queste voci il pagamento deve passare da un versamento bancario o postale o da uno degli altri sistemi indicati dall’articolo 23 del D.Lgs. 241/1997. Il denaro contante resta escluso.
La disciplina nasce dalla legge di bilancio 2025 (legge 207/2024, articolo 1, comma 81), che non distingueva tra Italia ed estero. Il D.L. 84/2025, in vigore dal 18 giugno 2025, ha riscritto le norme limitandole alle spese italiane e ha abrogato il comma 81, lettera b).
Il professionista che riaddebita in fattura
Un rimborso «analitico» è l’importo che il professionista domanda al cliente per una spesa precisa, pari a quanto speso. In passato non era reddito. L’articolo 54, comma 2-bis, del Tuir prevede ora che, se la spesa italiana non è stata pagata con un mezzo tracciabile, il rimborso concorre al reddito. Il costo resta indeducibile, perché l’articolo 54-ter, comma 1, esclude la deduzione delle spese riaddebitate.
Il risultato è doppio: l’imposta si paga su una somma che non è un guadagno, e il costo non si recupera. Anche la spesa sostenuta direttamente dal professionista è deducibile solo se pagata con mezzi tracciabili (articolo 54-septies, comma 6-bis). Lo stesso vale per la spesa riaddebitata ma non rimborsata dal cliente, per esempio per la sua insolvenza (articolo 54-ter, comma 5-bis).
L’impresa che riceve il riaddebito
Per il committente che è un’impresa, l’articolo 109, comma 5-ter, del Tuir ammette la deduzione dei rimborsi analitici relativi a queste voci solo con pagamenti tracciabili. Un rimborso fatturato per una spesa saldata in contanti non si deduce. Per le trasferte dei dipendenti la condizione è identica (articolo 95, comma 3-bis).
Il dipendente in trasferta
Il rimborso delle spese italiane, per una trasferta fuori dal comune, non concorre al reddito del lavoratore se i pagamenti sono tracciabili (articolo 51, comma 5). In caso di contanti il rimborso va in busta paga come retribuzione imponibile.
Esempio numerico
Calcolo nostro, a titolo illustrativo. Un professionista paga 80 euro in contanti per un taxi in Italia e li addebita a una società cliente. Se l’aliquota marginale Irpef è del 35%, l’imposta sul rimborso diventa 28 euro, senza deduzione del costo. La società, con aliquota Ires del 24%, non deduce gli 80 euro e rinuncia a un risparmio d’imposta di 19,20 euro. Con un pagamento tracciabile nessuna delle due penalizzazioni scatterebbe.
Esclusioni e decorrenza
Non rientrano nell’obbligo gli esborsi effettuati fuori dall’Italia né i titoli di viaggio di mezzi pubblici di linea come treno, aereo, autobus e metropolitana. Per rimborsi analitici e trasferte dei dipendenti la regola vale dal periodo d’imposta in corso al 18 giugno 2025, cioè il 2025 per chi ha l’anno solare. Per le altre spese sostenute direttamente dal professionista e per quelle di rappresentanza conta la data di sostenimento, dal 18 giugno 2025.
Domande frequenti
Il taxi pagato in contanti all’estero rientra nella regola?
No. Il D.L. 84/2025 limita il vincolo agli esborsi effettuati nel territorio dello Stato.
Pagare il treno in contanti crea problemi?
No. I trasporti di linea restano fuori dall’elenco delle spese soggette a tracciabilità.
Che cosa significa rimborso analitico?
Indica la richiesta al cliente di una spesa specifica, per l’importo esatto, indicata in fattura.
Quali pagamenti si considerano tracciabili?
Il bonifico bancario o postale e gli altri strumenti elencati nell’articolo 23 del D.Lgs. 241/1997; il contante non lo è.
Fonti
D.L. 17 giugno 2025, n. 84, articolo 1; Tuir, articoli 51, 54-ter e 95 nel testo vigente al 4 settembre 2025 (letti su Normattiva). Stampa specializzata: EC News (giugno 2025), Edotto (giugno 2025), Informazione Fiscale. Non letti i documenti di prassi dell’Agenzia delle Entrate. Rispetto alla versione precedente, il riferimento per la non deducibilità del costo riaddebitato è ora l’articolo 54-ter, comma 1 (non il 54-septies), e la proposta del compenso omnicomprensivo è stata tolta perché non riscontrata.
Contenuto a carattere informativo: non sostituisce una consulenza sul singolo caso.
