In sintesi. Dal 1° gennaio 2025 i rimborsi spese trasferta per pasti, pernottamenti, spostamenti e corse con auto pubbliche a chiamata (taxi e Ncc) non sono tassati in capo al dipendente solo se la spesa è stata pagata con uno strumento tracciabile. Dal 2025 l’obbligo riguarda soltanto gli esborsi fatti in Italia. Se la trasferta si svolge dentro il Comune in cui il dipendente lavora abitualmente, per i costi di spostamento basta una prova documentale.
Chi è interessato e da quando
La regola riguarda i datori di lavoro che rimborsano ai dipendenti le spese di trasferta e i dipendenti stessi, perché ciò che eccede l’esenzione diventa reddito di lavoro dipendente e va in busta paga. La fonte è l’articolo 51, comma 5, del Tuir (Dpr 917/1986), il testo unico delle imposte sui redditi. Per il 2026 si usa ancora questa numerazione: il nuovo testo unico approvato con il Dlgs 117/2026 si applica dal 1° gennaio 2027.
La tracciabilità è stata introdotta dalla legge di bilancio 2025 (legge 207/2024, articolo 1, comma 81), in vigore dal 1° gennaio 2025. Il decreto-legge 84/2025 del 17 giugno 2025, convertito dalla legge 108/2025, l’ha poi circoscritta alle spese sostenute nel territorio dello Stato.
Le voci soggette a pagamento tracciato
Sono quattro le voci coperte: il vitto, l’alloggio, il viaggio e le corse con autoservizi pubblici non di linea. Questi ultimi sono i taxi e il noleggio con conducente, abbreviato in Ncc. Per queste spese l’esclusione dal reddito spetta solo se il pagamento avviene con versamento bancario o postale oppure con gli altri sistemi indicati dall’articolo 23 del Dlgs 241/1997, in pratica carte di credito, di debito e prepagate.
I trasporti di linea, come treno, autobus e aereo, non sono citati dalla norma: non rientrano quindi nell’obbligo. Lo stesso vale per il rimborso chilometrico dovuto per il mezzo personale del dipendente, che non è una spesa pagata a un fornitore.
Trasferte all’estero: nessun obbligo dal 2025
Il decreto-legge 84/2025 ha stabilito che la condizione del pagamento tracciato riguarda solo le spese fatte in Italia. La novità vale dal 1° gennaio 2025. Con la risposta a interpello 188/2025 le Entrate hanno confermato che, per le trasferte fuori dai confini nazionali non serve alcuna prova di pagamento tracciato.
Spostamenti dentro il Comune di lavoro
Il Dlgs 192/2024 ha tolto, per le trasferte svolte dentro il territorio comunale, il riferimento ai documenti rilasciati dal vettore. Dal 1° gennaio 2025 il rimborso dei costi di spostamento resta fuori dal reddito purché il dipendente provi e documenti la spesa con qualunque mezzo idoneo. In questo tipo di trasferta restano imponibili le indennità e i rimborsi di pasti e pernottamenti.
Rimborso forfettario e rimborso analitico
Con il rimborso forfettario il datore paga una somma fissa per ogni giorno di trasferta. Fuori dal Comune resta fuori dal reddito la quota di 46,48 euro giornalieri se la missione è in territorio italiano e di 77,47 euro se è all’estero. Con il rimborso analitico (a piè di lista) il datore restituisce le spese documentate e non esiste un tetto.
Esempio numerico (calcoli nostri). Un dipendente è in trasferta a Torino per due giorni. L’azienda rimborsa l’albergo, 120 euro, che il dipendente ha pagato con carta di credito: la somma non è imponibile. Se lo stesso albergo fosse stato pagato in contanti, i 120 euro entrerebbero nella retribuzione imponibile. Se invece l’azienda riconosce un’indennità forfettaria di 60 euro al giorno per tre giorni (180 euro), restano esenti 139,44 euro (46,48 × 3) e sono imponibili 40,56 euro.
Pedaggi e parcheggi
La norma non nomina i pedaggi autostradali e i parcheggi. Nelle fonti lette per questo articolo non risulta, alla data di aggiornamento, un chiarimento ufficiale su come trattarli ai fini della tracciabilità. Per questo motivo l’articolo non li inserisce tra le spese per cui il pagamento in contanti è escluso o ammesso.
Domande frequenti
Un rimborso di vitto pagato in contanti è imponibile? Sì, per le trasferte in Italia dal 2025: la spesa di vitto non pagata con strumenti tracciabili entra nel reddito del dipendente.
Vale anche per le trasferte all’estero? No. Dal 2025 l’obbligo riguarda solo le spese sostenute nel territorio dello Stato.
Il biglietto del treno va pagato con strumenti tracciabili? La norma non lo prevede, perché cita solo i servizi pubblici non di linea.
Il rimborso chilometrico è soggetto all’obbligo? No, perché non è una spesa pagata a un terzo con uno strumento di pagamento.
Fonti
Testi a pagamento e fonti primarie non sono stati confrontati ai fini dell’antiplagio.
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